L’apprentissage et le développement (L&D) sont des éléments cruciaux pour que l’ensemble de l’organisation devienne compétitive et innovante, grâce précisément à l’acquisition de nouvelles compétences par les collaborateurs. Cependant, la mise en œuvre de la formation sur le lieu de travail n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Les spécialistes des ressources humaines doivent comprendre parfaitement les besoins de leur organisation et de leurs collaborateurs avant d’évaluer les besoins en formation et d’élaborer une initiative de L&D complète.
Pour bien comprendre les besoins de leur organisation et de leurs collaborateurs, il faut poser les bonnes questions, ce qui permet d’identifier les domaines à améliorer et de renforcer l’efficacité des programmes de formation.
Selon Alison Wood Brooks et Leslie K. John, professeurs à la Harvard Business School, poser des questions est une première étape précieuse qui peut déclencher une chaîne d’événements positifs. En posant les bonnes questions, une organisation :
- Encourage la formation et le partage
- Améliore l’innovation et les performances
- Renforce l’empathie et la confiance au sein des équipes
- Réduit les conflits et les malentendus
Tous les secteurs d’une organisation bénéficient du fait que les managers posent des questions sur leur équipe et leurs processus, et cela est particulièrement utile dans le domaine du L&D. En matière de formation sur le lieu de travail, les souhaits, les besoins et les frustrations des collaborateurs ne sont pas toujours clairs. Il est donc important de poser des questions qui vous aideront à comprendre comment faciliter au mieux les projets L&D et à améliorer votre gestion de la formation.
Évaluation des besoins en formation (TNA) pour une meilleure gestion de la formation
Les évaluations jouent un rôle crucial dans l’évaluation des performances de l’organisation et dans l’identification des domaines à améliorer. Trois types d’évaluation peuvent être utilisés à cette fin : l’évaluation organisationnelle, l’évaluation professionnelle et l’évaluation individuelle.
- L’évaluation organisationnelle permet d’évaluer les compétences, les connaissances et les aptitudes d’une agence, en identifiant ce qui est nécessaire pour résoudre les problèmes et les faiblesses tout en renforçant les forces et les compétences, en particulier pour les professions essentielles à la mission (MCO). Elle prend également en compte des facteurs externes tels que l’évolution démographique, les tendances politiques, la technologie et l’économie.
- L’évaluation professionnelle se concentre sur l’identification des lacunes dans les compétences, les connaissances et les aptitudes requises pour les groupes professionnels concernés. Elle recherche de nouvelles méthodes de travail susceptibles d’éliminer ces divergences ou ces lacunes et de soutenir la nouvelle orientation de l’agence.
- L’évaluation individuelle permet d’analyser dans quelle mesure chaque collaborateur s’acquitte de ses tâches et de déterminer sa capacité à effectuer un travail nouveau ou différent. Ce type d’évaluation fournit des indications précieuses sur les collaborateurs qui ont besoin d’une formation et sur le type de formation qui leur serait le plus bénéfique.
En utilisant ces trois types d’évaluation, les organisations peuvent acquérir une compréhension globale de leur performance et développer des solutions significatives pour améliorer leur efficacité globale.
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Identifier les lacunes en matière de compétences et de connaissances
Avant de commencer à élaborer des plans de cours et du matériel de formation, vous devez d’abord identifier les besoins de formation de vos collaborateurs en évaluant les lacunes en matière de compétences et de connaissances. Cela inclut les compétences linguistiques et les besoins en matière de coaching professionnel. Allez au fond des choses pour comprendre quels sont leurs besoins. Les initiatives de L&D seront d’autant plus efficaces qu’elles seront ciblées. Une fois que vous savez exactement quelles sont les connaissances manquantes, vous pouvez concevoir des programmes L&D meilleurs et plus spécifiques..
Au cours de cette phase d’évaluation des besoins en formation, posez des questions:
- Quelles sont les compétences nécessaires pour réussir au travail ?
- Quelles sont les compétences que les collaborateurs possèdent déjà ? Quelles sont les compétences qu’ils n’ont pas ?
- S’agit-il d’une compétence entièrement nouvelle ou les collaborateurs peuvent-ils s’appuyer sur des enseignements et des connaissances antérieurs ?
- Qu’est-ce qui pourrait empêcher les collaborateurs d’acquérir ces compétences ?
- Quels sont les obstacles internes et externes susceptibles d’affecter vos programmes de formation ?
En posant ces questions, vous pouvez découvrir non seulement les compétences qui manquent dans votre organisation, mais aussi les raisons de ces lacunes. C’est également l’occasion de mieux comprendre comment les compétences varient d’une équipe à l’autre et d’approfondir la question de la répartition des talents au sein de l’organisation.
Déterminer pourquoi de nouvelles compétences sont nécessaires
Il est également important d’évaluer vos besoins en formation au niveau de l’organisation. Bien sûr, il y a des lacunes évidentes à combler en matière de compétences, mais il doit aussi y avoir une raison derrière votre décision de faire progresser les collaborateurs. L’image de marque de l’employeur pourrait bien en être une.
À ce stade, posez des questions spécifiques sur la manière dont les nouvelles compétences, y compris les compétences linguistiques et le coaching professionnel, pourraient contribuer à la stratégie globale et à la croissance de l’organisation :
- Comment ces compétences seront-elles utilisées au quotidien ?
- Pourquoi ces compétences sont-elles utiles à votre organisation ?
- Comment ces compétences s’inscrivent-elles dans la mission et la vision de l’entreprise ?
- Comment ces compétences amélioreront-elles les fonctions au sein des équipes et des départements ?
- Si les collaborateurs n’acquièrent pas ces compétences, quel sera l’impact sur l’organisation ?
En gardant ces questions à l’esprit, vous pouvez évaluer plus directement les coûts et les avantages de vos programmes de formation et déterminer l’impact qu’ils auront sur les indicateurs clés de performance et les objectifs de votre entreprise.
Évaluer les efforts de formation précédents
Lors de l’évaluation des besoins en formation, il est essentiel que les professionnels des RH et du L&D s’efforcent de tirer les leçons des expériences passées, ce qui est facile à faire en adoptant une approche fondée sur le design-thinking. Le processus de prototypage et de test est un cycle sans fin qui permet aux organisations de s’améliorer continuellement, d’autant plus qu’il place les besoins de l’utilisateur au premier plan.
Lorsque vous étudiez des initiatives antérieures, posez des questions :
- Quand les collaborateurs ont-ils été formés à cette compétence pour la dernière fois (si c’est le cas) ?
- Quel a été le taux de réussite des programmes de formation précédents ?
- Comment la formation a-t-elle été introduite et diffusée ?
- La formation était-elle accessible à tous les collaborateurs ? Y a-t-il un élément du programme qui a pu constituer un obstacle pour certains collaborateurs ?
Comprendre qui doit être formé
Une fois que vous avez répondu aux questions générales, il est temps d’évaluer vos programmes de formation en fonction des besoins des personnes qui les utiliseront. Cela inclut la formation en langues et le coaching professionnel.
Posez les questions suivantes pour mieux comprendre les attentes et les capacités des collaborateurs :
- À qui s’adresse le programme de formation ? Est-il diffusé dans l’ensemble de l’entreprise ou est-il spécifique à un département, à un bureau régional ou à un collaborateur particulier ?
- Dans quel délai les salariés doivent-ils acquérir ces compétences ?
- Quel est un délai réaliste pour la formation, tout en tenant compte de la charge de travail actuelle des collaborateurs ?
- Comment s’assurer que la formation se déroule avec succès, sans que les apprenants ne s’ennuient ou ne se sentent dépassés ?
Savoir ce dont les apprenants ont besoin et ce qu’ils attendent d’un programme de formation – et tenir compte de la manière dont ils apprennent – peut vous aider à garantir le succès d’une initiative. En sachant exactement qui sera impliqué et ce qu’il devra apprendre, vous pouvez créer un programme de formation qui rendra la formation agréable et les objectifs réalisables.
Rendre la formation accessible à tous
La dernière étape de l’évaluation des besoins de formation de votre organisation concerne l’accès. Cela va des applications adaptées aux mobiles aux classes virtuelles, en passant par les modules d’apprentissage en petits morceaux qui facilitent le microapprentissage.
Lorsque vous déterminez le type d’accès dont vos collaborateurs ont besoin en matière de formation en langues et de coaching professionnel, posez la question :
- Quelles plateformes et quels appareils peuvent être utilisés pour accéder au matériel de formation ?
- Quels sont les formats de contenu mis à la disposition des apprenants ?
- Les collaborateurs peuvent-ils étudier le matériel de formation à leur propre rythme ?
- La formation est-elle suffisamment souple pour s’adapter à l’emploi du temps de chacun ?
- Le programme tient-il compte des antécédents des apprenants (culture, compétences linguistiques) ?
- Les collaborateurs peuvent-ils facilement demander de l’aide aux administrateurs des ressources humaines/de la formation ?
Plus l’apprentissage est facile et accessible, plus le programme sera couronné de succès. Les collaborateurs sont bien plus enclins à travailler sur de courtes vidéos qu’ils peuvent regarder sur une tablette ou un téléphone qu’à fouiller dans un LMS obsolète qui n’offre pas de feuille de route claire pour la formation.
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Évaluer les besoins en formation : Il n’y a jamais trop de questions
Pour élaborer un programme de formation efficace qui produise des résultats positifs, il est essentiel de poser les bonnes questions. En posant des questions perspicaces, vous pouvez mieux comprendre les besoins et les préférences de vos collaborateurs, ainsi que les objectifs et le calendrier de votre entreprise pour atteindre des objectifs spécifiques en matière de compétences. Une évaluation complète des besoins en formation est cruciale, et le fait de poser les bonnes questions peut augmenter vos chances de réussite.
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