«¿Por qué ha bajado la productividad del equipo?» «¿Por qué han bajado las cifras de Luis respecto al año pasado?» «¿Por qué no hemos visto una mejora de los resultados a pesar de haber contratado nuevo talento?»
Estas son preguntas bastante recurrentes en el ámbito de los profesionales de recursos humanos, responsables y líderes de equipo que tienen que afrontar el reto de aumentar la productividad de los colaboradores de manera efectiva y al mismo tiempo evitar una carga de estrés adicional o correr el riesgo de «quemarse» en el proceso.
En el contexto actual en el que la Gran Renuncia cobra importancia y se sigue hablando de una renuncia silenciosa, los profesionales de RR.HH. y L&D abordan un desafío clave: equilibrar las necesidades organizacionales con las de los colaboradores. Surge la duda sobre cómo fomentar una cultura de trabajo basada en objetivos, sin que los colaboradores se “enreden” en demasiadas reuniones o retrasos en la compleción de tareas.
En este artículo, explicaremos estrategias prácticas para impulsar la productividad, útiles para que los profesionales y responsables de recursos humanos y L&D optimicen la productividad en el lugar de trabajo. Comenzaremos por desmitificar el concepto de productividad, a menudo mal entendido, explicando las ideas y herramientas básicas para garantizar un entorno de trabajo equilibrado y eficiente.
Comprender la productividad en el lugar de trabajo
La productividad se define por la capacidad de un individuo para producir resultados.
Tradicionalmente, esta medición ha sido cuantitativa, como por ejemplo, un vendedor que cierra X número de acuerdos por mes, o el número de llamadas que gestiona un operador en un call center de manera eficiente.
Sin embargo, esta definición puede se un poco escasa; además de que puede llevar a engaño, particularmente cuando se considera a los trabajadores del conocimiento, como los editores o los community managers. Estos profesionales se involucran en tareas inventivas e intelectuales (crear, pensar, estudiar y establecer relaciones) que no producen resultados inmediatos y tangibles. Su productividad no está tan relacionada con el volumen de producción sino con la calidad y el impacto de su trabajo.
Para los trabajadores del conocimiento, la productividad no se trata tanto de alcanzar objetivos numéricos sino de cumplir o superar las expectativas a través de altos estándares de trabajo. Es crucial que los gestores de recursos humanos reconozcan y evalúen la productividad no solo por los números sino por el valor y la innovación que los colaboradores aportan a sus funciones.
La gestión eficaz de la productividad implica equilibrar los puntos de referencia cuantitativos con evaluaciones cualitativas para fomentar una cultura en la que se valoren y fomenten todos los tipos de trabajo. Definiendo además estrategias prácticas para impulsar la productividad.
Este enfoque garantiza que los individuos sean reconocidos por sus contribuciones, independientemente del tipo de tareas que desempeñen, promoviendo una cultura laboral más holística y solidaria. La primera parte del eBook Speexx Top Trends 2024 profundiza más en las cambiantes métricas de productividad.
Repensar la productividad: calidad sobre cantidad
La dimensión mal entendida de la productividad
La definición clásica de productividad sigue siendo algo binaria, ligada al enfoque de la era industrial en la cantidad de trabajo realizado durante un período específico. Sin embargo, para los responsables de recursos humanos actuales que buscan instalar un lugar de trabajo verdaderamente eficiente y equitativo, comprender los aspectos cualitativos de la productividad es crucial.
La esencia de la productividad
Un colaborador puede producir un gran volumen de trabajo, pero si no está alineado con los objetivos de la empresa (como atraer a una audiencia específica, mejorar la reputación de la marca o contribuir al posicionamiento de la empresa) la cantidad por sí sola no tiene mucho que ver con su productividad. Por lo tanto, es esencial evaluar no sólo cuánto trabajo se realiza, sino también el impacto y la calidad de ese trabajo.
Calidad: La esencia de la productividad
Un individuo productivo siempre genera resultados de alta calidad que de manera directa o indirecta aumentan los ingresos de la empresa. Esto es particularmente importante para los trabajadores del conocimiento, cuyas contribuciones a los ingresos pueden no ser inmediatamente evidentes pero que son vitales para el crecimiento a largo plazo. Los gestores de recursos humanos deben reconocer y fomentar las condiciones que permitan a los colaboradores producir un trabajo de calidad, enfatizando que la productividad significa más que solo el tiempo dedicado al trabajo y/o las cifras de ventas correspondientes. El valor de ciertos tipos de productividad a menudo se ve en resultados que no son tan fácilmente cuantificables, como una mayor reputación de la marca o una mayor penetración en el mercado.
Productividad desde ambas perspectivas
Los propios colaboradores suelen diferenciar los días productivos de los improductivos en base a su capacidad para realizar las tareas planificadas. Sin embargo, la productividad no se trata únicamente de completar tareas. Los días llenos de reuniones pueden parecer improductivos, pero si estas discusiones ayudan a agilizar los procesos o resolver problemas estratégicos, son realmente productivas. Es crucial que RR.HH. reconozca y apoye las actividades que, si bien no están directamente relacionadas con la tarea, contribuyen significativamente a la eficiencia general del equipo.
Para los gestores de recursos humanos, definir estrategias prácticas para impulsar la productividad en el lugar de trabajo significa ir más allá de las horas registradas y las tareas completadas. Implica fomentar un entorno en el que la calidad y la eficacia se valoren junto con la eficiencia. Al hacerlo, las empresas pueden lograr un crecimiento sostenible y garantizar que el trabajo de sus colaboradores realmente contribuya a objetivos organizacionales más amplios.
Estrategias simples para aumentar la productividad de empleados y autónomos
1. Establezca objetivos claros y medibles
En el cambiante panorama actual, donde los modelos de trabajo híbrido se están convirtiendo en la norma, las estructuras de trabajo tradicionales basadas en la asistencia a oficinas se están redefiniendo. El término «SMART Working» a menudo se confunde con mero trabajo remoto; sin embargo, significa un cambio hacia una cultura de trabajo orientada a resultados, donde el énfasis no está en las horas invertidas o la ubicación sino en el logro de objetivos específicos.
Aclare objetivos frente a tareas.
Puede parecer sencillo, pero establecer objetivos claros es un desafío al que se enfrentan muchas organizaciones. Existe una confusión común entre las tareas diarias y los objetivos generales. Si bien las tareas son los pasos que se dan hacia un objetivo, los objetivos son las metas que pretendemos alcanzar a través de estos pasos. Por ejemplo, un comercial podría considerar como su objetivo «aumentar las ventas». Sin embargo, sin contexto (como en qué productos centrarse o a qué segmento de clientes dirigirse), este objetivo sería demasiado vago para ser realmente viable.
Sea específico.
Para que los objetivos sean eficaces, deben definirse claramente y comunicarse a todos los miembros del equipo. Esto permite a los colaboradores centrarse en los resultados deseados e idear estrategias para lograrlos. Un método eficaz para garantizar la claridad de los objetivos es adoptar los criterios SMART, que dictan objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y con plazos determinados. Este enfoque no sólo proporciona una dirección clara sino que también se alinea con las expectativas, capacidades y motivaciones de los individuos.
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2. Feedback oportuno para mejorar la productividad
Un proceso de feedback sólido es crucial para impulsar la productividad dentro de las organizaciones. Sin embargo, la práctica de proporcionar feedback a menudo se limita a revisiones anuales o, en el mejor de los casos, a reuniones semestrales o trimestrales. Este enfoque pasa por alto la importancia del feedback continuo: información constante y en los momentos oportunos proporcionada a lo largo de los ciclos del proyecto.
El feedback continuo fomenta el progreso de un individuo hacia sus objetivos, apoya la comunicación abierta y la corrección rápida de cualquier malentendido o error que surja de un diálogo pobre.
Hay que olvidar la idea de que el feedback solo va de arriba hacia abajo. Un feedback efectivo es un diálogo, un intercambio de ideas y experiencias entre la dirección y los colaboradores. Cuando todos se sienten cómodos para compartir, se genera un ambiente de confianza y colaboración que beneficia a todos.
3. Mejorar la comunicación y adaptarla a los contextos
La comunicación, en un mundo como el empresarial donde, paradójicamente, se comunica todo el tiempo con correos electrónicos, mensajes en Teams o en WhatsApp, a menudo no es más que precipitada, superficial, dada por supuesta. Y esto se aplica a todos los niveles, entre compañeros de un mismo equipo, entre directivos y empleados o entre empleados y clientes.
Por eso es necesario reflexionar, antes de comunicar tanto interna como externamente, sobre lo que se quiere decir y, a continuación, averiguar cuál puede ser la forma más eficaz. Pongamos algunos ejemplos.
Si tienes que compartir datos detallados, por ejemplo sobre los leads se han conseguido gracias a las actividades de marketing, y quieres hablar de ello en una reunión, siempre es buena idea comunicarlo de dos maneras. Primero, por correo electrónico, el cual debe tener un asunto claro, con la palabra clave lo más a la izquierda posible, explicando por qué se celebra la reunión, así como los distintos datos sobre dónde, cómo y cuándo. No olvides incluir quién la celebrará, la duración y un orden del día. Si se trata de datos, también es mejor anticiparlo por correo electrónico para que la gente pueda prepararse con antelación.
Por tanto, la comunicación debe enviarse con al menos 3-4 días de antelación para que la gente pueda prepararse.
Si, por el contrario, hay que hacer una evaluación anual del rendimiento de un empleado, el mejor modo es en directo o, como mucho, por videollamada. Es mejor evitar los modos de comunicación asíncronos e incluso el teléfono, dado que limitan el intercambio activo de ideas y opiniones.
4. Productividad a través del business coaching
El business coaching es una estrategia muy valiosa para impulsar la productividad en el lugar de trabajo. Sirve no sólo como una herramienta para una gestión eficaz de las personas, sino también como un medio para perfeccionar y aprovechar las habilidades necesarias para una comunicación óptima. ¿Cómo funciona? En una sesión de coaching, un coach ayuda a un coachee a identificar sus fortalezas y debilidades, permitiéndole así mejorar sus relaciones interpersonales dentro del entorno profesional.
Además, el business coaching es fundamental para dar un feedback correcto. Fomenta una cultura de mejora continua, donde los colaboradores están motivados para hacerse cargo de su desarrollo personal. Esta cultura es fundamental entre las estrategias prácticas para impulsar la productividad, ya que anima a todos a contribuir con su máximo potencial.
