Die verlorene Kunst des Telefonats: Muss es immer gleich ein Meeting sein?

Im Homeoffice und mit hybriden Arbeitsmodellen gehören Video-Calls und Meetings per Teams, Zoom und Co. zum Alltag. Diese Tools bieten eine Vielzahl nicht zu unterschätzender Vorteile. Ihre visuelle Komponente etwa hilft, das Zusammengehörigkeitsgefühl unter KollegInnen auch in Zeiten, in denen sie sich schon lange nicht mehr physisch im gleichen Raum aufgehalten haben, zu erhalten. Sie haben unsere Art zu kommunizieren revolutioniert mit positiven, aber teils auch sehr anstrengenden Folgen.

Tools wie Zoom & Co. sind nützlich, um das Teamgefühl auch in hybriden Arbeitsmodellen aufrecht zu erhalten, und damit sich im Homeoffice arbeitende KollegInnen nicht ausgeschlossen oder isoliert fühlen. Bei übermäßigem Gebrauch können sie aber auch dazu führen, dass sich Mitarbeitende, die womöglich eh schon damit zu kämpfen haben, dass sie das Haus kaum noch verlassen, an den Stuhl vor dem Computer gefesselt fühlen.

Dabei können eigentlich alle der gängigen Kommunikationstools auch zum Telefonieren, also ohne Kamera genutzt werden. Außerdem gibt es sie als App fürs Handy. Sie können also wirklich klassische Telefonate damit führen und auch wenn diese Funktion häufig in Vergessenheit gerät, ist das tatsächlich einer der größten Vorteile für schnelle und unkomplizierte Kommunikation. Denn nur weil man es kann, heißt das doch noch lange nicht, dass auch wirklich jedes Gespräch zu einem Meeting gemacht werden muss.

In den meisten Fällen werden bei Zoom & Co. auch für kurze, informelle Unterhaltungen, wie man sie im Büro quasi im Vorbeigehen führen würde, die Meeting-Funktion genutzt. Sie finden also als Video-Call statt. Das ermöglicht zwar, dass wir (fast wie früher im Büro) unseren KollegInnen, wenn wir mit ihnen sprechen, in die Augen schauen können, in vielen Fällen führt es aber auch dazu, dass wir den ganzen Tag vor einer eingeschalteten Kamera sitzen.

Das kann aus verschiedenen Gründen zu einem Problem werden. Wenn man beispielsweise mit nur einem Bildschirm arbeitet und ständig das kleine Kästchen herum schieben oder verbergen muss, um für die Unterhaltung wichtige Dateien öffnen und ansehen zu können. Lange, direkt aufeinanderfolgende Meetings verhindern, dass man mal eben aufstehen und herumlaufen kann. Aber auch ganz generell ist es auf Dauer schlicht und einfach lästig den ganzen Tag vor einer laufenden Kamera zu sitzen und mit dem Laptop zu sprechen. Letzteres gilt auch bei ausgeschalteter Kamera.

Apropos Kamera, die Kamera-Pflicht ist beim Thema Zoom-Fatigue  nicht zu unterschätzen. Wenn Sie ein Meeting einberufen, lassen Sie die Teilnehmer wissen, ob Sie erwarten, dass alle daran mit eingeschalteter Kamera teilnehmen. Für Sie ist eine Kleinigkeit, diese Information in der Einladung hinzuzufügen, für Ihre Mitarbeitenden ist es eine Hilfe, um die Art des Meetings einzuschätzen.

Der Chat ist in der modernen Arbeitswelt mindestens so wichtig wie eine zuverlässige Internetverbindung geworden. Für den ganz schnellen und informellen Austausch bietet er sich einfach immer an. Aber auch hier gilt es einige Regeln zu beachten, denn im Chat kommt es – ebenso wie per E-Mail – häufig zu Missverständnissen. Hier kommt die Digital Body Language ins Spiel, die in der heutigen Arbeitswelt von Bedeutung ist und auch in der Zukunft immer wichtiger werden wird.

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden die Apps der Kommunikationstools, die Sie für die tägliche Zusammenarbeit verwenden, auf dem Arbeitshandy zu installieren und diese so vielseitig wie möglich einzusetzen – also nicht nur als Chat oder nicht nur für Meetings mit mehreren Teilnehmern. Erinnern Sie Ihr Team daran, auch einfach mal miteinander zu telefonieren. Denn die Möglichkeiten der Video-Meetings sind großartig, sollten aber keine Zwänge entstehen lassen.

Unter bestimmten Umständen ist ein Telefonat die bessere Wahl. Ein paar Beispiele für solche Umstände wären:

• Sie müssen nur mit einer einzigen Person kurz sprechen.
• Sie wissen, dass Ihr Gesprächspartner unterwegs oder auf dem Sprung ist.
• Sie selbst sind unterwegs oder auf dem Sprung.
• Für die Unterhaltung ist es nicht nötig am Computer zu sitzen.

Fragen Sie sich zuallererst, wie wichtig beziehungsweise wie offiziell der Anlass ist. Ist es eine Unterhaltung, die Sie auch im Büro in einem Konferenzraum unter vier Augen führen würden? Oder doch eher ein kurzer informeller Austausch über den Stand der Dinge? Oder vielleicht sogar ein kurzer Plausch in der Teeküche? Würden Sie dafür einen Termin in Ihrem Kalender einstellen?

Es stellt sich oft erst hinterher heraus, wie seriös oder wichtig ein Meeting wirklich war. Lassen Sie, wenn es nicht vollkommen klar ist, Ihre KollegInnen vorher wissen, was sie erwartet und was Sie erwarten. Ihr Kollege mit dem noch nicht ganz stubenreinen Dackelwelpen wird Ihnen dankbar sein, wenn er weiß, dass er problemlos mal eben mit Fido um den Block gehen kann, während Sie miteinander sprechen.

Tun Sie sich und Ihrem Team einen Gefallen: Berufen Sie nur Meetings ein, von deren Wichtigkeit Sie zu einhundert Prozent überzeugt sind, laden Sie nur ein, wer wirklich dabei sein muss und zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass ihre Teilnahme von Bedeutung ist. Denn wer an einem einstündigen Video-Call teilnimmt, ohne ein einziges Wort zu sagen, hätte höchstwahrscheinlich nicht zu diesem Meeting eingeladen werden müssen und in der Zeit (zumindest für die eigene Agenda) wichtigere Dinge erledigen können.

Denken Sie immer daran, dass bestimmt auch einige Ihrer MitarbeiterInnen häufig das Gefühl haben, in Meetings zu sitzen, die eigentlich unnötig, nur zeitraubend sind und auch mit einer E-Mail erledigt gewesen wären – oder eben mit einem Anruf.