El crecimiento y la evolución de las personas en una empresa son fundamentales para su éxito. Es por eso que el aprendizaje y el desarrollo (L&D) desempeñan un papel crucial en el bienestar organizacional. Permiten a los empleados adquirir nuevos conocimientos y habilidades, lo que impulsa a la empresa a destacar entre sus competidores. Sin embargo, impartir una formación efectiva en el entorno laboral no es tan sencillo como parece. Como profesionales de Recursos Humanos, es esencial comprender a fondo las necesidades de la organización y de los empleados. Solo así podremos evaluar adecuadamente las necesidades de formación y desarrollar una estrategia integral de aprendizaje y desarrollo.
Considerar y evaluar las necesidades de formación en una organización implica formular las preguntas adecuadas, lo cual puede ayudar a identificar áreas de mejora y mejorar la efectividad de los programas de aprendizaje y desarrollo (L&D).
Según Alison Wood Brooks y Leslie K. John, profesoras de la Escuela de Negocios de Harvard, hacerse preguntas es el primer paso de una serie de acciones positivas. Al formular las preguntas correctas, una organización consigue:
- Fomentar el aprendizaje y el intercambio de conocimientos.
- Mejorar la innovación y el rendimiento.
- Construir empatía y confianza entre los equipos.
- Reducir los conflictos y malentendidos.
Cada parte de una organización se beneficia cuando los gerentes hacen preguntas sobre su personal y procesos, y esto es especialmente valioso en el ámbito del L&D. En cuanto al aprendizaje en el lugar de trabajo, los deseos, necesidades y frustraciones de los empleados no siempre están claros, por lo que es importante hacer preguntas que le ayuden a comprender cómo facilitar mejor los proyectos de aprendizaje y desarrollo, y mejorar la gestión de su formación.
Considerar y evaluar necesidades de formación para mejorar la gestión.
Las evaluaciones desempeñan un papel fundamental en la medición del rendimiento organizativo y la identificación de áreas de mejora. Existen tres tipos de evaluaciones que se pueden utilizar para lograr esto: evaluación organizativa, evaluación ocupacional y evaluación individual.
- La evaluación organizativa mide las habilidades, conocimientos y capacidades de una organización, identificando lo que se necesita para abordar problemas y debilidades, al tiempo que se potencian fortalezas y competencias, especialmente para ocupaciones críticas para cumplir objetivos (MCO, por sus siglas en inglés). También se tienen en cuenta factores externos como los cambios demográficos, las tendencias políticas, la tecnología y la economía.
- La evaluación ocupacional se centra en identificar las brechas en las habilidades, conocimientos y capacidades requeridas para los grupos ocupacionales afectados. Busca nuevas formas de trabajar que puedan eliminar estas discrepancias o brechas y respaldar la nueva dirección de la organización.
- La evaluación individual analiza cómo están desempeñando sus trabajos los empleados y determina su capacidad para realizar trabajos nuevos o diferentes. Este tipo de evaluación proporciona información valiosa sobre qué empleados necesitan formación y qué tipo de formación sería más beneficiosa para ellos.
Al utilizar estos tres tipos de evaluaciones, las organizaciones pueden obtener una comprensión integral de su rendimiento y desarrollar soluciones significativas para mejorar su productividad general.
Identificar brechas en habilidades y conocimientos
Antes de comenzar a desarrollar planes de lecciones y materiales de capacitación, es necesario identificar las necesidades de formación de tus empleados mediante la evaluación de las brechas en habilidades y conocimientos. Esto incluye habilidades lingüísticas y necesidades de business coaching. Enfócate en los detalles para comprender cuáles son sus necesidades. Cuanto más enfocadas sean las iniciativas de desarrollo y aprendizaje, más efectivas serán. Una vez que sepas exactamente qué conocimientos faltan, podrás diseñar programas más precisos y específicos para el aprendizaje y desarrollo.
Durante esta fase de evaluación de las necesidades de formación, hazte las siguientes preguntas:
- ¿Qué habilidades se necesitan para tener éxito en el trabajo?
- ¿Qué habilidades tienen los empleados actualmente? ¿Qué habilidades no tienen?
- ¿Se trata de una habilidad completamente nueva, o los empleados pueden basarse en enseñanzas y conocimientos anteriores?
- ¿Qué podría evitar que los empleados adquieran estas habilidades?
- ¿Qué obstáculos internos y externos podrían afectar tus programas de formación?
Al hacer estas preguntas, podrás descubrir no solo qué habilidades faltan en tu organización, sino también por qué existen estas carencias. El momento perfecto para echar un vistazo más de cerca y ver cómo se diferencian las habilidades entre los equipos y cómo se distribuye el talento en la empresa.
Detecta por qué se necesitan nuevas habilidades
También es importante considerar y evaluar necesidades de formación. Sin duda, existen brechas de habilidades evidentes que deben ser cubiertas, pero también debe haber una razón detrás de la decisión de mejorar las habilidades de los empleados. En ese sentido, el employer branding puede ser una de ellas.
En esta etapa, plantea preguntas específicas sobre cómo nuevas habilidades, incluyendo el dominio de idiomas y el business coaching, pueden contribuir a la mejora de la estrategia general y el crecimiento de la organización:
- ¿De qué manera se aplicarán estas habilidades en el día a día?
- ¿Qué valor aportan estas destrezas a tu organización?
- ¿En qué medida se relacionan estas habilidades con la misión y visión de la empresa?
- ¿Cómo impulsarán estas habilidades el desempeño en equipos y departamentos?
- Si los empleados no adquieren estas destrezas, ¿cómo afectará a la organización?
Con estas preguntas en mente, podrás evaluar de manera más directa los costes y beneficios de tus programas de formación y determinar cuánto impacto tendrán en los KPI y objetivos de tu empresa.
Evalúa los esfuerzos de formación anteriores
Al evaluar las necesidades de formación, es esencial que los profesionales de RRHH y L&D busquen aprender de las experiencias pasadas, algo que se puede lograr adoptando un enfoque basado en el Design Thinking. El proceso de prototipado y prueba es un ciclo interminable que permite a las organizaciones mejorar continuamente, especialmente porque pone las necesidades del usuario en primer lugar.
Al estudiar las iniciativas pasadas, pregúntate:
- ¿Cuándo fue la última vez (si alguna vez) que se los empleados recibieron formación en esta habilidad?
- ¿Cuál fue la tasa de éxito de los programas de formación anteriores?
- ¿Cómo se presentó y distribuyó la formación?
- ¿Fue accesible la formación para todos los empleados? ¿Hay algo en el programa que pudo haber obstaculizado a los empleados?
Considerar y evaluar quiénes necesitan formación
Una vez que se hayan respondido las preguntas generales, es el momento de evaluar tus programas de formación en función de los requisitos de las personas que los utilizarán. Esto incluye la formación en idiomas y el business coaching.
Haz estas preguntas para comprender mejor las expectativas y capacidades de los empleados:
- ¿Para quién está diseñado el programa de formación? ¿Se amplia a toda la empresa o es específico para un departamento, una oficina regional o un empleado concreto?
- ¿A qué ritmo necesitan aprender estas habilidades los empleados?
- ¿Cuánto tiempo crees que tomaría formar a la plantilla considerando la carga de trabajo que tienen?
- ¿Cómo puedes garantizar que la formación se complete con éxito sin abrumar a la plantilla?
- Conocer las necesidades y los deseos de los alumnos en un programa de formación así como los métodos de aprendizaje puede ayudarte a asegurar el éxito del plan. Al conocer exactamente quiénes participarán y qué necesitarán aprender, puedes crear un programa de formación que haga que el aprendizaje sea agradable y los objetivos sean alcanzables.
Facilitando una formación accesible para todos
El último paso para considerar y evaluar necesidades de formación se basa en facilitar el acceso. Esto incluye desde aplicaciones amigables para dispositivos móviles hasta aulas virtuales y módulos de aprendizaje breves que permiten el microaprendizaje.
Al determinar qué tipo de acceso necesitan tus empleados para la formación en idiomas y el business coaching, pregúntate:
- ¿Qué plataformas y dispositivos se pueden utilizar para acceder al material de formación?
- ¿Qué formatos de contenido están disponibles para los alumnos?
- ¿Pueden los empleados trabajar a su propio ritmo a través del material de formación?
- ¿Es la formación lo suficientemente flexible como para adaptarse a los horarios de cada uno?
- ¿El programa tiene en cuenta los antecedentes de los alumnos (cultura, competencia lingüística)?
- ¿Cómo pueden solicitar ayuda a los gestores de RR.HH. o formación?
- Cuanto más fácil y accesible hagas el aprendizaje, más exitoso será el programa. Los empleados tienen muchas más probabilidades de seguir videos cortos que puedan ver en una tableta o teléfono.
Cuando hay que evaluar necesidades de formación nunca hay demasiadas preguntas
Para desarrollar un programa de formación efectivo que genere resultados positivos, es esencial hacer las preguntas adecuadas. Al formular preguntas perspicaces, puedes comprender mejor los requisitos y preferencias de tus empleados, así como los objetivos y plazos de tu empresa para alcanzar metas específicas. Una evaluación integral de las necesidades de formación es crucial, y hacer las preguntas adecuadas puede aumentar tus posibilidades de éxito.
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