¿Estás buscando las herramientas perfectas para facilitar el teletrabajo en tus equipos? Incluso antes de que el coronavirus llegara a nuestra sociedad, dos tercios de los trabajadores mundiales ya trabajaban desde casa como parte de su rutina laboral. Sin embargo, la rápida aceleración del COVID-19 ha provocado que este movimiento cobre fuerza y que muchas empresas hayan adaptado sus jornadas de trabajo al teletrabajo, y están descubriendo que dominar verdaderamente este tipo de colaboraciones digitales y mantener la productividad puede ser difícil si no se dispone de un plan para su organización.

Establecer un espacio de trabajo en casa

En Speexx, la primera plataforma inteligente de aprendizaje de idiomas, estamos comprometidos con potenciar la comunicación empresarial para las empresas internacionales gestionando plantillas globales. Los entornos de trabajos digitales y los equipos virtuales son nuestra base, y ayudamos a crear y apoyar en todas las organizaciones.

Ahora más que nunca, que los trabajadores no pueden acudir a la oficina personalmente y no se recomienda tampoco acudir a clase, las organizaciones, por tanto, deben prepararse para establecer un sistema integrado de trabajo remoto. Para ayudar a mejorar esta situación, compartimos aquí nuestras recomendaciones de herramientas y consejos para establecer un entorno de trabajo a distancia entre los equipos.

Herramientas básicas y gratuitas para trabajar desde casa

Microsoft y Google son dos de las muchas empresas que ofrecen infinidad de herramientas gratuitas de trabajo online que permiten las videoconferencias y la colaboración entre los equipos a tiempo real. Microsoft Office 365 dispone de los programas de Office como Word y Excel. Y en el caso de Google, ofrece G Suite con una suscripción empresarial que incluye Google Drive con herramientas de productividad populares como son Google Docs y Google Sheets.

Además, otras empresas de tecnología se han unido en una misma página bajo lo que han denominado Open for Business, en la que cada empresa detalla cómo ayudará a las empresas más pequeñas de todo el mundo a habilitar herramientas de trabajo a distancia durante este periodo. Entre ellas están:

  • Cloudflare: permite a los empleados conectarse de forma segura a las aplicaciones corporativas desde sus casas. Para esta ocasión extraordinaria, ofrecen de manera gratuita 500 licencias para integrar con Teams para pequeñas empresas hasta el 1 de Septiembre, así como un formación inicial en la plataforma también gratuita.
  • Box: esta plataforma de colaboración online permite el intercambio seguro de archivos de forma gratuita durante 3 meses para el plan de negocios de las empresas e incluye almacenamiento ilimitado, acceso desde dispositivo móvil y reportes avanzados de usuarios y seguridad.
  • Webex: este servicio de videoconferencia de Cisco está ampliando sus servicios para los clientes actuales de la plataforma. Esto incluye el uso ilimitado sin restricción de tiempo, el apoyo a más de 100 participantes y conexión telefónica gratuita.
  • Zoho: una plataforma que ofrece, en una sola web, procesamiento de texto, hojas de cálculo, bases de datos, hacer videoconferencias y más. Zoho está ofreciendo su línea de productos remotos de forma gratuita a todos los nuevos clientes hasta el 1 de Julio de 2020.

Plataformas de videoconferencia

Ambas compañías también ofrecen servicios de videoconferencia: Google con su plataforma de Hangouts, integrada en el G Suite para que los usuarios, incluso los que no pertenecen a la empresa puedan unirse directamente a estas llamadas desde los eventos de calendario o las invitaciones por correo electrónico. Microsoft, con su aplicación de Teams, que sustituye al Skype de negocios, permite hacer llamadas en grupo con un número mayor de personas y también la manipulación colaborativa de archivos en directo.

No muy alejada de Google y Microsoft, está la famosa plataforma Zoom, una de las aplicaciones de reuniones virtuales más populares a día de hoy. Incluye videoconferencias de alta calidad, compartir pantalla y funciones de chat. También cuenta con la funcionalidad de pantalla dividida, lo que permite ver a todos los participantes en la llamada a la vez, como si estuvieran sentados alrededor de una mesa de una reunión real.

Chat tools for remote work

Herramientas de Chat para teletrabajar

Para una comunicación básica con otros compañeros de trabajo, Microsoft ofrece el servicio de Teams, una herramienta sencilla para los que ya conocen Skype. Google, a su vez, dispone de su programa Hangouts Chat, facilitando a los equipos trabajar todos juntos aun estando en diferentes lugares.

Otra popular herramienta de chat es Slack. En esencia es una sala de chat para toda la organización, diseñada para reemplazar el correo electrónico como método de comunicación y con el fin de compartir documentos y archivos en línea. Sus conversaciones son privadas, encriptadas y seguras.

Tanto Teams como Slack permiten organizar la comunicación en grupos (por Equipos en Teams y por Canales en Slack), pero también permiten la comunicación privada entre usuarios. Y cada herramienta facilita el intercambio de archivos en la propia aplicación.

La mayor diferencia entre estos dos últimos servicios es que Slack tiene un set-up muy sencillo e intuitivo y requiere de menos esfuerzo para ponerlo en marcha. Y Teams está diseñado para empresas más grandes, con lo que se podría decir que es más complejo, pero se integra perfectamente con todas las demás aplicaciones del Office 365 potenciando el trabajo colaborativo multiplataforma.

Cloud storage for remote work environment

Almacenamiento en la nube para que el equipo trabaje en remoto

Los archivos adjuntos hacen que los emails puedan parecer la opción más lenta para la comunicación. El almacenamiento en la nube, especialmente en tiempos de teletrabajo, es la herramienta perfecta para compartir tanto documentos como archivos multimedia con todo el equipo.

Google Drive mantiene los archivos en una ubicación segura y centralizada, lo que permite a todos los que trabajan desde casa compartir documentos, presentaciones de diapositivas y hojas de cálculo.

Dropbox y Box son dos plataformas alternativas de almacenamiento en la nube que disponen de diferentes funcionalidades para la gestión de los equipos en remoto. A menudo pueden parecer competencia, pero Box está más enfocado a la empresa, mientras que Dropbox sirve más para usuarios individuales y pequeños empresarios o autónomos.

Todas estas herramientas permiten sincronizar archivos entre dispositivos, de modo que los trabajadores pueden verlos y actualizarlos desde cualquier lugar y dispositivo: teléfono, iPad y ordenador.

Herramientas para la gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a las personas y equipos a organizar, gestionar todas las tareas y a hacer un seguimiento eficaz de los proyectos. Gran parte de este software puede utilizarse online y de manera gratuita.

Un ejemplo es Wrike, un software online que proporciona una vista general de las tareas y su control a nivel empresa. Con ella se puede centralizar la comunicación, ver informes en tiempo real y actualizaciones del estado de los proyectos, colaborar en las planificaciones y plazos y también personalizar las vistas para filtrar las tareas con diferentes parámetros y ver sólo lo que interesa en cada momento.

Trello no dista mucho de lo que es Wrike, se trata de una aplicación de creación de listas en la web que permite organizar y priorizar proyectos de una forma flexible y personalizable. Al igual que con Wrike, Trello permite colaborar online en los proyectos, adjuntar archivos a las tareas, establecer plazos y mucho más.

Por último, otra alternativa es Asana, no parece tan sencilla como Trello y Wrike, pero ofrece más funcionalidades internas. Para la gestión de la preferencia en las tareas(si quieres especificar qué tareas se deben hacer antes que otras) por ejemplo, Asana es la favorita. Te permite actuar ante posibles imprevistos y cambiar los flujos de trabajo para hacerlos más favorables a la producción.

Otras herramienta sencillas y trucos para un teletrabajo eficiente

  • No demos por hecho que todo el mundo dispone de acceso a Internet en sus casas y busquemos ofrecer la posibilidad de proporcionar puntos de acceso móvil.
  • También es muy importante proporcionar a cada uno el hardware que necesite, un ordenador portátil como mínimo, así como un dispositivo móvil (con sus cargadores correspondientes). Y si el dispositivo no viniera con cámara web, proporcionarle una auxiliar.
  • Como el trabajo aun en casa deberá seguir siendo seguro, se debe asegurar que el acceso remoto a todos los bienes y servicios de la empresa a todos los colaboradores. Para ello, pueden utilizar una red privada (VPN), que están disponibles de muchas formas y tamaños.
  • En general, es buena idea establecer y acordar una política de trabajo remoto junto con un plan productivo, un plan de comunicaciones, un presupuesto, formación extra y apoyo para asegurar el acceso a internet y a los dispositivos de trabajo. La formación continua en soft skills para el teletrabajo puede ayudar a garantizar una transición rápida y sin problemas a todos los colaboradores, en este caso de crisis sanitaria como es el COVID-19.

Managing little colleagues in your home office

Teletrabajo con niños

Muchos de los trabajadores tendrán que lidiar con los niños en casa, por el cierre y cancelación de la actividad educativa en muchos territorios. Ser padre y empleado a la vez puede ser difícil en estas ocasiones. Especialmente si tus hijos utilizan el mismo ordenador o dispositivos que tú, asegúrate de que no borren ningún archivo de manera accidental o que envíen correos indeseados personales desde la cuenta de la empresa.

Para ello, creemos que sería útil compartir instrucciones sobre cómo configurar los controles parentales en los dispositivos:

Todavía no conocemos los efectos duraderos del coronavirus, y esperamos que su historia llegue pronto a su fin, pero tenemos la corazonada de que el teletrabajo ciertamente no va a desaparecer y menos a partir de ahora. Con estas herramientas y estrategias, la gestión de las plantillas en remoto no debería ser un problema, y quizás se presente como una oportunidad para un verdadero cambio hacia la Transformación Digital de las empresas y nos permite prepararnos para nuevas crisis sanitarias o problemas gobales de cualquier índole.

Resumiendo:

Para videoconferencias:

Para una Comunicación constante, chat:

Para el Almacenamiento en la nube:

Para la Gestión de proyectos y tareas:

Para Presentaciones y Cuestionarios:

Para una Formación continua con clases y tutoriales: