Asynchrone Kommunikation: Was ist das? Wann und wie man sie einsetzt

Es sei Ihnen verziehen, wenn Ihnen der Begriff „asynchrone Kommunikation“ ein Rätsel aufgibt, aber Sie kommunizieren mit Sicherheit ständig asynchron.

Asynchrone Kommunikation ist eine wohlklingende Bezeichnung für jede Art von Kommunikation, die ohne die Erwartung einer sofortigen Antwort gesendet wird, z. B. über SMS, E-Mail oder andere Nachrichtenplattformen. In einem Arbeitskontext ist es üblich, synchrone (direkte und sofortige) Interaktionen zu bevorzugen. Es hat sich jedoch gezeigt, dass der asynchrone Ansatz die Produktivität des Teams steigert, die Entscheidungsprozesse verbessert und die Sichtbarkeit wichtiger Projekte in verschiedenen Teamfunktionen erhöht. Die effektive Nutzung sowohl synchroner als auch asynchroner Kommunikation ist für den reibungslosen Ablauf in jedem erfolgreichen Team von entscheidender Bedeutung. In diesem Artikel wird untersucht, welche Rolle die asynchrone Kommunikation am heutigen Arbeitsplatz spielt, wo sie mit der synchronen Kommunikation zusammenpasst und wie man das richtige Gleichgewicht zwischen den beiden Kommunikationsmitteln findet.

Asynchrone Kommunikation oder synchrone Kommunikation?

Asynchrone Kommunikation

Die Verlagerung hin zu hybriden und dezentralen Arbeitsmodellen hat zu einer neuen Arbeitsweise geführt, bei der die asynchrone Kommunikation zum Standard geworden ist. Das Empfangen von Benachrichtigungen mitten in der Nacht, das früher als unangemessen galt, ist nun zur Norm geworden, da die Teams geografisch weiter verstreut sind. Der Unterschied zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation liegt in der Erwartung einer Antwort; das Senden einer E-Mail an Kolleg:innen, die in einer anderen Zeitzone schlafen, ist akzeptabel, wenn man davon ausgeht, dass sie nicht sofort antworten werden.

Synchrone Kommunikation

Die synchrone Kommunikation verlangt eine sofortige Antwort und ist durch Echtzeit-Interaktionen gekennzeichnet, die oft persönlich stattfinden. Stellen Sie sich vor, Sie beginnen ein Gespräch mit jemandem, der nicht antwortet; das Ausbleiben einer Antwort würde im Allgemeinen als unangemessen oder unhöflich angesehen.

Asynchrone Kommunikation fördert die Qualität der Arbeit

Asynchrone Kommunikation bietet den Teammitgliedern eine Umgebung, in der sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Dieser Rahmen ermöglicht es, kritische Ziele zu erreichen und Meilensteine mit minimalen Unterbrechungen und konzentrierteren Bemühungen zu verwirklichen. Obwohl diese Art der Kommunikation einfach ist, ist sie von großer Bedeutung, da sie einen wesentlichen Einfluss auf die Effizienz der Arbeit hat, insbesondere an entfernten Orten, wo die Konzentration optimiert werden kann. Viele Arbeitnehmende erreichen ihre höchste Arbeitsqualität in Umgebungen, die eine fokussierte Aufmerksamkeit ermöglichen, fernab von den unmittelbaren Anforderungen synchroner Sitzungen.

Sync oder Async: Moderne Apps überbrücken die Lücken

Asynchrone Kommunikation überbrückt zeitliche und geografische Lücken, in denen eine sofortige Interaktion zwischen beiden Parteien nicht immer möglich ist. Selbst in traditionelleren Arbeitsumgebungen bildet die asynchrone Kommunikation das Rückgrat des täglichen beruflichen Austauschs. Moderne Tools und Plattformen unterstützen die Zusammenarbeit, ohne dass eine gleichzeitige Anwesenheit erforderlich ist. Kollaborationsplattformen wie Monday.com und Wrike sowie Videonachrichten-Apps wie Teams und Loom, auf die jederzeit zugegriffen werden kann und die detaillierte Statusberichte liefern, kommen den unterschiedlichen Zeitplänen und Arbeitsbedingungen entgegen.

Die meisten dieser Apps können auch für die synchrone – oder Echtzeit – Kommunikation verwendet werden, was einen sofortigen Austausch zwischen den Kolleg:innen ermöglicht. Gemeinsame Sitzungen können sowohl aus der Ferne oder in physischer Anwesenheit als auch über digitale Plattformen wie Zoom oder Slack stattfinden. Dieser Modus gewährleistet, dass Antworten an Ort und Stelle gegeben und empfangen werden können.

Bei einem Vergleich zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation ist keine der beiden Methoden der anderen generell vorzuziehen; beide haben ihre Vor- und Nachteile und eignen sich für unterschiedliche Szenarien. Lassen Sie uns die Stärken und Schwächen beider Kommunikationsmethoden untersuchen.

Vorteile der asynchronen Kommunikation

• Unterstützt den Zustand tiefer Konzentration und des Arbeitsflusses, da die Teammitglieder – wenn dies effektiv gehandhabt wird – weniger Zeit in Besprechungen verbringen und somit mehr Gelegenheit haben, sich intensiv auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.
• Ist besonders vorteilhaft für verteilte Teams in verschiedenen Zeitzonen, wo die Synchronisierung der Kommunikation schwierig sein kann. Asynchrone Kommunikation stellt sicher, dass jeder die notwendigen Informationen rechtzeitig und bequem erhält.
• Es wird sichergestellt, dass die gesamte Kommunikation aufgezeichnet wird. Ob in schriftlicher Form oder mit Hilfe von Projektmanagement-Tools – eine Aufzeichnung des gesamten Austauschs vereinfacht die spätere Überprüfung von Diskussionen oder Projektspezifika.
• Fördert eine detailliertere und klarere Kommunikation. Wenn die Teammitglieder Zeit zum Nachdenken haben, können sie ihre Botschaften auf Klarheit und Vollständigkeit hin verfeinern.
• Führt oft zu besseren Lösungen. Wenn man den Teammitgliedern Zeit zum Nachdenken gibt, haben sie die Möglichkeit, durchdachtere und effektivere Lösungen zu entwickeln.
• Ermöglicht es den Teammitgliedern, zu ihren produktivsten Zeiten zu arbeiten, sei es am frühen Morgen oder am späten Nachmittag, und so die individuelle Produktivität und den Output zu maximieren.

Trotz ihrer zahlreichen Vorteile hat die asynchrone Kommunikation auch ihre Tücken. Dazu gehören verzögertes Feedback und das Potenzial für eine geringere zwischenmenschliche Interaktion, was für die Aufrechterhaltung einer effektiven Teamdynamik von entscheidender Bedeutung ist.

Herausforderungen der asynchronen Kommunikation

• Je nach Art der Nachricht oder des beabsichtigten Ergebnisses können Zeitverzögerungen die Sache verkomplizieren.
• Schreiben braucht Zeit! Die Ausarbeitung detaillierter Nachrichten erfordert einen beträchtlichen Zeitaufwand.
• Informationssilos können die Klarheit und Zugänglichkeit beeinträchtigen. Wenn die Kommunikationsmittel zersplittert sind, kann es für die Teammitglieder schwierig werden, die notwendigen Informationen zu finden oder effektiv zusammenzuarbeiten.
• Ein weiterer Nachteil ist ein vermindertes Gefühl der Verbundenheit unter den Teammitgliedern. Regelmäßige Übungen zur Teamentwicklung können dies abmildern.
• Es ist leicht, die Feinheiten zu übersehen, die durch die Interaktion von Angesicht zu Angesicht vermittelt werden und die bei Diskussionen, die Nuancen erfordern, wie z. B. Feedback oder Konfliktlösung, von entscheidender Bedeutung sein können. Die Entscheidung für Live-Diskussionen in diesen Szenarien kann helfen, die Verständnislücke zu schließen.

Werfen wir nun einen Blick auf einige der gängigsten Vor- und Nachteile der synchronen (Echtzeit-)Kommunikation.

Vorteile der Kommunikation in Echtzeit

• Die unmittelbare Lösung von Problemen ist eine klare Stärke der Echtzeitkommunikation, die ideal ist, um dringende Angelegenheiten anzusprechen oder Lösungen an Ort und Stelle zu erarbeiten.
• Sie verbessert die direkte Kommunikation, was besonders wichtig ist, um sensible Themen zu besprechen oder konstruktives Feedback zu geben und Missverständnisse zu vermeiden.
• Es stärkt die Bindungen zwischen den Teammitgliedern durch regelmäßige, persönliche Interaktionen, die für die Moral des Teams und die individuelle Karriereentwicklung unerlässlich sind.
• Echtzeit-Diskussionen regen zu kollektivem Brainstorming und Kreativität an und können innovative Ideen hervorbringen und den Geist der Zusammenarbeit im Team fördern.

Nachteile der Kommunikation in Echtzeit

• Häufige Besprechungen können den Arbeitsrhythmus stören, die Konzentration unterbrechen und die Produktivität des Einzelnen beeinträchtigen.
• Besprechungen haben oft kein definiertes Ziel, was zu unnötigen Zusammenkünften führt, die man auch per E-Mail hätte abhalten können.
• Wichtige Ideen und Aufgaben, die in Besprechungen erörtert werden, können übersehen oder vergessen werden, insbesondere wenn sie nicht ordnungsgemäß dokumentiert werden.
• Es kann zu überstürzten Entscheidungen kommen, wobei einige Teammitglieder möglicherweise schnelle Entscheidungen treffen, ohne die verfügbaren Informationen vollständig zu verarbeiten oder Alternativen in Betracht zu ziehen.

Die 30-Minuten-Grenze

Jüngste Studien von Dr. Sahar Yousef, einem kognitiven Neurowissenschaftler an der UC Berkeley, zeigen, dass die Produktivität von Meetings nach Erreichen der 30-Minuten-Schwelle deutlich abnimmt. Dr. Yousef erklärt:

„Wir haben herausgefunden, dass das Gehirn nach der 30-Minuten-Grenze eines Videogesprächs übermäßig ermüdet und es sehr schwierig wird, sich zu konzentrieren. Wenn Sie längere Besprechungen oder Besprechungsblöcke einplanen müssen, sollten Sie sich bei der 30-Minuten-Marke eine 1-minütige Pause gönnen. Das hilft Ihrem Gehirn, sich zu erholen und die Energie für die nächsten 30 Minuten aufrechtzuerhalten.

8 Tipps für erfolgreiche asynchrone Kommunikation am Arbeitsplatz

Asynchrone Kommunikation – wenn sie effektiv eingesetzt und mit Echtzeitkommunikation kombiniert wird – kann die Produktivität erheblich steigern, konzentriertere Arbeitszeiten ermöglichen und Teams in die Lage versetzen, ihre dringendsten Aufgaben zu priorisieren. Bei Speexx ist man sich des Wertes der asynchronen Kommunikation bei der Steigerung der Produktivität und der Minimierung redundanter Aufgaben durchaus bewusst. Für Unternehmen, die diese Arbeitsweise noch nicht kennen, haben wir hier acht grundlegende Tipps zusammengestellt, die bei der Einführung eines strukturierten Ansatzes für asynchrone Kommunikation zu beachten sind.

1. Entwerfen Sie eine Kommunikationsstrategie

Stellen Sie klare Richtlinien auf, welche Kanäle für bestimmte Arten von Nachrichten zu verwenden sind, wann die asynchrone der synchronen Kommunikation vorzuziehen ist, wie und wann wichtige Projektaktualisierungen weitergegeben werden sollen und welche Antwortzeiten für verschiedene Projekte erwartet werden. Bei Speexx bedeutet dies, dass wir sowohl persönliche als auch digitale Tools wie Wrike für asynchrone Arbeitsgespräche und Teams für unmittelbare Anfragen nutzen.

2. Verwenden Sie einen gemeinsamen digitalen Arbeitsbereich

Optimieren Sie die Zusammenarbeit im Team, indem Sie sicherstellen, dass alle Projektinformationen zentralisiert sind. Dieser Ansatz trägt dazu bei, Informationssilos zu reduzieren und die Transparenz darüber zu verbessern, wer was bis wann tut. Bei Speexx verwenden wir SharePoint, aber es gibt viele andere Plattformen, die denselben Zweck erfüllen.

3. Meetings strategisch nutzen

Besprechungen sind einer der schwierigsten Aspekte bei der Einrichtung von Fernarbeit und verdienen daher besondere Aufmerksamkeit. Synchrone Besprechungen helfen zwar, den Zusammenhalt in weltweit verteilten Teams aufrechtzuerhalten, doch sollten sie immer eine klare Tagesordnung und einen klaren Zweck haben, um Zeitverschwendung zu vermeiden. Legen Sie klare Erwartungen fest, was eine Besprechung rechtfertigt und was asynchron kommuniziert werden kann; einfache Aktualisierungen funktionieren oft genauso gut – oder sogar besser – als eine Besprechung ohne klaren Zweck. Es kann auch sinnvoll sein, einen Tag ohne Besprechungen einzuführen, wie z. B. den „No Meeting Wednesday“, um den Teammitgliedern Zeit für konzentrierte, ungestörte Arbeit zu geben.

4. Gemeinsame Arbeitszeiten

Fordern Sie die Teammitglieder auf, ihre Arbeitszeiten mitzuteilen – vor allem, wenn es sich um eine Fernorganisation handelt -, um klare Erwartungen in Bezug auf Verfügbarkeit und Reaktionszeiten festzulegen.

5. Planen Sie dedizierte Konzentrationszeiten ein

Betonen Sie, wie wichtig es ist, Benachrichtigungen stumm zu schalten und Besprechungen zeitlich zu staffeln, um intensive, ungestörte Arbeitszeiten zu ermöglichen.

6. Freiwillige Treffen

Schaffen Sie Gelegenheiten für Echtzeit-Interaktionen zwischen den Mitgliedern von Remote-Teams, um das Gemeinschaftsgefühl zu fördern und das Gefühl der Isolation zu mindern. Dies könnte durch regelmäßige Video-Check-Ins oder zwanglose Team-Chats geschehen, an denen jeder teilnehmen kann, der möchte.

7. Richtlinien aufstellen

Geben Sie klare Beispiele dafür, welche Arten der Kommunikation am besten in Echtzeit oder asynchron abgewickelt werden, damit die Teammitglieder fundierte Entscheidungen darüber treffen können, wie sie am effektivsten kommunizieren.

8. Halten Sie Meetings kurz und bündig

Idealerweise sollten Videobesprechungen nicht länger als 30 Minuten dauern, um das Engagement und die Produktivität zu erhalten. Führen Sie bei längeren Besprechungen Pausen ein, damit die Teilnehmer konzentriert bleiben.

Wichtige Erkenntnisse

Remote- und hybride Arbeitsmodelle haben einen erheblichen Einfluss auf die Einführung asynchroner Kommunikation, wobei Remote-Teams tendenziell zu asynchronen Methoden neigen. Dieser Ansatz ist jedoch nicht auf Remote-Umgebungen beschränkt; er kann die Produktivität in jeder Arbeitsumgebung verbessern, einschließlich traditioneller Büroumgebungen oder virtueller Meetings über Plattformen wie Zoom.

Für Leiter von Remote-Teams ist es entscheidend, ein Gleichgewicht zwischen den überwiegend asynchronen Gesprächen und den Möglichkeiten für direkte, persönliche Interaktionen zu finden. Dieses Gleichgewicht trägt dazu bei, dass sich Remote-Mitarbeiter besser integriert und mit ihrem Team verbunden fühlen.

Die Einführung eines asynchronen Kommunikationsmodells kann für Ihr Team von großem Nutzen sein, da es effiziente Arbeitsprozesse ermöglicht, eine bessere Entscheidungsfindung begünstigt und die allgemeine Transparenz und Zugänglichkeit wichtiger Projektinformationen verbessert. Diese Methode rationalisiert nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern erleichtert auch den Austausch von Ideen und Informationen zwischen den verschiedenen Teamfunktionen.