3 Sencillos pasos para hacer efectivo el proceso de Onboarding a distancia

Incorporar a un nuevo empleado en remoto podría parecer algo inusual hace unos meses, pero ahora se ha convertido en algo más que frecuente: los procesos de incorporación a distancia han llegado para quedarse. Para muchas organizaciones puede parecer un proceso complejo y minucioso, pero estratégicamente planificado y con antelación, resulta exitoso.

No hace mucho tiempo, empezar un nuevo trabajo significaba madrugar, vestirse y llegar con muchos nervios a la oficina. Allí nos recibiría nuestro responsable, nos presentaría a nuestro equipo de trabajo, empezaríamos a ponernos al día con las tareas que nos corresponderían y después disfrutaríamos de un café en la cocina con los demás compañeros. Mientras nos familiarizamos con nuestro nuevo ambiente de trabajo, iríamos también memorizando nuevas caras y nombres, y al final del día volveríamos a casa pensando en todo lo que hemos aprendido y nos queda por aprender, y seguramente tendríamos un dolor de cabeza importante, de recibir tanta información de golpe.

Esta es una versión muy generalizada de lo que el proceso de onboarding supone para un empleado moderno hasta ahora, pero el punto de esta historia es mostrar cómo ha cambiado esta realidad estos últimos meses.

De hecho, muchas de las incorporaciones de hoy en día se están llevando a cabo de manera remota completamente, incluso si esto no era lo que se decía la oferta de trabajo cuando se abrió el proceso.

¡Hola! Soy Jennifer H. y me incorporé al equipo de Marketing de Speexx, en la sede de Múnich, en mayo. Os voy a contar en este post cómo fueron mis primeros días aquí y cómo conocí a todo el equipo desde casa. Por entonces la compañía ya había tomado las medidas de precaución apropiadas para asegurar la máxima seguridad a sus empleados y ya las diferentes sedes teletrabajaban, lo que esto significó para mí que también empezaría a trabajar desde mi propia casa.

En este post, haré referencia a la importancia que tiene el proceso de incorporación a los equipos de trabajo y ofreceré algunos consejos e ideas para ayudar a crear un proceso efectivo para los nuevos empleados que empiezan teletrabajando en sus nuevas compañías, basado en mi propia experiencia aquí en Speexx.

Uno de los objetivos de los procesos de incorporación tradicionales de “los nuevos” es ayudarles a aclimatarse a las expectativas profesionales de su nuevo entorno de trabajo y entrar a formar parte rápidamente de la cultura de la empresa. Si esto se realiza con éxito, los recién llegados se sentirán más cómodos y lo suficientemente apoyados como para rendir al máximo durante su tiempo como colaboradores en la compañía.

Los objetivos de la incorporación a distancia de los empleados no difieren necesariamente de los de la incorporación tradicional; lo que difiere es más bien el enfoque, ya que lo digital desempeña un papel crucial ahora.

Teniendo en cuenta los recientes acontecimientos, más empresas están optando por contratar trabajadores a distancia, ya sea que trabajen a distancia a tiempo completo o parcial. Sin embargo, muchos profesionales de RRHH se enfrentan al reto de desarrollar un proceso de incorporación para sus empleados virtuales que sea equivalente a su procedimiento de incorporación habitual.

Es importante recordar que las personas contratadas a distancia no han tenido la ventaja de las reuniones en persona, lo que puede suponer algunas desventajas, como la falta de calidez en las relaciones, el contacto visual, o captar el tono, el contexto y los matices de las expresiones o las voces de los demás colaboradores. Además, puede ser difícil para ellos también adaptarse a la cultura de la empresa y aprender cómo se hacen las cosas en la oficina. Es importante tener en cuenta si los nuevos empleados están acostumbrados al teletrabajo o no.

Cada empleado debería tener la misma oportunidad de aprender y crecer a partir de su experiencia de onboarding, por lo que ¿cómo se puede estandarizar el proceso de incorporación de todos los empleados para que los nuevos que se incorporan virtualmente se adapten rápidamente y sin problemas, a pesar de la distancia?

Antes de revisar algunos ejemplos, revisemos el impacto comercial que tiene un proceso de incorporación en los empleados y en la compañía.

Puede que hayas oído hablar de que los primeros 90 días son los más importantes para los nuevos empleados. Aunque esto puede ser cierto, los expertos en Recursos Humanos afirman que el proceso de onboarding ya no es algo individual.

Un estudio de BambooHR, compañía de software especializada en RRHH, determinó recientemente que aproximadamente el 17% de los nuevos empleados cambian de trabajo a los tres meses de empezar, mientras que casi el 30% se va durante los primeros seis meses.

Lo que esto sugiere es que los primeros meses son clave para la retención de un nuevo empleado en la compañía. Por ello, estos primeros meses son el mejor momento para reforzar el programa corporativo de incorporación y para continuar con ello durante toda la permanencia del empleado.

Ben Peterson, CEO de BambooHR, enfatiza en una entrevista que todavía hay muchas empresas que tienen la falsa impresión de que el onboarding es algo que termina tras un tiempo determinado, “cuando  todo el papeleo ya está firmado, y el primer día del empleado acaba”. Desde el departamento de RRHH pensamos que hemos terminado, pero la realidad es que apenas el proceso ha comenzado.

Peterson explica además que “reemplazar el talento cuesta hasta dos veces el salario anual, y no se trata sólo de dinero. La cultura y la satisfacción laboral se ven enormemente afectadas, así como la moral, la productividad, la pérdida de conocimientos internos. Es doloroso perder gente”.

La productividad es otro gran objetivo de los programas de incorporación de empleados.

El proceso de onboarding debe equipar a los nuevos contratados con todo lo que necesiten para tener éxito y poder satisfacer sus nuevas funciones, así como sus relaciones con la empresa. Con el refuerzo del programa de onboarding, las nuevas incorporaciones de personal deberán estar plenamente preparadas para ser productivas en sus tareas.

Pero el dato más convincente en cuanto a la estandarización de la incorporación proviene de la empresa de software UrbanBound, que descubrió que “los programas de incorporación especializados conducen a una productividad 50% mayor que la incorporación estandarizada”.

El proceso de onboarding personalizado le da a su empresa la oportunidad de aumentar el número de empleados especializados para alcanzar un nivel óptimo de productividad. En cambio, la incorporación estándar para todas las unidades de negocio y funciones agiliza los procesos y facilita el seguimiento del progreso. Es importante encontrar el equilibrio entre estas dos versiones. 

Ya se ha dicho antes, pero siempre es bueno recordar que el liderazgo en las compañías comienza en la cima.

Los nuevos empleados de una compañía aprenden sobre el negocio no sólo a través de los programas de formación y onboarding que se proporcionan a nivel corporativo, sino también por el ejemplo que dan los líderes de la empresa.

Una gran oportunidad que muchas organizaciones pierden es la de estructurar los programas de onboarding de manera que faciliten los sistemas de apoyo e impulsen el liderazgo entre los equipos.

Un gran ejemplo que representa un nivel alto de implicación y formación en liderazgo desde la incorporación sería la compañía Etsy. El proceso de incorporación en esta compañía es un “campamento de entrenamiento” que hace rotar a sus nuevos empleados por cada equipo de la organización.

El CTO de Etsy, Kellan Elliott-McCrea, explica: “Entras, pasas una semana con el equipo para el que fuiste contratado y luego pasas las siguientes cuatro o seis semanas rotando con otros equipos. La gente con la que haces el campamento de entrenamiento termina siendo parte de tu red de apoyo en Etsy”.

Estos campamentos no son sólo para los líderes o los “nuevos”, sino para todos. Elliott-McCrea añade: “Durante el primer año (y el siguiente y el siguiente…), lo haces de nuevo. Este proceso tiene como objetivo crear una comunidad práctica que crezca orgánicamente”.

Sabiendo que los objetivos de los programas de incorporación de nuevos empleados es retener al talento, mejorar la productividad e impulsar el liderazgo, preparar cada paso de este proceso teniendo en cuenta estos objetivos será una tarea muy sencilla. ¡Incluyendo a los empleados que se incorporan en la distancia!

Gracias al avance de las herramientas de RRHH, el onboarding a distancia de los nuevos empleados es completamente posible. Aunque estos programas basan su éxito en el factor humano, seguirán ayudando a que, incluso a distancia, comenzar en una nueva empresa sea igual de especial. A pesar de no conocer personalmente a los nuevos compañeros de equipo o no poder familiarizarse con el nuevo espacio de trabajo no es la situación más ideal para las nuevas incorporaciones, forma parte ahora de la nueva normalidad.

Sin embargo, hay muchas maneras de adaptar el programa de onboarding a distancia para minimizar las desventajas de esta situación. ¡Este es mi ejemplo, y es lo primero que aprendí en Speexx! Aquí os dejo algunas cosas que he aprendido de mi primera experiencia aquí en Speexx:

Teniendo en cuenta la importancia que tiene la primera impresión, dar la bienvenida a los “nuevos” en su primer día es una tarea fundamental que no puede perderse. Este pequeño gesto significa muchas cosas… que no sólo se desea lo mejor en estas nuevas etapas, sino también se establece el escenario de cómo se presentará la nueva vida laboral de los empleados en esta empresa.

El pack de bienvenida de Speexx consiste en:

• Mail de bienvenida: dar una cálida e inolvidable bienvenida y felicitarles por empezar a formar parte del equipo. Es importante usar un tono positivo en el mensaje y establecer las expectativas y los objetivos corporativos desde el principio.
• Kit de bienvenida:
  • Lista de cosas que hacer el primer día.
  • Lista de cosas que hacer la primera semana, detallando la información de la política de la empresa, los horarios de trabajo, los beneficios de los empleados y los detalles de los próximos proyectos de trabajo…
  • Agenda virtual 1:1 con cada uno de los compañeros de equipo: presentaciones, bienvenida y presentación de los roles de cada uno.

¡Y si fuera posible, reúnete también con los responsables y compañeros de otros equipos! En la medida de lo posible, sería interesante que el nuevo empleado pudiera reunirse con todos sus nuevos compañeros en la oficina. Este pequeño gesto aportará un toque personal y humano a la experiencia de onboarding para aquellos que pasarán la mayor parte de su tiempo trabajando desde casa.

Algunas preguntas que deben considerarse al crear este programa de bienvenida:

• ¿Cuándo comenzará la incorporación?
• ¿Cuánto tiempo durará?
• ¿Qué se debería lograr en este tiempo?
• ¿Qué impresión quieres que los nuevos empleados se lleven al final de su primer día?
• ¿Qué necesitan saber los nuevos empleados sobre la cultura de la empresa y el ambiente de trabajo?
• ¿Qué papel jugarán los RRHH/responsables o miembros de cada equipo del proceso de incorporación?
• ¿Cómo se recogerá la información sobre el programa y cómo se medirá su éxito? ¿Con qué frecuencia?
• ¿Cómo se supervisará que la incorporación a distancia sea tan efectiva como la incorporación presencial?

Consejo n°1 de Speexx: utiliza tu LMS o plataforma de formación al máximo, creando lecciones de onboarding personalizadas a cada rol. Si no dispones de un portal de este tipo, ahora es un buen momento para contratarlo. Con él también podrás medir el compromiso y el progreso de cada uno. En el caso de Speexx, utilizamos Lessonly para crear módulos académicos para todos los empleados de las diferentes sedes del mundo y desde ahí se gestionan también los procesos de onboarding.

Consejo n°2 de Speexx: ¡Recuerda a cada uno del equipo que cierre una reunión 1:1 con los nuevos! De momento, de manera virtual, pero con la cámara encendida. Como ejemplo, en una de estas reuniones con un compañero también nuevo de Francia, hablamos de que esto nos parecía realmente útil para romper el hielo y conocer también su experiencia al incorporarse en la misma compañía pero en otra parte del mundo.

Uno de los mayores desafíos que han tenido que afrontar los colaboradores que teletrabajan es el problema del aislamiento. Y con la normalización del trabajo a distancia a partir de ahora, se hace más difícil mantener a todo el equipo al tanto de ciertos proyectos… Según un informe del compromiso de los empleados en Tinypulse, sólo el 24% de los trabajadores se sienten conectados con sus compañeros.

La construcción de un equipo fuerte en general comienza con el fomento de una comunicación fluida y la colaboración entre todos los empleados desde el principio.

Os recomendamos tres maneras fáciles para fomentar la colaboración y el trabajo en equipo durante el proceso de onboarding a distancia:

• Aclarar y recordar periódicamente las funciones, las responsabilidades y la misión de la empresa: los nuevos compañeros deben entender desde el principio cuáles son sus objetivos, cuáles los objetivos de la compañía y cómo ambos se retroalimentan.
• Invitar a los nuevos colaboradores a reuniones en las que puedan aprender la misión y visión de la compañía en el día a día, y formarlos previamente para que sepan lo que se espera de su contribución al equipo, y de la empresa en su conjunto.
• Utiliza una herramienta de gestión de proyectos + reuniones periódicas: una de las fuentes más comunes de frustración y aislamiento de los colaboradores a distancia es la falta de acceso a los materiales o plataformas necesarias para la comunicación. Esto puede dar lugar a que el personal se sienta desanimado o como si sus necesidades no estuvieran siendo satisfechas. Por ello es muy importante utilizar una herramienta de gestión de proyectos para romper las barreras físicas y ofrecer más transparencia, y respaldar esto con reuniones semanales de equipo donde todos puedan compartir sus progresos y hacer preguntas.

Consejo n°1 de Speexx: como organización internacional, Speexx basa su día a día en la comunicación online para trabajar. Utilizamos herramientas de comunicación y colaboración como Teams, Outlook y Yammer para mantenernos conectados, y software de gestión de proyectos como Wrike y Jira para hacer seguimiento de las tareas de cada equipo. En Speexx siempre decimos que “si no está en Wrike, no existe”.

Consejo n°2 de Speexx: echa un vistazo a nuestra anterior entrada del blog para saber cómo nuestros compañeros de China e Italia gestionaron el arte del teletrabajo antes que los demás. Compartir experiencias entre equipos y sedes ha sido clave para poder tomar decisiones en la compañía a nivel global.

Uno de los peores sentimientos que un empleado nuevo que se incorpora a distancia puede experimentar es que su entrada se realice a medias. En la actualidad, muchas personas deben hacer frente a algunos desafíos singulares en unas condiciones excepcionales. La COVID-19 ha puesto patas arriba muchos procesos empresariales, iniciando una cultura permanente hacia el teletrabajo, casi de manera precipitada y sin saber de antemano si los miembros del personal estaban preparados o no. Esto ha supuesto un nuevo enfoque proactivo de los equipos de L&D y los responsables de RRHH para expresar sus capacidades de adaptación y respuesta incluso en momentos de crisis.

En un estudio de PWC, el 51% de todos los trabajadores millennials defiende que “el feedback en los equipos debe darse continuamente”.

Así que, ¿cómo puedes integrar esto en tu plan de onboarding a distancia?

• Practica la empatía: tómate el tiempo necesario para conversar y conocer a tus nuevos colaboradores de manera más personal incluso a distancia. Intenta centrarte en cómo se sienten y no sólo en lo que van haciendo sus primeros días. Recuerda que si quieres entender cómo apoyar el crecimiento personal de cada uno de los colaboradores, debes entender su proceso también.
• Anímales a que aporten su opinión siempre que lo vean necesario: la mayoría de “los nuevos” se mantendrán callados y tímidos en las primeras reuniones en las que participen. La tendencia es que se guardarán sus preguntas y cuestiones que tengan para las reuniones 1:1 que tengan con sus responsables o compañeros. Aprovecha estos encuentros para animarles a que pregunten en estos entornos más privados entre compañeros preguntándoles directamente:
  • ¿Hay algo que pueda hacer por ti?
  • ¿Tienes alguna pregunta para mí?
  • ¿Necesitas saber algo de mí?
• Refuerzo por escrito: cuando pensamos en el teletrabajo, pensamos automáticamente en videollamadas y llamadas de teléfono constantes. Aunque estas conexiones pueden tener muchas ventajas, la acumulación de (video)llamadas puede sobrecargar nuestro cerebro y hacernos olvidar lo que se nos está diciendo. La comunicación escrita, como el envío de informes y seguimientos por escrito después de las reuniones ayuda a crear confianza y asegura que no se produzca ninguna confusión al colgar.

Consejo n°1 de Speexx: utiliza las herramientas de colaboración para reforzar el reconocimiento de los empleados y proporcionarles feedback directo. En Speexx estamos constantemente compartiendo historias de éxito y dando la bienvenida a los nuevos empleados usando plataformas como Yammer a nivel global.

Consejo n°2 de Speexx: los encuentros 1:1 no siempre tienen que ser agendados por los responsables de los equipos. Speexx anima a cerrar reuniones con compañeros de cualquier departamento para aprender más sobre el funcionamiento de la empresa, así como de los roles de los diferentes equipos. Y también son muy beneficiosas para conseguir feedback sobre proyectos de otros departamentos.

Ya se trate de una formación corporativa o de una reunión informal de equipo, un programa de onboarding a distancia será efectivo si se tiene en cuenta la experiencia que proporciona a los nuevos colaboradores. Lo que esto significa es que ya no se trata sólo de una orientación o familiarización con el equipo y la oficina, es una oportunidad para hacer todo lo posible para que “los nuevos” se sientan cómodos en su nuevo rol y entender cómo su papel impactará en la compañía.

Recuerda que el programa de onboarding, aun a distancia, es sólo el primer paso del largo camino que emprenden estos nuevos colaboradores en la compañía.

Si quieres aprender más sobre cómo construir equipos eficientes a distancia, revisa el blog de Speexx para obtener otros muchos consejos prácticos.