Die Checkliste für HR, um den Weiterbildungsbedarf zu ermitteln

Lernen und Entwicklung (L&D) ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Es trägt dazu bei, dass ein Unternehmen seinen Wettbewerbern einen Schritt voraus ist, indem es seinen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit gibt, zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Allerdings ist es nicht so einfach, ein effektives Training am Arbeitsplatz zu implementieren. Personalverantwortliche müssen die Bedürfnisse ihres Unternehmens und ihrer Mitarbeiter:innen genau kennen, bevor sie den Weiterbildungsbedarf ermitteln und eine umfassende L&D-Initiative entwickeln können.

Laut Alison Wood Brooks und Leslie K. John, Professorinnen an der Harvard Business School, ist das Stellen von Fragen ein wertvoller erster Schritt, der eine Reihe positiver Ereignisse auslösen kann.

Durch das Stellen der richtigen Fragen kann ein Unternehmen:

• Das Lernen und den Austausch fördern
• Innovation und Leistung steigern
• Empathie und Vertrauen zwischen den Teams schaffen
• Konflikte und Missverständnisse reduzieren

Jeder Teil eines Unternehmens profitiert, wenn Vorgesetzte Fragen zu ihren Mitarbeiter:innen und Prozessen stellen. Besonders wertvoll ist es in Bereichen wie Weiterbildung und Personalentwicklung. Wenn es um das Lernen am Arbeitsplatz geht, sind die Wünsche, Bedürfnisse und Ängste der Mitarbeiter:innen nicht immer klar. Daher ist es wichtig, Fragen zu stellen, die Ihnen dabei helfen, zu verstehen, wie Sie Lern- und Entwicklungsprojekte am besten fördern und das Weiterbildungsmanagement optimieren können.

Wir haben die Weiterbildungsbedarfsanalyse in vier klare Schritte gegliedert und mit Checklisten ausgestattet. Jede Checkliste enthält gezielte Fragen für HR, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte methodisch und umfassend berücksichtigt werden.

1. Identifizieren Sie Fähigkeiten und Wissenslücken

Bevor Sie mit der Entwicklung von Trainingsplänen und -materialien beginnen können, müssen Sie zunächst den Weiterbildungsbedarf Ihrer Mitarbeitenden ermitteln, indem Sie bestehenden Fähigkeiten und Wissenslücken beurteilen. Dazu gehört auch der Bedarf an Sprachtraining und Business Coaching. Gehen Sie ins Detail, um die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams zu verstehen.

Je zielgerichteter die L&D-Initiativen sind, desto effektiver sind sie. Sobald Sie wissen, welche Kompetenzen fehlen, können Sie bessere und gezieltere Lern- und Entwicklungsprozesse entwickeln.

Checkliste

• Welche Kenntnisse werden benötigt, um in der aktuellen Rolle erfolgreich zu sein?
• Welche Qualifikationen haben die Mitarbeitenden bereits? Welche fehlen ihnen noch?
• Ist es etwas völlig Neues oder können die Angestellten auf frühere Schulungen und vorhandenem Wissen aufbauen?
• Was könnte die Mitarbeitenden daran hindern, diese Fähigkeiten zu erlernen?
• Welche internen und externen Faktoren könnten Ihr Weiterbildungsprogramm beeinflussen?

Wenn Sie sich diese Fragen stellen, können Sie nicht nur herausfinden, welche Kompetenzen in Ihrem Unternehmen fehlen, sondern auch, warum diese Lücken bestehen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um einen Einblick in die unterschiedlichen Kompetenzen der einzelnen Teams zu erhalten und die Verteilung der Talente innerhalb des Unternehmens zu untersuchen.

2. Stellen Sie fest, weshalb Weiterbildungsbedarf besteht

Ebenso wichtig ist es, den Weiterbildungsbedarf auf Unternehmensebene zu ermitteln. Sicherlich gibt es einige offensichtliche Qualifikationslücken, die geschlossen werden müssen, doch es sollte auch eine strategische Begründung für die Investition in die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeitenden geben. Employer Branding könnte ein solcher Grund sein.

Checkliste

• Wie können neue Fähigkeiten, beispielsweise erworben durch Sprachtraining oder Business Coaching, zur Gesamtstrategie und zum Wachstum des Unternehmens beitragen?
• Wie werden diese Fähigkeiten in der täglichen Praxis eingesetzt?
• Warum sind diese Skills für Ihr Unternehmen wertvoll?
• Inwiefern passen sie zur Zielsetzung und Vision des Unternehmens?
• Wie verbessern sie die Arbeitsabläufe in Teams und Abteilungen?
• Welche Folgen hätte es für das Unternehmen, wenn Mitarbeitende diese Fähigkeiten nicht entwickeln?

Mit diesen Fragen im Hinterkopf können Sie die Kosten und den Nutzen Ihrer Trainingsprogramme besser einschätzen und feststellen, welchen Einfluss sie auf die KPIs und Ziele Ihres Unternehmens haben.

3. Bewerten Sie frühere Weiterbildungsmaßnahmen

Bei der Ermittlung des Weiterbildungsbedarfs ist es wichtig, dass HR- und Weiterbildungsexpertinnen und -experten aus den Erfahrungen der Vergangenheit lernen –mit Design Thinking einfach zu bewerkstelligen. Der Prozess des Prototyping und Testens ist ein endloser Kreislauf, der es Unternehmen ermöglicht, sich kontinuierlich zu verbessern, zumal er die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer in den Vordergrund stellt.

Checkliste

• Wann wurden die Mitarbeitenden das letzte Mal für diese Aufgabe geschult (falls überhaupt)?
• Wie hoch war die Erfolgsquote bei früheren Trainingsmaßnahmen?
• Wie wurde das Training eingeführt und kommuniziert?
• War die Schulung für alle Mitarbeitenden zugänglich? Gibt es etwas am Produkt, das für einige Mitarbeitende ein Hindernis gewesen sein könnte?

4. Erkennen Sie, wer Weiterbildungsbedarf hat

Sobald die allgemeinen Fragen beantwortet sind, ist es an der Zeit, Ihre Trainingsprogramme anhand der Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer zu bewerten. Dazu gehören auch Sprachtraining und Business Coaching.

Checkliste

• Für wen ist die Schulungsmaßnahme gedacht? Soll sie unternehmensweit ausgeroll werden oder ist sie nur für eine Abteilung, ein Büro oder einen einzelnen Angestellten bestimmt?
• Wie schnell müssen die Mitarbeitende diese Fähigkeiten erlernen?
• Was ist ein realistischer Zeitraum für die Weiterbildung, unter Berücksichtigung der aktuellen Arbeitsbelastung Ihres Teams?
• Wie können Sie sicherstellen, dass das Training erfolgreich abgeschlossen wird, ohne dass sich die Lernenden gelangweilt oder überfordert fühlen?

Wenn Sie wissen, was die Lernenden von einem Trainingsprogramm erwarten, was sie brauchen und wie sie lernen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Trainingsmaßnahmen erfolgreich sind. Wenn Sie genau wissen, wer teilnehmen wird und was sie lernen müssen, können Sie ein Trainingsprogramm entwickeln, das Spaß macht und zu schnellen Ergebnissen führt.

Weiterbildung als Zukunftsinvestition

In einer sich rasant wandelnden Arbeitswelt verändert sich auch das Aufgabenprofil vieler Mitarbeitender kontinuierlich. Technologische Fortschritte und globale Herausforderungen wie Fachkräftemangel und Klimawandel machen eine ständige Weiterbildung unverzichtbar. Neue Kompetenzanforderungen entstehen, die vor wenigen Jahren noch undenkbar gewesen wären. Laut dem Future of Jobs Report 2023 des World Economic Forum (WEF) wird sich bis 2027 nahezu jeder vierte Arbeitsplatz grundlegend wandeln. Auch die Zahlen unterstreichen die Bedeutung von Weiterbildung: Insgesamt investierte die deutsche Wirtschaft im Jahr 2023 mehr als 46 Milliarden Euro in Weiterbildung, was einem realen Anstieg von 2,3 Prozent im Vergleich zu 2019 entspricht.

Die hohe Nachfrage nach Weiterbildung wird ebenfalls deutlich: Eine Umfrage von Xing und Appinio zeigt, dass sich fast die Hälfte der Berufstätigen in Deutschland (48 Prozent) mehr Weiterbildungsmöglichkeiten wünscht. Damit sind aktuelles Wissen und relevante Kompetenzen entscheidende Faktoren, um sowohl individuelle Karrieren als auch den langfristigen Erfolg der Unternehmen zu sichern.

Ermittlung des Weiterbildungsbedarfs: Es gibt nie zu viele Fragen

Um ein effektives Trainingsprogramm zu entwickeln, das zu positiven Ergebnissen führt, ist es wichtig, die richtigen Fragen zu stellen. Indem Sie aufschlussreiche Fragen stellen, erhalten Sie ein besseres Verständnis für die Anforderungen und Präferenzen Ihrer Mitarbeitenden, sowie für die Ziele Ihres Unternehmens und den Zeitplan für das Erreichen bestimmter Qualifikationsziele. Eine umfassende Bewertung des Weiterbildungsbedarfs ist unverzichtbar – – und die richtigen Fragen erhöhen dabei die Erfolgschancen erheblich.

Eine Möglichkeit, Ihre Lern- und Entwicklungsinitiativen zeit-, arbeits- und ressourcensparend zu evaluieren, gelingt durch den Einsatz von Speexx. Speexx ist eine Plattform für Sprachtraining und Business Coaching, , die Ihnen helfen kann, Ihren Lernbedarf zu ermitteln und ein effektives Programm zu entwickeln, das auf Ihre Unternehmensziele zugeschnitten ist.

Speexx bietet eine KI-basierte Bewertung des Sprachlern- und Business Coaching-Bedarfs mit einem personenzentrierten Ansatz, der sich nicht nur auf die Bestimmung des Sprachniveaus beschränkt. Speexx ermittelt die Stärken und Schwächen Ihres Teams, damit Sie dort investieren können, wo es wirklich wichtig ist.

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