Die besten Tools für die Arbeit im Homeoffice

Sie sind gerade auf der Suche nach den besten Tools für Ihr Homeoffice? Dazu muss man wissen, dass  in den USA schon vor  Corona zwei Drittel der Büroangestellten mindestens einmal pro Woche von zu Hause aus gearbeitet haben. Also eigentlich nichts wirklich Neues. Die Pandemie hat die Entwicklung zum Arbeiten im Homeoffice jetzt aber natürlich erheblich beschleunigt. Dabei stellen Unternehmen und Arbeitnehmende plötzlich fest, dass es ganz schön schwierig sein kann, die Anforderungen der digitalen Zusammenarbeit zu meistern und gleichzeitig die Produktivität zu erhalten – für alle Mitarbeitenden und nicht nur für einen Tag pro Woche.

Speexx ist die erste intelligente Sprachlernplattform für Unternehmen, mit der wir bereits seit Jahren genau die Fertigkeiten schulen, die jetzt im Homeoffice gefragt sind. Einsatz von Videotechnologie, Gesprächsführung im virtuellen Raum, und das dann auch noch ein einer fremden Sprache. Darüber hinaus arbeiten wir selbst auch mit fast 1500 Mitarbeitenden auf allen Kontinenten schon seit mehr als 10 Jahren virtuell zusammen. Wir haben viele der Erfahrungen schon gemacht, die jetzt für andere interessant sein könnten.

Und jetzt können Büroangestellte plötzlich nicht mehr ins Büro, auch für Sprachschüler gibt es kaum noch Präsenzveranstaltungen. Unternehmen weltweit müssen in kürzester Zeit auf virtuelle Zusammenarbeit umstellen. Deswegen möchten wir hier unsere Erfahrungen teilen.Vielleicht hilft Ihnen dieser Beitrag ja bei der Einrichtung eines effektiven Homeoffice weiter.

Microsoft und Google gehören zu den vielen Unternehmen, die kostenlose Tools zur virtuellen Zusammenarbeit anbieten, um Telefonkonferenzen zu ermöglichen oder um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Microsoft Office 365 bietet die bekannten, Office-Programme wie Word und Excel. Die Google G Suite ist ein Geschäftsabonnement von Google Drive, das ähnliche  Produktivitätswerkzeuge wie Google Docs und Google Sheets enthält.

Darüber hinaus haben sich eine Handvoll Technologieunternehmen zu einem Online-Hub namens Open for Business, zusammengeschlossen. Darin beschreibt jedes Unternehmen ausführlich, wie es kleineren Unternehmen auf der ganzen Welt helfen kann, indem es in diesem Zeitraum Tools für das Homeoffice ermöglicht. Sie beinhalten:

• Cloudflare. Cloudflare, mit dem Remote-Mitarbeitenden sicher eine Verbindung zu Unternehmens-Apps herstellen können, bietet kleineren Unternehmen bis zum 1. September 2020 500 Plätze für „Cloudflare für Teams“ sowie einen kostenlosen Online-Einführungskurs.
• Box. Diese sichere Plattform für die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit von Dateien bietet 3 Monate kostenlosen Zugriff auf seinen Geschäftsplan für Unternehmens und umfasst unbegrenzten Speicherplatz, mobilen Zugriff sowie erweiterte Benutzer- und Sicherheitsberichte.
• Webex. Die Cisco-Plattform für Videokonferenzen erweitert seine Dienste für bestehende Kunden von Webex. Dies beinhaltet die unbegrenzte Nutzung ohne zeitliche Einschränkung, Unterstützung für weniger als 100 Teilnehmer und gebührenfreie Einwahl.

Auch die Harvard Business Review veröffentlicht derzeit viele kostenlose Inhalte, inklusive genauer Anleitungen zur virtuellen Kommunikation in dieser Zeit.

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Beide Unternehmen bieten Dienste für Videokonferenzen an: Die Hangouts Meet Online-Videokonferenzen von Google, die in G Suite integriert sind, ermöglichen es, dass auch Personen außerhalb des Unternehmens direkt über Kalendereinträge oder E-Mail-Einladungen teilnehmen. Das System von Microsoft Teams,  dem geschäftlichen Skype-Abonnement, ermöglicht hingegen größere Gruppenanrufe und die Zusammenarbeit mit Live-Dokumenten.

Nicht weit hinter Google und Microsoft liegt Zoom, eine weitere der aktuell favorisierten virtuellen Meeting-Apps. Zoom enthält hochwertige Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Chat-Funktionen. Es verfügt außerdem über eine Split-Screen-Funktion, mit der Sie alle Teilnehmer gleichzeitig sehen können – ähnlich wie Sie Teilnehmer in einer persönlichen Besprechung an einem Tisch sitzen sehen können.

Für grundlegende Chat-Funktionen bietet sich Microsoft Teams an, das in Unternehmen allmählich Skype ablösen soll. Google bietet für Chats Hangouts an, mit dem Arbeitsgruppen ihre Arbeit problemlos im virtuellen Raum erledigen können.

Eine weitere beliebte und beliebte Instant Messaging-Plattform ist Slack. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um einen Raum für virtuelle und direkte Kommunikation für das gesamte Unternehmen. K0mmunikation in Slack ist privat, verschlüsselt und sicher. Eine vergleichbare Lösung bietet auch Microsoft mit Yammer.

Sowohl mit Teams als auch mit Slack können Sie die Kommunikation nach verschiedenen Gruppierungen organisieren („Teams“ in Teams und „Kanäle“ in Slack), aber auch private Einzelnachrichten erstellen. Beide Software-Varianten machen es einfach, Dateien freizugeben.

Der größte Unterschied zwischen den beiden besteht darin, dass Slack schnell und einfach einzurichten ist. Auch die Verwaltung erfordert weniger Aufwand. Teams ist hingegen für größere Unternehmen konzipiert. Der größte Vorteil gegenüber Slack ist die perfekte Integration mit Office 365 und Sharepoint.

Dateianhänge sind mühsam und verlangsamen E-Mails. Cloud-Speicher sind insbesondere im Homeoffice die perfekten Tools für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Multimediadateien.

Google Drive bewahrt Dateien an einem sicheren, zentralen Ort auf. So kann jeder, der von zu Hause aus arbeitet, Dokumente, Präsentationen und Tabellen freigeben.

Dropbox und Box sind alternative Cloud-Speicherplattformen mit verschiedenen Homeoffice-Funktionen. Sie werden oft fälschlicherweise als Konkurrenten bezeichnet, aber Box konzentriert sich mehr auf Unternehmen, während Dropbox eher mehr Verbraucher und Kleinunternehmer oder Freiberufler bedient.

Mit all diesen Tools können Sie Dateien geräteübergreifend synchronisieren, sodass Mitarbeitende sie von jedem Ort aus anzeigen und aktualisieren können – ob am Smartphone, Tablet oder Computer.

Projektmanagement-Tools helfen Einzelpersonen oder Teams, die Arbeit effektiv zu organisieren und zu verfolgen sowie Projekte und Aufgaben zu verwalten. Ein Großteil dieser Software kann online gekauft oder sogar kostenlos verwendet werden.

Wrike ist ein cloud-basiertes Tool zur virtuellen Zusammenarbeit an Projekten. Wir nutzen das System bei Speexx  für die Zusammenarbeit unserer internationalen Marketing-Teams. Mit derartigen Programmen für das Projektmanagement haben alle Teammitglieder (und das können auch tausende von Mitarbeitenden sein) Einblick über den aktuellen Stand aller Aspekte eines Projekts erhalten. Wrike zentralisiert die  Kommunikation, Sie können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Echtzeitberichte und Statusaktualisierungen für Projekte anzeigen, gemeinsam an Zeitplänen arbeiten,  und alle Ansichten so filtern, dass für alle immer nur die wesentlichen Informationen sichtbar sind.

Trello unterscheidet sich nicht allzu sehr von Wrike. Es handelt sich um eine webbasierte Anwendung zum Erstellen von Listen, mit der Sie Projekte auf flexible und auch anpassbare Weise organisieren und priorisieren können. Wie bei Wrike können Sie mit Trello an Projekten zusammenarbeiten, Dateien an Aufgaben anhängen, Fälligkeitstermine und wiederkehrende Befehle festlegen und vieles mehr.

Eine weitere Alternative ist Asana. Es ist nicht ganz so einfach handhabbar wie Trello und Wrike, bietet dafür jedoch mehr Funktionen. Im Bereich des „dependency management“, das Abhängigkeiten verwaltet, ist Asana der Gewinner. Einfacher ausgedrückt: Wenn Sie angeben möchten, welche Aufgaben ausgeführt werden können, bevor andere beginnen können. Auf diese Weise können Sie sich potenzielle Engpässe ansehen und Beziehungen auf einer Zeitachse bearbeiten, um zu sehen, wie Aufgaben in unterschiedlichen Reihenfolgen zusammenpassen.

• Gehen Sie nicht grundsätzlich davon aus, dass jeder zu Hause über Internet verfügt. Sie müssen bereit sein, in mobile Hotspots und entsprechende Internetzugänge zu investieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, dass sie sich bei Verbindungsproblemen an die IT wenden können und dass Sie sie mit einem Hotspot ausstatten können. 
• Viele ländliche Gegenden haben einfach keine ausreichende Netzabdeckung. Stellen Sie sicher, dass auch Ihre Pendler daheim arbeiten können.
• Eine Selbstverständlichkeit: Alle Mitarbeitenden müssen daheim die benötigte Hardware haben – zumindest ein Laptop oder ein mobiles Gerät (und entsprechende Ladegeräte). Falls der Computer des Mitarbeitenden nicht mit einer Webcam ausgestattet ist, müssen Sie möglicherweise zur Verfügung stellen. 
• Sie möchten, dass Ihre Daten sicher bleiben, dennoch wollen Sie, dass Mitarbeitende von außerhalb des Intranets Zugriff auf Inhalte und Services haben. Hierfür können Sie ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) verwenden. VPN-Lösungen gibt es für praktisch jede Anforderung.
  
• Im Allgemeinen empfehlen wir, eine Richtlinie für das Homeoffice festzulegen und zusammen mit einem Plan, einem Kommunikationsprogramm, einem Budget, Schulungen und Support zur Gewährleistung des Internetzugangs und der Arbeitsgeräte zu vereinbaren. Laufende Soft Skill-Schulungen zum Thema Arbeiten im Homeoffice können auch dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen bei Krisen wie COVID-19 schnell reagieren kann. 

Viele von Ihnen haben möglicherweise Kinder zu Hause. Es ist sicher manchmal schwer, sowohl die Elternpflichten zu erfüllen und gleichzeitig immer für die Kolleginnen und Kollegen verfügbar zu sein. Insbesondere dann, wenn Ihre Kinder für das „Home Schooling“ denselben Computer oder dieselben Geräte verwenden wie sie.  Sie möchten sicher nicht riskieren, dass versehentlich Dateien gelöscht werden oder die Sechsajährige in Ihrem Namen eine E-Mail über ihre geschäftliche Mailadresse verschickt.

Wir kennen dieses Thema selber auch ganz gut, und darum teilen wir gerne ein paar Tipps zum Einrichten einer Kindersicherung auf Ihren Arbeitsgeräten:

• Windows
• Apple
• Android
• Chromebook
• Lenovo

Noch wissen wir nicht, wie lange die Auswirkungen der Pandemie anhalten werden. Wir hoffen natürlich alle, dass dieses Kapitel bald zu Ende geht. Aber wir sind auch davon überzeugt, dass die Möglichkeit zum Arbeiten im Homeoffice in Zukunft verstärkt genutzt werden wird. Mit den hier genannten Tools und Strategien wird der Umstieg aufs Homeoffice aber sicher einfacher umzusetzen sein. Möglicherweise bietet die aktuelle Situation sogar die Gelegenheit zu einer echten Wende hin zu einer Kultur der digitalen und virtuellen Zusammenarbeit. Vielleicht entsteht ja gerade etwas, was weit über die aktuelle Situation hinausgeht.

Videokonferenz-Tools

• Microsoft Teams
• Skype
• Zoom
• Google Hangouts
• Webex
• Team Viewer
• GoToMeeting

Virtuelle Kommunikation / Chat

• Outlook
• Microsoft Teams
• Slack
• Google Hangouts

Datenmanagement und Dateianhänge versenden

• Google Drive
• Dropbox
• Box

Projektmanagement

• Wrike
• Trello
• Asana
• Microsoft Planner
• Any.do
• Google Keep
• Remember the Milk
• Google Task
• Team Viewer
• Microsoft To Do

Events und Umfragen

• Mentimeter
• SurveyMonkey
• SurveyGizmo
• Google Forms

Virtuelles Lernen und Tutorials

• Loom, ein großartiges Programm zum Erstellen von kleinen Videoanleitungen für jede beliebige Software. Benutzen wir ständig.
• Vyond, einfache Cartoons für Erklärvideos
• Speexx, unser Angebot für Sprachtraining im Unternehmen
• GoToWebinar
• Adobe Connect

Erfahren Sie in unserem PowerUp Webinar wie Mitarbeitende im Homeoffice produktiv, motiviert und erfolgreich sind und bleiben.