5 Lecciones sobre el teletrabajo que hemos aprendido de nuestros compañeros de Speexx China e Italia

Trabajar a distancia ofrece muchos beneficios, pero también implica muchos desafíos. En esta entrada exponemos 5 lecciones sobre el teletrabajo que hemos aprendido de nuestros compañeros de Speexx China y Speexx Italia.

Trabajar a distancia puede ser algo innovador al principio. Ofrece muchos beneficios: flexibilidad, más tiempo para estar con la familia, y recuperar el tiempo invertido en los desplazamientos, que ahora puede ser utilizado para otras actividades más enriquecedoras como deporte, lectura o incluso, una siesta.

Para muchos de nosotros, las órdenes de quedarnos (y trabajar) en casa se dictaron hace ya unas semanas. En algunas partes de China, sin embargo, el confinamiento están empezando a llegar a su fin, después de la cuarentena más importante de la historia moderna: más de 760 millones de personas han sido retenidas en sus casas durante 45 días.

A día de hoy podemos decir que nuestros compañeros de Shanghai son unos profesionales del teletrabajo, después de más de un mes de experiencia. Algunos puntos a tener en cuenta que han compartido con nosotros han sido el cómo mantener la productividad, la importancia de la conexión y la positividad mientras se trabaja desde casa.

Esperamos que estos consejos os sirvan como guía, y aprendiendo directamente de aquellos que ya han logrado salir de esta situación, podamos encontrar ese punto de esperanza, ya que aún nos encontramos a la mitad de este proceso.

Nuestros compañeros de Speexx Italia también empezaron a vivir esta situación antes que nosotros, y llevan ya más de un mes confinados. Ellos han sabido cómo mantener motivado al equipo ante esta situación, como nos dijo Giulia Mendoliera, Directora de Marketing Digital y Contenidos de Speexx Italia, que señaló que para seguir teniendo éxito en el trabajo y el aprendizaje a distancia, debemos recordar que todo se reduce a una comunicación efectiva.

“Era necesaria una revolución total en la comunicación, desde planes editoriales hasta la comunicación interna”, nos dijo en relación a cómo se han adaptado como equipo a esta nueva situación. “El mensaje debe ser lo más tranquilizador posible para asegurarse de que los receptores se mantengan positivos y concentrados en todo momento”.

Giulia también resaltó que el verdadero cambio en el trabajo no se trata tanto de adaptarse a un nuevo espacio físico, sino de adaptarse a un nuevo comportamiento, adoptando una forma diferente de interactuar con la gente.

Como organización internacional, Speexx funciona gracias a la comunicación online entre sus equipos internacionales. Utilizamos las herramientas de Microsoft, como Teams, Outlook y Yammer para mantenernos conectados, y software adicional como Wrike o Jira para la gestión de proyectos.

Cuando el teletrabajo se impone como norma en todo el mundo, es crucial analizar críticamente las herramientas que la organización está utilizando para comunicarse. ¿Son idóneas para una comunicación lo más efectiva posible entre fronteras?

China, a nivel nacional, ha sabido sobrellevar esta situación con un estricto conjunto de protocolos que han censurado y prohibido muchas comunicaciones en las redes sociales globales para no restringir las líneas de conexión del país. Esto significa que cuando hemos trabajado con ellos estos días, hemos experimentado problemas de conexión utilizando estas plataformas de comunicación que utilizábamos antes. Por ello, los demás equipos nos hemos tenido que adaptar usando aplicaciones nuevas de origen chino, para seguir comunicándonos internamente con ellos. El correo electrónico sigue siendo una forma válida de comunicación, pero aplicaciones de mensajería instantánea como WeChat por ejemplo, facilitan las interacciones y acercan a los interlocutores.

En resumen: debemos estar preparados para empezar a utilizar nuevas herramientas y hábitos para asegurar esa comunicación constante y directa entre los equipos. Puede que incluso, descubras aplicaciones nuevas que mejoren el servicio de las que ya tenías.

Aunque trabajar desde casa puede parecer un lujo las primeras semanas, muchos de nuestros compañeros experimentaron sentimientos de aislamiento, soledad y falta de orientación tanto profesional, como personal.

Debido a la incertidumbre que rodea cualquier acontecimiento externo y a la necesidad de adaptarse constantemente a un nuevo estilo de vida, hay una inevitable sensación de desesperanza, que los países europeos han empezado a sentir ahora.

Por eso, en momentos de ansiedad y aislamiento físico como estos, nuestros compañeros de Shanghai nos recuerdan que es importante mantener la comunicación directa entre los miembros del equipo, de manera que se asemeje lo más posible a las interacciones de la vida real. La forma más sencilla de hacerlo es activar la cámara mientras se hace una reunión virtual y animar a los demás a hacer lo mismo. Este gesto no sólo ayuda a que las reuniones se desarrollen con mayor fluidez (comunicación no verbal y señales visuales, útiles para evitar interrupciones o silencios incómodos), sino que también establece una conexión humana. También se ha demostrado que ver caras familiares, incluso en una pantalla, puede tener efectos calmantes.

En estos tiempos de cambio, Giulia nos pidió a todos que tuviéramos en cuenta que “cada día debemos aspirar a ser la mejor versión de nosotros mismos, tanto para nosotros como para los demás”.

Especialmente para managers, es importante ser transparente y mantener informados a todos los empleados, ya que pueden tener dudas sobre bajas o vacaciones, por ejemplo, en estos días de confinamiento. Informar sobre las expectativas y los objetivos de rendimiento laboral, los plazos o las políticas corporativas tan a menudo como pueda surgir, es esencial para que cada uno desempeñe su trabajo conociendo la situación y depositando su confianza en la empresa. Puedes encontrar más consejos para la gestión de equipos en remoto aquí.

“Todas las reuniones, eventos y planes han sido pospuestos”, confirma Lifan Xu, uno de nuestros responsables de marketing en Shanghai, al hablar de las consecuencias que ha tenido el cierre de los negocios en China. “En esa situación, los trabajadores pueden sentirse preocupados y desorientados”, por lo que recomienda que los responsables fortalezcan los estímulos y refuerzos positivos durante estos tiempos inciertos, para mantener a las personas motivadas.

Tener más reuniones en un día que de manera normal puede no ser una situación muy favorecedora para el desempeño del trabajo, pero Giulia defiende que debido a que su equipo aumentó el número de estos encuentros virtuales al día, sus compañeros afirman sentirse más involucrados y motivados. El aumento de la interacción del equipo, especialmente con las videoconferencias, permite que todos se sientan conectados entre sí.

“La conexión humana es el ingrediente esencial para el crecimiento corporativo. Y el lado bueno de toda esta situación es que mi equipo ha aprendido a debatir mejor… Siguiendo nuestro objetivo principal en Speexx, estamos potenciando las habilidades de comunicación a través de nuestras oficinas”.

Otra actitud que admiramos de nuestros compañeros chinos es su cambio de mentalidad con todo esto, cambiando el foco de centrarse en los proyectos y prioridades diarias, a mejorar simultáneamente sus habilidades desafiando el día a día de esta situación.

Lifan nos confirma el aumento del uso de nuestra Speexx Academy, nuestra plataforma interna en la que ofrecemos guías prácticas de creación propia sobre cientos de temas relacionados con nuestro trabajo: aprendizaje de lenguas extranjeras, por supuesto, pero también consejos y trucos para hablar en público, orientación sobre cómo usar aplicaciones, cómo planificar eventos y tareas, consejos a los nuevos…

De hecho, entre Febrero y Marzo, la actividad en la Speexx Academy aumentó en un 1340% en China.

Lifan argumentó que si el trabajo se ha ralentizado, ahora es el momento perfecto para que las organizaciones den un paso adelante con la formación online, para mantener las habilidades de sus plantillas a punto para cuando la actividad vuelva a la normalidad.

Después de todo, hasta los tiempos de incertidumbre tienen su fin y como dice un proverbio chino: “El invierno pasará y llegará la primavera“. Y cuando lo haga, ¿serás una persona nueva?