Cómo gestionar equipos a distancia

En las últimas semanas, la mayoría de las empresas ha tenido que trasladar a todos sus trabajadores a trabajar desde casa. Aparte de ser de obligado cumplimiento estos días, sabemos que el teletrabajo aporta muchos beneficios desde hace ya unos años: más flexibilidad, ahorro del tiempo añadido de los desplazamientos y más tiempo para pasar con la familia, entre otros.

El teletrabajo plantea desafíos que para algunas empresas son totalmente nuevos, ya que no es fácil saber a ciencia cierta qué está haciendo cada uno de los colaboradores en cada momento. Y en tiempos de incertidumbre, puede ser complicado mantener a la gente motivada y mantener su ánimo intacto mientras trabajan bajo estas circunstancias.

Aquí en Speexx, tenemos interiorizada esta dinámica gracias a años de experiencia con el teletrabajo implantado en nuestras oficinas, trabajando con equipos internacionales día a día y reforzándolo siendo un proveedor de aprendizaje digital que quiere llegar a los usuarios estén donde estén. Con oficinas en todo el mundo, tenemos mucha práctica colaborando y comunicándonos a distancia a diario, y por ello queremos dar unos consejos a aquellos que esta situación les pilla de nuevas:

La comunicación es vital en estos momentos, pero es fácil perder el contacto con los compañeros si no les tenemos físicamente delante. Es en este momento, sin embargo, cuando tus empleados realmente te necesitan y necesitan, sobre todo, saber de ti. Su trabajo, sin tu supervisión puede llenarles de dudas, puede que la gente se confunda, se pueden sentir inseguros… Echarán de menos tenerte cerca físicamente para hacerte preguntas rápidas mientras estén trabajando.

Al dirigir equipos a distancia, es importante mantener una comunicación constante con todos los compañeros y seguir manteniendo una relación estable con todos ellos. Esto los mantendrá informados y comprometidos incluso a distancia. Recuérdales a menudo que estás disponible para cualquier pregunta o reunión al otro lado de la pantalla o teléfono.

Muy relacionado con la anterior recomendación, establecer reuniones de forma periódica con el equipo será beneficioso también para la comunicación directa con todos ellos. Con herramientas como Microsoft Teams o Zoom, reunirse virtualmente nunca ha sido tan fácil. Estos encuentros no sólo permitirán veros y hablar, sino que las reuniones ayudarán a estructurar la jornada laboral de cada uno, a mantener un ritmo de trabajo constante y a, en definitiva, mantener cierta normalidad.

Al dirigir un equipo a distancia, descubrirás que reunirse suele ser un recurso muy efectivo, tanto para la organización laboral como para ofrecer la oportunidad a los colaboradores de crear comunidad y socializar. En periodos inciertos como estos, en los que estar en casa es una obligación, ver caras nuevas puede ser un refuerzo muy positivo para el ánimo de los equipos.

Es necesario hablar abiertamente de nuestras situaciones personales y mantener informado a todo el equipo. Dejar claras las expectativa de rendimiento laboral de cada uno, los plazos, las directrices corporativas y los objetivos de la empresa es importante, al igual que repetirlas tantas veces como sea necesario, para que todos sigan trabajando acorde. Con este conocimiento común y una confianza plena depositada en ellos, el trabajo podrá seguir saliendo adelante.

Los empleados pueden llegar a sentirse inseguros y llenos de dudas sobre temas relacionados con bajas o vacaciones mientras dure el teletrabajo. Es muy importante dejar el diálogo abierto con estos temas para que la cultura corporativa siga intacta aún teletrabajando.

Es comprensible que sea complicado para los trabajadores saber cómo están trabajando o saber qué valor añadido están aportando al trabajo común si no están constantemente interactuando con sus compañeros o supervisores. Reconocer los triunfos y elogiar el buen trabajo, así como considerar la posibilidad de compartir un trabajo bien hecho con los demás, puede favorecer tanto el trabajo individual como el del equipo y ayudará a mantener la motivación. La retroalimentación positiva es beneficiosa para el buen rendimiento del grupo.

Tampoco olvides que agradecer a tus empleados, aunque sea de manera virtual, les ayudará a mantenerse concentrados y motivados por su trabajo. Un pequeño reconocimiento puede tener grandes consecuencias.

El teletrabajo no tiene por qué ser un reto en la sociedad en la que vivimos. Herramientas como Wrike y Trello ayudan a los usuarios y equipos a organizar y rastrear el trabajo de forma efectiva. Son herramientas ideales para gestionar proyectos y tareas. Estas plataformas online tienen versiones de pago, pero muchas disponen de utilidades gratuitas. Además de Teams y Zoom, Google Hangouts y Webex son otras dos buenas opciones para la comunicación con los equipos, tanto por mensajería como por videoconferencia.

Podéis encontrar más herramientas útiles para la organización de los equipos en tiempos de teletrabajo en nuestra última entrada del blog.

Sabemos que puede ser difícil que de repente, sin mucha preparación, todo el mundo haya sido empujado a trabajar desde casa durante un periodo de tiempo aún incierto. Conseguir que un equipo funcione correctamente y de manera eficiente aún en remoto puede suponer un desafío, pero siguiendo estos consejos y utilizando las herramientas que permitan mantener una comunicación constante entre los colaboradores, el trabajo saldrá adelante.

Esperamos que estos consejos ayuden a las empresas a superar los obstáculos del teletrabajo y les permitan estar a la altura del desafío.