La pandemia ha afectado a muchas cosas, incluida nuestra forma de trabajar. El teletrabajo, que antes era posible en muy pocas empresas, se convirtió por un tiempo en la norma y sigue estando presente hoy en día, aunque no de forma tan pronunciada como esperaban los expertos hace unos años. Pero tras la pandemia, también observamos otra tendencia: los límites entre el trabajo y la vida privada siguen siendo difusos, el horario laboral ya no existe, los empleados están siempre disponibles y responden a los correos justo antes de irse a la cama. En este artículo analizamos la cuestión de las horas extras en el mundo laboral actual y qué pueden hacer las organizaciones para evitarlas.
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El impacto de las horas extras
Lo que era normal durante la pandemia continúa: tendemos a trabajar más que antes y a hacer más horas extras. Muchos empleados se han convertido en workaholics y son incapaces de dejar que el trabajo sea solo trabajo. Esta dinámica tóxica a menudo se fomenta incluso en el entorno laboral, aunque hacer demasiadas horas extras puede ser incluso contraproducente al aumentar los costes sanitarios. En su libro «Never not working: Why the always-on culture is bad for business – and how to fix it», Malissa Clark, profesora de la Universidad de Georgia y una de las principales investigadoras sobre la adicción al trabajo, describe los efectos perjudiciales de las horas extras en los empleados y en toda la empresa. Las largas jornadas laborales pueden tener consecuencias para la salud como el estrés, el agotamiento y la tensión mental. Tampoco son infrecuentes los trastornos del sueño y los síntomas de agotamiento; en definitiva, las horas extras se asocian a un peor estado de salud general. Estos efectos también se traducen en rotación de personal y pérdida de productividad. Ya en 2014, un estudio de la Universidad de Stanford llegó a la conclusión de que la productividad disminuye a partir de una semana laboral de más de 50 horas. Aunque los directivos en particular suelen asumir que más horas trabajadas significan más trabajo realizado y, por tanto, mayor beneficio, en realidad las horas extras están asociadas a muchos costes directos e indirectos para la empresa. Por ello, te mostramos 8 estrategias para evitar las horas extras y sus consecuencias de largo alcance en tu empresa.
1. Adaptar las estructuras
El primer paso es identificar las razones por las que se hacen horas extras. Para ello, hay que realizar un análisis de necesidades a tres niveles: organizativo, laboral y personal. Esto permite filtrar qué estructuras o impulsores clave promueven las horas extras, por ejemplo, el nivel directivo o determinadas tecnologías que nos llegan a todas partes y en todo momento. Tras el análisis, se adaptan las estructuras para que las tareas puedan realizarse también durante el horario laboral habitual. Las tareas se redistribuyen y el crecimiento es absorbido por nuevos empleados o autónomos. También se trata de reconocer las regularidades y planificarlas de antemano. Por ejemplo, si sabemos que habrá mucho trabajo extra antes de las vacaciones de verano, se pueden planificar refuerzos con antelación para aliviar la presión sobre el equipo.
2. Estrategias eficaces de gestión del tiempo
La gestión eficaz del tiempo es esencial para evitar las horas extras. Existen herramientas y técnicas especiales que hacen más eficaz la organización del trabajo. Los empleados deben aprender a priorizar las tareas importantes y delegar responsabilidades cuando proceda. Los modelos de horario flexible y la gestión de las pausas también pueden ayudar a promover un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal. También merece la pena considerar la posibilidad de establecer un flow time, durante el cual no se responden mensajes ni correos y es posible concentrarse en el trabajo.
3. Optimización de los procesos de trabajo
Otra forma de ahorrar tiempo y reducir así las horas extras es optimizar los procesos de trabajo. Esto puede hacerse, por ejemplo, identificando procesos ineficaces y otras pérdidas de tiempo. Las tareas y procesos recurrentes pueden automatizarse o realizarse más rápidamente con ayuda de plantillas. Además, se puede evitar trabajar en vano mediante feedback constante y trabajo en equipo.
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4. Fomentar una cultura de trabajo saludable
Crear un entorno de trabajo positivo ayuda a motivar a los colaboradores y retener talento, lo que significa que trabajan mejor y tienen que hacer menos horas extra. Una cultura de trabajo saludable también implica apoyar a los empleados en su desarrollo personal, lo que puede aumentar su productividad. Para hacer que el personal se sienta valorado se debe reconocer su trabajo y proporcionar feedback.
5. Comunicación clara y gestión de expectativas
Para evitar que se produzcan horas extras, los directivos deben fijar objetivos y plazos realistas para su equipo. Al fijar objetivos y expectativas transparentes, los empleados saben a qué atenerse y pueden organizar su tiempo en consecuencia. También hay que comunicar abiertamente cuál es la carga de trabajo y dónde se necesitan recursos. Los directivos deben aprender a evaluar el estado de ánimo no solo del equipo, sino también de cada empleado, para poder intervenir en caso necesario. Una de las señales de alerta por exceso de trabajo es que los empleados enfermen cada vez más o estén irritables, o que eviten las actividades sociales con sus compañeros.
6. Flexibilidad y agilidad en los métodos de trabajo
Las horas extras pueden evitarse trabajando de forma más eficiente. A su vez, la eficiencia puede aumentar si los empleados aprenden a adaptarse a los cambios de requisitos y prioridades. En este sentido, pueden utilizarse métodos y prácticas de trabajo agile para poder reaccionar con rapidez ante nuevos retos. Es importante que los directivos fomenten la autogestión entre sus colaboradores y los animen a asumir responsabilidades.
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7. Apoyo tecnológico a la organización del trabajo
La eficiencia en el trabajo también puede apoyarse en herramientas tecnológicas como aplicaciones de productividad o software de planificación. Las aplicaciones de colaboración también pueden ayudar a conectar mejor a los empleados y a trabajar juntos de forma más productiva. Las empresas también pueden adaptar sus directrices sobre el tráfico de correo electrónico fuera del horario laboral para evitar las horas extras. Otra solución son las firmas en los correos que indican que el destinatario no debe responder fuera del horario laboral, o automatizar la bandeja de entrada para que los correos solo se entreguen durante el horario laboral.
8. Hacer frente a imprevistos y crisis
Las horas extras suelen estar provocadas por imprevistos o momentos críticos. Estas situaciones inesperadas pueden contrarrestarse elaborando planes y estrategias de contingencia. La flexibilidad y un protocolo de gestión de crisis eficaz son la clave para evitar o al menos reducir las horas extras, sobre todo en caso de aumento de la carga de trabajo o escasez de personal. Si es necesario, también se pueden utilizar recursos y apoyo de proveedores de servicios externos.
Previsión
Las horas extras no son una buena idea a largo plazo, ni para los empleados ni para la empresa en su conjunto. Sin embargo, con ayuda de las 8 estrategias que proporcionamos, se puede acabar con el caldo de cultivo que provoca las horas extras y evitarlas desde el principio. En España, los trabajadores asalariados realizan cada semana un total de 2,5 millones de horas extras no remuneradas, según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) referidos al tercer trimestre del año. Sin embargo, dada la creciente tendencia hacia la salud mental y la conciliación de la vida laboral y familiar, es de esperar que esta cifra sea menor en el futuro y que las horas extras dejen de ser la norma en muchas profesiones.
