Checklist de RRHH para evaluar las necesidades de formación

El aprendizaje y el desarrollo (L&D) desempeñan un papel crucial en el éxito de una empresa. Permiten a los empleados adquirir nuevos conocimientos y habilidades, lo que impulsa a la empresa a destacar entre sus competidores. Sin embargo, impartir una formación efectiva en el entorno laboral no es tan sencillo como parece. Como profesionales de Recursos Humanos, es esencial comprender a fondo las necesidades de la organización y de los empleados. Solo así podremos evaluar adecuadamente las necesidades de formación y desarrollar una estrategia integral de aprendizaje y desarrollo.

Según Alison Wood Brooks y Leslie K. John, profesoras de la Escuela de Negocios de Harvard, hacerse preguntas es el primer paso de una serie de acciones positivas.

Al formular las preguntas correctas, una organización consigue:

• Fomentar el aprendizaje y el intercambio de conocimientos.
• Mejorar la innovación y el rendimiento.
• Construir empatía y confianza entre los equipos.
• Reducir los conflictos y malentendidos.

Cada parte de una organización se beneficia cuando los managers hacen preguntas sobre su personal y procesos, y esto es especialmente valioso en el ámbito del L&D. En cuanto al aprendizaje en el lugar de trabajo, los deseos, necesidades y frustraciones de los empleados no siempre están claros, por lo que es importante hacer preguntas que le ayuden a comprender cómo facilitar mejor los proyectos de aprendizaje y desarrollo, y mejorar la gestión de su formación. 

Hemos dividido el análisis de las necesidades de formación en cuatro pasos con listas de comprobación. Cada checklist contiene preguntas específicas para que RRHH se asegure de que todos los aspectos relevantes se tienen en cuenta de forma metódica y exhaustiva.

1. Identificar brechas en habilidades y conocimientos

Antes de comenzar a desarrollar programas y materiales de formación, es necesario identificar las necesidades de formación de tus empleados mediante la evaluación de las brechas en habilidades y conocimientos. Esto incluye habilidades en idiomas y necesidades de business coaching. Examina la situación al detalle para comprender cuáles son sus necesidades.

Cuanto más específicas sean las iniciativas de desarrollo y aprendizaje, más efectivas serán. Una vez que sepas exactamente qué conocimientos faltan, podrás diseñar programas más precisos y específicos para el aprendizaje y desarrollo.

Para evaluar las necesidades de formación puedes seguir esta checklist:

• ¿Qué habilidades se necesitan para tener éxito en el trabajo?
• ¿Qué habilidades tienen los empleados actualmente? ¿Qué habilidades no tienen?
• ¿Se trata de una habilidad completamente nueva, o los empleados pueden basarse en formación y conocimientos anteriores?
• ¿Qué podría impedir que los empleados adquieran estas habilidades?
• ¿Qué obstáculos internos y externos podrían afectar tus programas de formación?

Al hacer estas preguntas, podrás descubrir no solo qué habilidades faltan en tu organización, sino también por qué existen estas carencias. El momento perfecto para echar un vistazo más de cerca y ver cómo se diferencian las competencias entre los equipos y cómo se distribuye el talento en la empresa.

2. Detectar por qué se necesitan nuevas habilidades

También es importante considerar y evaluar necesidades de formación. Sin duda, existen brechas de habilidades evidentes que deben ser cubiertas, pero también debe haber una razón detrás de la decisión de mejorar las habilidades de los empleados. En ese sentido, el employer branding puede ser una de ellas.

Checklist:

• ¿Cómo pueden contribuir las nuevas competencias, como las adquiridas mediante la formación en idiomas o el business coaching, a la estrategia global y el crecimiento de la empresa?
• ¿De qué manera se aplicarán estas habilidades en el día a día?
• ¿Qué valor aportan estas destrezas a tu organización?
• ¿En qué medida se relacionan estas habilidades con la misión y visión de la empresa?
• ¿Cómo impulsarán estas habilidades el desempeño en equipos y departamentos?
• Si los empleados no adquieren estas destrezas, ¿cómo afectará a la organización?

Con estas preguntas en mente, podrás evaluar de manera más directa los costes y beneficios de tus programas de formación y determinar cuánto impacto tendrán en los KPI y objetivos de tu empresa.

3. Evaluar las medidas de formación anteriores

Al evaluar las necesidades de formación, es esencial que los profesionales de RRHH y L&D busquen aprender de las experiencias pasadas, algo que se puede lograr adoptando un enfoque basado en el Design Thinking. El proceso de prototipado y prueba es un ciclo interminable que permite a las organizaciones mejorar continuamente, especialmente porque pone las necesidades del usuario en primer lugar.

Checklist:

• ¿Cuándo fue la última vez (si la hubo) que se los empleados recibieron formación en esta competencia?
• ¿Cuál fue la tasa de éxito de los programas de formación anteriores?
• ¿Cómo se presentó y distribuyó la formación?
• ¿Fue accesible para toda la plantilla? ¿Hubo algo que pudiera suponer un obstáculo para algunos empleados?

4. Reconocer quiénes necesitan formación continua

Una vez que se hayan respondido las preguntas generales, es el momento de evaluar tus programas de formación en función de los requisitos de las personas que los utilizarán. Esto incluye la formación en idiomas y el business coaching.

Checklist:

• ¿Para quién está diseñado el programa de formación? ¿Se amplia a toda la empresa o es específico para un departamento, una oficina regional o un empleado concreto?
• ¿A qué ritmo necesitan aprender estas habilidades los empleados?
• ¿Cuánto tiempo debe durar la formación considerando la carga de trabajo que tienen?
• ¿Cómo puedes garantizar que la formación se complete con éxito sin abrumar a la plantilla?

Conocer las necesidades y los deseos de los usuarios en un programa de formación así como los métodos de aprendizaje puede ayudarte a asegurar el éxito del plan. Al conocer exactamente quiénes participarán y qué necesitarán aprender, puedes crear un programa de formación que haga que el aprendizaje sea agradable y los objetivos sean alcanzables.

Formación continua como inversión de futuro

En un mundo laboral que cambia vertiginosamente, el perfil de muchos empleados también se transforma. Los avances tecnológicos y los retos globales como el cambio climático y la falta de trabajadores cualificados hacen indispensable la formación permanente. Están surgiendo nuevas necesidades de competencias que habrían sido impensables hace tan solo unos años. Según el Informe sobre el futuro del empleo 2023 del Foro Económico Mundial, casi una cuarta parte de los puestos de trabajo (23%) van a cambiar completamente en los cinco próximos años. Esta tendencia se ve reflejada en los datos de Fundae sobre la cantidad utilizada del crédito de formación para la realización de acciones formativas en empresas, que ha aumentado en un 18,1 % entre 2021 y 2023.

Hay una clara demanda de formación profesional continua. Según una encuesta de Strategic Education a más de 2000 trabajadores en 2024, el 45 % señala que le gustaría mejorar sus habilidades de comunicación y el 93 % afirma que aprender nuevas habilidades mantiene su motivación en el trabajo. Además, la expectativa de que los empleadores deberían invertir en la formación continua de los empleados ha crecido 8 puntos porcentuales en los últimos 2 años, pasando del 83 % en 2022 al 87 % en 2023. Es decir, la oferta de formación continua en las empresas ya no es solo una demanda, sino que se da por hecho.

Cuando hay que evaluar las necesidades de formación nunca hay demasiadas preguntas

Para desarrollar un programa de formación efectivo que genere resultados positivos, es esencial hacer las preguntas adecuadas. Al formular preguntas perspicaces, puedes comprender mejor los requisitos y preferencias de tus empleados, así como los objetivos y plazos de tu empresa para alcanzar metas específicas. Una evaluación integral de las necesidades de formación es crucial, y hacer las preguntas adecuadas puede aumentar tus posibilidades de éxito.

Una forma de evaluar tus planes de formación y desarrollo ahorrando tiempo, esfuerzo y recursos, es utilizando Speexx. Una plataforma de aprendizaje de idiomas y business coaching que puede ayudarte a evaluar tus necesidades de formación y diseñar un programa efectivo adaptado a tus objetivos empresariales.

Speexx ofrece una evaluación de necesidades de formación en idiomas y business coaching impulsada por algoritmos con un enfoque centrado en las personas. Speexx identifica las fortalezas y debilidades de tu equipo para que puedas invertir donde realmente importa.