La comunicación asíncrona define cualquier comunicación que se lanza sin esperar una respuesta inmediata; normalmente, se da cuando hablamos de SMS, correo electrónico u otras plataformas de mensajería (no instantánea). En un contexto laboral, la norma ha sido favorecer las interacciones síncronas (directas e instantáneas); sin embargo, la comunicación asíncrona tiene su propio papel esencial a la hora de fomentar la productividad y la flexibilidad.
Este artículo explora el papel de la comunicación asíncrona en el lugar de trabajo actual, cómo encajarla con la comunicación síncrona y cómo encontrar el equilibrio adecuado entre ambos medios de comunicación.
- ¿Comunicación asíncrona o comunicación síncrona?
- Sincronización o asincronización: aplicaciones que acortan distancias
- Ventajas de la comunicación asíncrona
- Retos de la comunicación asíncrona
- Ventajas de la comunicación en tiempo real
- Desventajas de la comunicación en tiempo real
- El umbral de los 30 minutos
- 8 consejos para el éxito de la comunicación asíncrona en el entorno de trabajo
- Aspectos clave
¿Comunicación asíncrona o comunicación síncrona?
Comunicación Asíncrona
El cambio hacia modelos de trabajo híbridos y remotos ha dado lugar a una nueva forma de trabajar en la que la comunicación asíncrona es ahora la norma. Recibir alertas en mitad de la noche, algo que antes se consideraba inapropiado, se ha convertido ahora en la norma, ya que los equipos están más dispersos geográficamente. La diferencia entre asíncrona y síncrona radica en la expectativa de la respuesta: enviar un correo electrónico a un compañero que vive en otro huso horario es aceptable, pero no se espera que responda de inmediato.
Comunicación Síncrona
La comunicación sincrónica exige de una respuesta inmediata y se caracteriza por interacciones en tiempo real, a menudo realizadas en persona. Imagina iniciar una conversación con alguien que no responde, la falta de respuesta se consideraría algo inapropiado o maleducado.
Sincronización o asincronización: aplicaciones que acortan distancias
La comunicación asíncrona tiende puentes en el tiempo y la geografía, donde la interacción inmediata entre ambas partes no siempre es factible. Incluso en entornos de trabajo más tradicionales, la comunicación asíncrona constituye la espina dorsal de las conversaciones profesionales diarias. Las herramientas y plataformas actuales facilitan la colaboración sin necesidad de presencia simultánea. Plataformas de colaboración como Monday.com o Wrike, así como aplicaciones de mensajería de vídeo como Teams o Loom, a las que se puede acceder en cualquier momento y que proporcionan informes de estado detallados, se adaptan a diversos horarios y condiciones de trabajo.
La mayoría de estas aplicaciones también pueden utilizarse para la comunicación sincrónica -o en tiempo real-, lo que permite intercambios instantáneos entre compañeros. Las sesiones de colaboración pueden tener lugar tanto a distancia como en persona, o las conversaciones a través de plataformas digitales como Zoom o Slack. Esta modalidad permite dar y recibir respuestas en el acto.
Ventajas de la comunicación asíncrona
- Favorece la concentración y fluidez porque, si se gestiona eficazmente, los miembros del equipo pasan menos tiempo en reuniones, lo que les da más oportunidad para centrarse en sus tareas.
- Especialmente beneficioso para equipos distribuidos en distintas zonas horarias, donde puede resultar difícil sincronizar la comunicación.
- Garantiza que toda la comunicación quede registrada. Disponer de un registro de estos intercambios simplifica el proceso de revisión posterior de los detalles del proyecto.
- Fomenta una comunicación más detallada y clara. Disponer de tiempo para reflexionar permite a los miembros del equipo pulir sus mensajes para que sean más claros y completos.
- A menudo conduce a mejores soluciones. Permitir que los miembros del equipo reflexionen individualmente les da la oportunidad de desarrollar soluciones más reflexivas y eficaces.
- Permite a los miembros del equipo trabajar durante sus horas más productivas, ya sea a primera hora de la mañana o a última de la tarde.
Retos de la comunicación asíncrona
- Los retrasos pueden complicar las cosas, dependiendo de la naturaleza del mensaje o de la respuesta que se busque.
- Escribir lleva tiempo: redactar mensajes detallados requiere de una notable inversión de tiempo.
- Cuando las herramientas de comunicación están fragmentadas, puede resultar difícil para los miembros del equipo localizar la información necesaria y colaborar eficazmente.
- Otro inconveniente es la falta de conexión entre los miembros del equipo. La creación periódica de actividades de team-building puede mitigar este problema.
- Es fácil pasar por alto las sutilezas que transmitimos en un cara a cara, que a veces pueden ser fundamentales en las discusiones que necesitan ciertos matices, como las evaluaciones de desempeño o la resolución de conflictos.
Las conversaciones difíciles forman parte del trabajo, especialmente para los directivos, pero no tienen por qué ser negativas.
Ventajas de la comunicación en tiempo real
- La resolución inmediata de problemas es un claro punto fuerte de la comunicación síncrona, ideal para tratar asuntos urgentes o encontrar soluciones sobre la marcha.
- Potencia la comunicación más directa, especialmente importante para tratar temas delicados u ofrecer un feedback constructivo, minimizando así los malentendidos.
- Refuerza los lazos entre los miembros del equipo mediante interacciones periódicas y personales, esenciales para la motivación del equipo y el desarrollo de la carrera profesional individual.
- Los debates en tiempo real favorecen la creatividad y la lluvia de ideas colectiva y, además, fomentan la innovación y el espíritu colaborativo del equipo.
Desventajas de la comunicación en tiempo real
- Las reuniones frecuentes pueden interrumpir el ritmo de trabajo, romper la concentración y obstaculizar la productividad individual.
- A menudo, las reuniones carecen de objetivos concretos, lo que provoca, a veces, encuentros innecesarios que podrían haberse comunicado por mensaje o correo electrónico.
- Las ideas y tareas importantes de las que se habla en las reuniones pueden pasarse por alto u olvidarse, sobre todo si no se documentan adecuadamente.
- La toma de decisiones puede precipitarse, y algunos miembros del equipo pueden tomar decisiones rápidas sin procesar completamente la información o sin considerar ciertas alternativas.
El umbral de los 30 minutos
Estudios recientes realizados por la Dra. Sahar Yousef, neurocientífica cognitiva de la UC Berkeley, avisan de un descenso significativo de la productividad en las reuniones tras alcanzar el umbral de los 30 minutos:
«Descubrimos que después de la marca de 30 minutos en una videollamada, el cerebro experimenta un exceso de fatiga, lo que dificulta mucho la concentración. Si tienes que programar reuniones más largas, o bloques de reuniones, haz una pausa de un minuto a los 30. Realmente ayudará a tu cerebro a reajustarse y mantener la energía para los siguientes 30 minutos».
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8 consejos para el éxito de la comunicación asíncrona en el entorno de trabajo
- Elabora una estrategia de comunicación: proporciona directrices claras sobre qué canales utilizar para ciertos tipos de mensajes, cuándo utilizar la comunicación asíncrona o la síncrona, cómo y cuándo compartir las actualizaciones clave del proyecto y los tiempos de respuesta previstos para los distintos proyectos.
- Uso de un entorno digital de trabajo compartido: optimiza el nivel de colaboración del equipo asegurándote de que toda la información de los proyectos está centralizada.
- Establece reuniones de forma estratégica: las reuniones síncronas siempre deben tener un orden del día y un objetivo claro para mantener la cohesión en equipos distribuidos por todo el mundo y evitar pérdidas de tiempo.
- Compartir calendarios y horarios: invita a los miembros del equipo a compartir sus horarios -especialmente en entornos remotos- para establecer expectativas claras en torno a la disponibilidad y los tiempos de respuesta.
- Programar tiempos específicos de concentración: haz hincapié en la importancia de silenciar las notificaciones y de organizar las reuniones por lotes para poder trabajar en profundidad y sin interrupciones.
- Reuniones voluntarias: genera oportunidades de interacción síncrona entre los miembros del equipo remoto para fomentar el sentimiento de comunidad y mitigar la sensación de aislamiento.
- Establece unas guías: proporciona ejemplos claros de qué tipos de comunicación se gestionan mejor en tiempo real o de forma asíncrona.
- Reuniones concisas: lo ideal es que las videoconferencias duren menos de 30 minutos para mantener la participación y la productividad.
Aspectos clave
Los modelos de trabajo remotos e híbridos influyen significativamente en la adopción de la comunicación asíncrona, ya que los equipos remotos tienden a inclinarse por los métodos asíncronos. Sin embargo, este enfoque no se limita a los entornos remotos; puede mejorar la productividad en cualquier entorno de trabajo, incluidos los entornos de oficina tradicionales o las reuniones virtuales a través de plataformas como Zoom.
Para los líderes de equipos remotos, es crucial encontrar un equilibrio entre las conversaciones predominantemente asíncronas y las oportunidades de interacciones directas cara a cara. Este equilibrio ayuda a los empleados remotos a sentirse más integrados y conectados con su equipo.