Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz: Mit diesen 4 Strategien klappt’s!

„Warum hat die Produktivität unseres Teams nachgelassen?“

„Wieso ist Tims Sales Performance im Vergleich zum letzten Jahr zurückgegangen?“

„Warum haben wir keine positiven Veränderungen gesehen, obwohl wir neue Talente eingestellt haben?“

Diese (oder ähnliche) Fragen gehen vielen Personalverantwortlichen, Manager:innen und Führungskräften durch den Kopf, wenn sie mit einer der größten Herausforderungen ihres Arbeitsalltags zu kämpfen haben: Wie kann die Produktivität der Belegschaft effektiv gesteigert werden, ohne zusätzlichen Stress zu verursachen oder das Risiko eines Burnouts einzugehen?

Angesichts der Tatsache, dass auch im Jahr 2024 „das große Kündigen“ an der Tagesordnung steht und „Quiet Quitting“ ein heiß diskutiertes Thema bleibt, stehen HR- und L&D-Fachleute vor einer entscheidenden Herausforderung: die Balance zwischen den Bedürfnissen der Organisation und denen der Mitarbeitenden zu finden. Dies wirft eine Frage auf: Wie kann eine Kultur des zielorientierten, nicht aufgabenorientierten Arbeitens gefördert werden?

In diesem Artikel beleuchten wir 4 hilfreiche Strategien, die für HR- und L&D-Fachleute sowie Führungskräfte entwickelt wurden, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu optimieren. Dabei wird zunächst das oft missverstandene Konzept der Produktivität entmystifiziert und Ihnen anschließend das Wissen und die Werkzeuge an die Hand gegeben, die Sie benötigen, um ein harmonisches und effizientes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Was ist Produktivität am Arbeitsplatz?

Produktivität misst im Wesentlichen die Fähigkeit eines Arbeitnehmenden, Ergebnisse zu erzielen. Traditionell wurde dies quantitativ gemessen. Zum Beispiel, wie oft ein Verkäufer eine bestimmte Anzahl von Deals pro Monat abschließt oder wie effizient eine Call-Center-Agentin eine bestimmte Anzahl von Anrufen abwickelt. Diese Perspektive ist jedoch etwas eingeschränkt und kann irreführend sein – insbesondere wenn Wissensarbeiter:innen wie Redakteur:innen oder Community Manager:innen betrachtet werden.

Wissensarbeiter:innen führen kreative und intellektuelle Aufgaben – einschließlich Gestaltung, Reflektion, Recherche und Networking – aus, die keine unmittelbaren, greifbaren Ergebnisse liefern. Ihre Produktivität bezieht sich daher nicht auf die Quantität der Ergebnisse, sondern auf die Qualität und Wirkung ihrer Arbeit. Für Wissensarbeiter:innen geht es bei Produktivität weniger darum, numerische Ziele zu erreichen, als vielmehr darum, die Erwartungen durch hohe Qualitätsstandards zu erfüllen oder sogar zu übertreffen. Daher ist es entscheidend, dass HR-Professionals Produktivität nicht nur anhand von Zahlen erkennen und bewerten, sondern auch anhand des Mehrwerts und der Innovation, die Mitarbeiter:innen mit ihrer Rolle beitragen.

Effektives Produktivitätsmanagement bedeutet, quantitative Benchmarks mit qualitativen Bewertungen auszubalancieren, um eine Kultur zu fördern, in der alle Arten von Arbeit geschätzt und gefördert werden. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Mitarbeiter:innen für ihre Beiträge unabhängig von der Art ihrer Aufgaben gewürdigt werden, und fördert so eine integrativere und unterstützendere Arbeitsplatzkultur. Wenn Sie mehr über die Entwicklung von Produktivitätskennzahlen erfahren möchten, lohnt sich ein Blick in unser kostenloses eBook zu den Top Trends 2024:

Produktivität neu denken: Qualität vor Quantität

Die missverstandene Dimension der Produktivität

Die traditionelle Definition von Produktivität ist nach wie vor in gewisser Weise binär und mit dem Fokus des Industriezeitalters auf die Menge der in einem bestimmten Zeitraum geleisteten Arbeit verbunden. Für moderne HR-Manager:innen, die einen wirklich effizienten und fairen Arbeitsplatz schaffen wollen, ist es entscheidend, die qualitativen Aspekte der Produktivität zu verstehen.

Das Wesen der Produktivität

Einzelne Mitarbeiter:innen können zwar eine Menge Arbeit leisten, aber wenn diese Arbeit nicht auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist – sei es, eine bestimmte Zielgruppe zu erreichen, den Ruf der Marke zu verbessern oder zur Positionierung des Unternehmens beizutragen – ist die Menge allein nicht unbedingt ein Indikator für Produktivität. Daher ist es wichtig, nicht nur die Quantität der geleisteten Arbeit zu bewerten, sondern auch deren Wirkung und Qualität.

Qualität: das Herzstück der Produktivität

Produktive Mitarbeiter:innen liefern qualitativ hochwertige Ergebnisse, die sich im Laufe der Zeit direkt oder indirekt positiv auf den Erfolg eines Unternehmens auswirken. Das gilt insbesondere für Wissensarbeiter:innen: Beispielsweise ist ihr Beitrag zum Umsatz vielleicht nicht sofort sichtbar, aber ihre Arbeit ist dennoch entscheidend für das langfristige Wachstum eines Unternehmens. HR-Manager:innen sollten daher betonen, dass Produktivität mehr bedeutet als die am Arbeitsplatz verbrachte Zeit und/oder die entsprechenden Umsatzzahlen. Denn der Wert bestimmter Arten von Produktivität zeigt sich oft in Ergebnissen, die nicht so leicht zu quantifizieren sind, wie beispielsweise ein verbessertes Markenimage oder eine größere Marktdurchdringung.

Produktivität aus zweierlei Sicht

Die meisten Arbeitnehmer:innen unterscheiden selbst zwischen produktiven und unproduktiven Tagen – meist basierend auf der eigenen Fähigkeit, die geplanten Aufgaben zu erledigen. Produktivität bezieht sich jedoch nicht nur auf die Erledigung von Aufgaben: Tage, die in endlosen Meetings verbracht werden, mögen auf den ersten Blick unproduktiv erscheinen – wenn sie aber dazu beitragen, Prozesse zu optimieren oder hartnäckige Probleme zu lösen, sind sie produktiv. Es ist wichtig, dass die Personalabteilung auch die Aktivitäten wertschätzt und unterstützt, die nicht direkt mit den Aufgaben zusammenhängen, aber wesentlich zum Gesamterfolg des Teams beitragen.

Für Personalverantwortliche bedeutet eine Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz, dass sie über die geleisteten Arbeitsstunden und Aufgaben hinausblicken. Es geht darum, ein Arbeitsumfeld zu fördern, in dem neben Effizienz auch Qualität und Effektivität geschätzt werden. Nur so können Unternehmen nachhaltiges Wachstum erzielen und sicherstellen, dass die Arbeit ihrer Mitarbeiter:innen wirklich zu den übergeordneten Zielen der Organisation beiträgt.

4 einfache Strategien zur Steigerung der Produktivität von Teams

Nachfolgend stellen wir Ihnen 4 praktische Strategien vor, die HR-Fachleute anwenden können, um die Produktivität ihrer Teams und Kolleg:innen zu steigern.

1. Klare und messbare Ziele setzen

In einer sich verändernden Arbeitswelt, in der intelligente Arbeitsmodelle zur Norm werden, müssen traditionelle, bürobasierte Arbeitsstrukturen neu definiert werden. Der Begriff Smart Working wird häufig mit Remote Work gleichgesetzt – dabei geht es bei intelligentem Arbeiten vor allem um eine ergebnisorientierte Arbeitskultur, bei der nicht die Arbeitszeit oder der Arbeitsort im Vordergrund stehen, sondern das Erreichen bestimmter Ziele.

Ziele vs. Aufgaben eindeutig definieren

Es klingt einfach, aber für viele Unternehmen ist es eine große Herausforderung, sich klare Ziele zu setzen. Denn oft herrscht Verwirrung zwischen den täglichen Aufgaben und den übergeordneten Zielen. Aufgaben sind die vielen kleinen Schritte auf dem Weg zum Ziel, das Ziel ist das große Ganze. Ein Vertriebsmitarbeiter könnte zum Beispiel eine Umsatzsteigerung als sein Ziel ansehen. Ohne Kontext – z.B. welche Produkte im Fokus stehen oder welche Kundensegmente angesprochen werden sollen – bleibt dieses Ziel jedoch zu vage, um wirklich handlungsrelevant zu sein.

Spezifisch sein

Damit eine Zielsetzung wirklich effektiv ist, muss sie klar definiert und allen Teammitgliedern transparent kommuniziert werden. Auf diese Weise können sich die Teammitglieder voll und ganz auf die angestrebten Ergebnisse konzentrieren und geeignete Strategien entwickeln. Eine gute Methode, um sicherzustellen, dass Ziele klar definiert sind, ist die Anwendung der SMART-Regel. SMART steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Diese Regel bietet nicht nur klare Richtlinien, sondern entspricht auch den Erwartungen, Fähigkeiten und Motivationen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Implementierung von SMART-Zielen

Durch den Einsatz der SMART-Regel können HR-Fachleute ein fokussierteres und produktiveres Arbeitsumfeld fördern. Transparente Ziele nützen jedem Einzelnen, indem sie helfen, die eigene Rolle besser zu verstehen und die persönlichen Bemühungen mit den Zielen der Organisation in Einklang zu bringen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Übergang von einem aufgabenorientierten zu einem zielorientierten Ansatz in der heutigen flexiblen Arbeitskultur entscheidend ist. Klare und messbare Ziele ermöglichen es den Mitarbeitenden, effektiv zum Erfolg ihres Teams beizutragen und die Gesamtproduktivität der Organisation zu steigern.

2. Zeitnahes Feedback zur Steigerung der Produktivität

Ein solider Feedback-Prozess ist entscheidend für die Steigerung der Produktivität in Organisationen. In der Realität beschränkt sich Feedback jedoch häufig auf jährliche – bestenfalls halbjährliche oder vierteljährliche – Leistungsbeurteilungen, wodurch die Bedeutung von kontinuierlichem Feedback und damit von regelmäßigen, zeitnahen Einblicken während der Projektzyklen untergraben wird. Kontinuierliches Feedback fördert jedoch den Fortschritt der Mitarbeitenden bei der Verfolgung ihrer Ziele, unterstützt eine offene Kommunikation und ermöglicht eine rasche Korrektur von Missverständnissen oder Fehlern, die aus einem unzureichenden Dialog resultieren.

Wirksames Feedback sollte auf Gegenseitigkeit beruhen. Es ist nicht nur das Vorrecht des Managements, Einblicke zu geben und konstruktive Kritik zu üben; auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten ihre Erfahrungen und Herausforderungen mitteilen dürfen. Ein Kommunikationskanal in beide Richtungen entmystifiziert nicht nur die Leistungserwartungen, sondern fördert auch den Teamzusammenhalt und die individuelle Arbeitszufriedenheit.

3. Kommunikation verbessern, Strategien anpassen

In der modernen Arbeitswelt, in der E-Mail, Instant Messaging und digitale Plattformen wie Teams und Wrike dominieren, ist die Kommunikation oft hastig, oberflächlich und… vernachlässigt – paradoxerweise. Dieses Phänomen durchdringt alle Ebenen der Interaktion in einer Organisation: ob zwischen Teammitgliedern, Manager:innen, Mitarbeitenden und im Umgang mit Kunden.

Der Schlüssel zur Bewältigung? Wir müssen nicht nur darüber nachdenken, was wir kommunizieren wollen, sondern auch, wie wir es am effektivsten tun können. Betrachten wir zwei verschiedene Situationen – wann soll wie kommuniziert werden?

Wann, wie Kommunizieren?

Detaillierte Informationen

Wenn Ihr Ziel der Austausch komplexer Daten ist, wie z.B. Leads, die durch Marketing generiert wurden, sollten Sie einen zweigleisigen Ansatz wählen. Beginnen Sie mit einer E-Mail-Benachrichtigung über ein Meeting, das für einen späteren Zeitpunkt geplant ist. Diese E-Mail sollte:

• eine prägnante Betreffzeile mit aufmerksamkeitserregenden Keywords haben.
• den Zweck des Meetings, die Rahmenbedingungen (wo, wie und wann es stattfinden wird), den Namen des Moderators, die geschätzte Dauer und eine detaillierte Agenda enthalten.
• wichtige Informationen enthalten, damit sich alle Teilnehmenden im Voraus mit dem Inhalt vertraut machen können.
• mindestens 3-4 Tage im Voraus an alle Teilnehmenden verschickt werden, um allen genügend Zeit zur Vorbereitung zu geben.

Persönliches Gespräch

Für sensible und effektive Interaktionen wie jährliche Leistungsbeurteilungen sollten persönliche Gespräche oder Videogespräche bevorzugt werden. Dies fördert eine direkte und aussagekräftige Interaktion und ermöglicht sofortiges Feedback und Diskussionen. Asynchrone (nicht unmittelbare) Kommunikationsmethoden wie E-Mail und Messaging, aber auch Telefongespräche sollten vermieden werden, um einen umfassenderen, nuancierteren und menschlicheren Austausch zu gewährleisten.

4. Steigerung der Produktivität dank Business Coaching

Business Coaching ist eine wertvolle Strategie zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz. Es dient nicht nur als Werkzeug für effektives Personalmanagement, sondern auch als Möglichkeit, Fähigkeiten und Talente, die für eine optimale Kommunikation erforderlich sind, zu verfeinern und zu nutzen. Wie funktioniert Coaching? In einer Coaching-Session unterstützen Coaches Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – die Coachees – dabei, ihre Stärken und Schwächen zu erkennen und so ihre zwischenmenschlichen Beziehungen im beruflichen Umfeld zu verbessern.

Darüber hinaus ist Business Coaching entscheidend, um die Kunst des Feedbackgebens zu perfektionieren. Es fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der alle Mitarbeitenden motiviert sind, ihre persönliche Entwicklung selbst in die Hand zu nehmen. Diese Kultur ist entscheidend für die Steigerung der Gesamtproduktivität, da sie alle dazu ermutigt, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.