Ahora que el teletrabajo es ya una práctica habitual, los responsables de los equipos deben replantearse sus estrategias de comunicación con sus colaboradores. Estos equipos ahora virtuales tienden a ser diversos, culturalmente hablando, y diferentes estudios afirman que poseen la ventaja de ser más innovadores y capaces de salir rápidamente de su zona de confort. El reto aquí es poder reunirlos para que colaboren. A medida que la globalización avanza y exige cada vez más que las personas trabajen deslocalizadas, la innovación depende más de la colaboración y la cooperación entre fronteras, por lo que se hace necesario que las organizaciones rompan los silos y mejoren la comunicación entre los suyos. Esto resulta fundamental para que los equipos virtuales tengan éxito.
Sin embargo, hay muchos factores que hay que tener en cuenta a la hora de reunir a los equipos en entornos virtuales: las barreras tecnológicas, las diferentes zonas horarias y las diferentes culturas, idiomas y valores… Entonces, ¿qué se necesita para tener un equipo rápido, flexible y creativo en la era de la transformación digital? Con más de diez años de experiencia en la gestión de equipos diversos -la mayor parte de los equipos de Speexx estamos repartidos por Europa-, Beate Gallist, Head of Product Management de Speexx, nos cuenta sus experiencias trabajando con equipos deslocalizados y comparte algunos consejos para mejorar la comunicación con ellos.
«Si echamos la vista atrás, al principio todos trabajábamos desde la misma oficina. Pero, con los años, el equipo de Desarrollo creció y se repartió entre Múnich, Madrid y París. Desde el principio supimos que un flujo constante de comunicación sería vital para el éxito y trabajo del equipo. No coincidir en la máquina de café todos los días, hace que te pierdas muchas cosas. A menudo son las interacciones informales cara a cara -como los descansos en la cocina- las que resultan tremendamente valiosas, favoreciendo el flujo de ideas creativas no planeadas o el intercambio de información, que podría pasarse por alto en las reuniones formales».
A continuación se exponen cuatro prácticas que hay que tener en cuenta para mejorar la comunicación de los equipos virtuales:
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Mantener la mente abierta y ser flexible
Especialmente relevante para los equipos que necesitan desarrollar un producto o completar un proyecto en un periodo de tiempo corto. Todos los miembros del equipo deben estar abiertos al proceso creativo, sentirse cómodo para expresarse, a través de videollamada o por mensajes, sentirse capacitado para hacer preguntas y estar abierto a las ideas de sus compañeros. Los responsables del equipo deben ser accesibles y estar dispuestos a preguntar, orientar y dar su opinión o sugerir cómo hacer las cosas de forma diferente.
«Creo que lo que hace que nuestro equipo tenga éxito es que hay diferentes puntos de vista y habilidades en el equipo», dice Beate. «Creo que siempre debes cuestionar tu propia mentalidad y mantenerte abierto y activo, y así podrás seguir desarrollando tus habilidades. Creo que en nuestra era digital, las cosas avanzan y cambian tan rápido que no puedes quedarte donde estás actualmente y estancarte con las habilidades que tienes. También hay que cuestionar la forma de enfocar las cosas y de hacer el trabajo diario, porque puede que no sea lo mismo después de la situación cambiante en la que vivimos».
Utilizar la tecnología que tu equipo necesita
«Los miembros de equipos que teletrabajen deben disponer de la tecnología adecuada para comunicarse eficazmente desde diferentes lugares. En algunos países, la comunicación entre equipos deslocalizados puede ser difícil debido a que un canal de comunicación específico no esté disponible. Así que necesitamos disponer de herramientas de comunicación comunes que podamos utilizar para las reuniones, que proporcionen buena calidad de sonido y que así parezca que estamos en la misma sala», asegura Beate. «También es importante reunirse en persona de vez en cuando, siempre que sea posible. Para nuestro equipo, las reuniones virtuales funcionan bien para debatir diferentes escenarios y soluciones, pero nos gusta más hacerlo de manera presencial cuando se trata de trabajo creativo. No hay nada como verse las caras y compartir ratos juntos para sentirse más conectado con los demás».
«En Speexx, utilizamos Microsoft Teams y otras herramientas de comunicación y gestión de proyectos para colaborar y comunicarnos entre nosotros. Para nuestro equipo de Desarrollo de productos, es importante tener una comunicación continua a través de estas herramientas virtuales y saber en qué está trabajando cada uno. Nos gusta utilizar las videoconferencias y las herramientas de chat para mantener la comunicación constante. También nos gusta añadir humor y disfrutamos utilizando emojis y gifs para expresar nuestros sentimientos… Creo que esto hace que nuestra comunicación sea interesante y divertida y nos ayuda a mantenernos unidos».
Establecer canales específicos de comunicación
Para que todo el mundo se pueda comunicar, debe existir un proceso establecido para una comprensión mutua por parte de todos los miembros del equipo. Es importante conocer las diferentes herramientas de comunicación y saber cuándo utilizar cada una de ellas.
«Todo lo que vamos haciendo debe estar notificado con antelación: antes de empezar a trabajar, tenemos que acordar cómo llevar a cabo lo que queremos conseguir; esto es muy importante cuando hay muchas tareas diferentes en un equipo para un mismo proyecto», dice Beate. «Creo que es importante tener un flujo de comunicación constante, un poco más informal, pero también formal para trabajar bien. En nuestras reuniones diarias, cada miembro del equipo dice en qué está trabajando hoy, qué hizo ayer y qué puede impedirles alcanzar sus objetivos próximos o si tiene alguna tarea pendiente del día anterior. Durante esta reunión también se les anima a pedir ayuda o apoyo a otros miembros del equipo para que nadie se retrase en sus objetivos».
Fomentar las soft skills
Disponer de un sólido conjunto de habilidades sociales en los equipos es muy importante cuando la comunicación cara a cara no es posible. La incapacidad de captar los gestos, las expresiones o los matices al comunicarse de manera virtual puede dificultar mucho la conversación. Unas buenas habilidades interpersonales ayudan a los miembros del equipo a empatizar con los demás y a comprender mejor sus perspectivas y la situación de cada uno. Los colaboradores deben también sentirse cómodos estableciendo conversaciones entre ellos, lo que a veces puede ser un poco más difícil cuando están cara a cara o cuando tratan con alguien en otro idioma. Para nosotros, en Speexx, resultó valioso tener una estrategia clara sobre el uso de nuestra propia plataforma digital de aprendizaje de idiomas para mejorar las habilidades de comunicación en todas nuestras oficinas, desde Shanghái hasta Europa y América.
«Ninguno de los miembros del equipo se comunica con los demás en su lengua materna, lo que puede suponer un reto porque a veces se puede decir algo demasiado duro o informal sin quererlo. Las cosas pueden interpretarse de manera diferente a la que pretendías», advierte Beate. «Cuando se trabaja con un equipo multicultural y virtual, hay que ser muy consciente de lo que se dice y de cómo se dice. Uno de los valores fundamentales de nuestro equipo es el respeto. Creemos que todo el mundo debe ser tratado con respeto y tener la oportunidad de expresar sus ideas. También entendemos que la forma de expresarnos puede traducirse a veces de forma un poco diferente en comparación con nuestra lengua y cultura originales; todos somos muy conscientes de ello y sabemos que todos lo hacemos lo mejor que podemos».
Crear un equipo rápido, flexible y creativo en la era digital
«Trabajar en un equipo ágil repartido por diferentes lugares requiere un flujo constante de comunicación, tanto formal como informal. En nuestro proceso de scrum, tenemos eventos formales que nos ayudan a planificar, priorizar y debatir los comentarios y proceso según el objetivo del proyecto. Estas reuniones formales, combinadas con las comunicaciones informales a través del chat, nos ayudan a adaptarnos rápidamente y a mantener a las partes interesadas informadas», dice Beate.
Los equipos virtuales y diversos pueden obtener mejores resultados para la empresa, pero para conseguirlos deben comunicarse de forma eficaz, respetuosa y eficiente. Unas buenas habilidades interpersonales, unos canales de comunicación y procesos establecidos, una mentalidad abierta y una tecnología adecuada pueden ayudar a los equipos virtuales a ser rápidos, flexibles y creativos en la era digital.
