Le travail à distance offre de nombreux avantages, mais s’accompagne de nombreux défis. Lisez les 5 leçons sur le travail à distance pour savoir comment nos collègues en Chine et en Italie ont maîtrisé l’art du travail à distance.

Les avantages du travail à distance

Travailler à distance peut être rafraîchissant, au début. Il offre de nombreux avantages : Flexibilité, plus de temps passé en famille, et le temps habituellement consacré aux trajets domicile-travail est redirigé vers d’autres activités plus agréables : fitness, lecture, voire une heure de sommeil supplémentaire.

Pour beaucoup d’entre nous, dans le monde entier, l’ordre de rester à la maison (et de travailler à domicile) a commencé il y a deux mois. Dans certaines régions de Chine, cependant, les restrictions relatives au confinement commencent tout juste à être levées, après la quarantaine la plus ambitieuse de toute l’histoire moderne : Plus de 760 millions de personnes ont été confinées chez elles pendant 45 jours.

Travailler à distance en Chine

On peut dire sans risque de se tromper que nos collègues de Speexx basés en Chine sont désormais bien rôdés au travail à distance, après plus d’un mois d’expérience. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils de Speexx China sur la manière de maintenir la productivité, la connexion et – ce qui est crucial – la positivité tout en travaillant à domicile.

Nous espérons que ces conseils vous guideront et vous donneront une lueur d’espoir, en écoutant directement ceux qui ont réussi à passer « de l’autre côté » du verrouillage obligatoire et du travail à distance.

Leçon 1 : Maintenir une communication efficace lorsque l’on travaille à distance

Speexx Italie est également en quarantaine depuis un certain temps – et continue à mener ses activités à l’intérieur. Cela dit, nos collègues en Italie ont gardé le moral ; Giulia Mendoliera, Head of Digital and Content chez Speexx Italie, a souligné que pour réussir dans le travail et la formation à distance, nous devons tous nous rappeler que tout se résume à une communication efficace.

« Une révolution copernicienne dans la communication était nécessaire, des plans éditoriaux à la ligne de communication interne », déclare-t-elle, pour aller à fond dans le travail à distance avec son équipe. « Le message doit être aussi rassurant que possible pour que les destinataires restent positifs et orientés ».

Giulia souligne que le véritable changement du travail de bureau au télétravail consiste moins à s’adapter à un nouvel espace physique, mais plutôt à s’adapter à un comportement différent – adopter une manière différente d’interagir avec les gens.

Leçon 2 : Soyez flexible en matière de communication lorsque vous travaillez à distance

En tant qu’organisation internationale, Speexx s’appuie sur la communication en ligne. Nous utilisons des outils comme Microsoft Teams, Outlook et Yammer pour rester en contact, et des logiciels comme Wrike et Jira pour la collaboration et la gestion de projets.

Lorsque le travail à domicile devient la norme, dans le monde entier, il est crucial de porter un regard plus attentif et plus critique sur les outils et la technologie que votre organisation utilise en matière de communication. Remettez-vous souvent en question : Est-ce le moyen le plus efficace pour nous de communiquer au-delà des frontières ?

La Chine se trouve dans une situation unique avec le  » Grand Pare-feu » – un ensemble de protocoles de censure stricts qui ont interdit de nombreux fournisseurs de médias sociaux dans le monde. Cela signifie que lorsque vous travaillez avec des entreprises ou des collègues en Chine, vous pouvez rencontrer des problèmes de technologie de réseau lorsque vous utilisez certaines plateformes de communication internationales. C’est pourquoi nos bureaux non chinois de Speexx ont également adopté certains réseaux sociaux et outils chinois comme WeChat pour pouvoir communiquer en interne avec nos collègues basés à Shanghai. Bien entendu, l’email reste un moyen de communication valable, mais WeChat permet des interactions un peu plus informelles, instantanées et intimes.

En bref : soyez prêt à adopter de nouveaux outils et de nouvelles habitudes pour assurer une communication forte, et préparez vos collaborateurs à faire de même. Vous pourriez même découvrir que vous préférez les applications de messagerie d’une autre culture à celles auxquelles vous êtes déjà habitué !

Leçon 3 : Préserver l’humanité quand on travaille à distance

Alors que le travail à domicile semble un luxe incroyable pendant les premières semaines, beaucoup de nos collègues ont exprimé des sentiments compréhensibles d’isolement, de solitude et un sentiment de « manque » – professionnellement et personnellement. En raison de l’incertitude des événements extérieurs et de la nécessité de s’adapter rapidement à un nouveau mode de vie, il existe un inévitable sentiment de perte, que les pays qui suivent l’exemple de la Chine ressentent également.

C’est pourquoi, en cette période de grande anxiété et d’isolement physique, nos collègues chinois nous rappellent qu’il est important de maintenir une communication aussi large que possible, de manière à imiter au mieux les interactions de la vie réelle. La façon la plus simple de le faire est d’allumer votre caméra lors des conférences virtuelles et d’encourager vos collègues à faire de même. Cela permet non seulement de faciliter le déroulement de vos réunions (grâce aux visuels, comme le fait de voir un collègue se pencher dans le cadre pour faire une annonce, éviter les interruptions et les silences gênants), mais aussi d’établir une connexion humaine. Il a également été prouvé que le fait de voir des visages familiers, même sur un écran, peut avoir un effet calmant.

En ces temps incertains, Giulia nous invite à garder à l’esprit que « chaque jour, nous devons aspirer à être la meilleure version de nous-mêmes. Pour nous et pour les autres ».

Leçon 4 : Soyez inclusif lorsque vous travaillez à distance

Pour les cadres en particulier, il est important d’être transparent et de tenir les employés informés. Les employés de votre organisation peuvent être confus et avoir peur de poser des questions sur des sujets tels que les congés de maladie ou les vacances lorsqu’ils travaillent à distance. Communiquez aussi souvent que possible vos attentes en matière de performances professionnelles, de délais, de politiques et d’objectifs de l’entreprise, afin que chacun commence son travail avec une compréhension claire et une confiance dans l’organisation. (Vous trouverez ici d’autres conseils spécifiques à la gestion des équipes à distance).

« Les rendez-vous et les plans initiaux ont fini par être retardés », déclare Lifan Xu, l’un de nos responsables marketing, en parlant des effets du verrouillage sur les affaires en Chine. « Dans un contexte de stagnation relative du travail et du développement, les employés peuvent être anxieux et éprouver un certain sentiment de perte. Elle a recommandé que les cadres renforcent réellement l’encouragement et le renforcement positif pendant les périodes de travail à distance incertaines comme celles-ci, afin de maintenir la motivation et la positivité des personnes.

Un nombre encore plus élevé de réunions serrées dans votre journée de travail peut ne pas sembler idéal, mais Giulia, mais Giulia nous signale que parce que son équipe en Italie augmentait le nombre de réunions par jour, les collègues prétendaient se sentir plus impliqués et motivés. L’augmentation de l’interaction au sein de l’équipe, en particulier avec l’activation de la vidéoconférence et l’affichage des visages, a permis à chacun de se sentir connecté aux autres.

« Le lien humain est l’ingrédient essentiel de toute recette de croissance d’une entreprise », ajoute Giulia. Et le « bon côté » de la situation est que [mon] équipe a maintenant moins peur de la confrontation… Après tout c’est l’objectif global de Speexx : renforcer les compétences en communication au-délà des frontières … et puis nous sommes tous sur le « même bateau ».

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Leçon 5 : Continuer à apprendre en travaillant à distance

Un autre état d’esprit que nous admirons vraiment chez nos collègues chinois : Ils sont passés d’une focalisation sur les projets et les priorités en cours (« business as usual ») à une amélioration simultanée de leurs propres compétences.

Lifan souligne l’augmentation de l’utilisation de notre « Speexx Academy » interne, dans laquelle nous proposons formations créés par nos soins sur des centaines de sujets : L’apprentissage des langues étrangères, bien sûr, mais aussi des trucs et astuces pour parler en public, des conseils sur l’utilisation de divers outils Internet, des listes de contrôle sur la façon de planifier et d’exécuter des événements, des conseils pour les nouveaux collègues, etc.

En effet, entre février et mars, l’activité de l’Académie Speexx a augmenté de 1340 % en Chine.

Selon Lifan, si le travail ralentit considérablement, le moment est venu pour les organisations d’intensifier et d’essayer la formation en ligne, afin de maintenir les compétences individuelles à un niveau élevé.

Après tout, même les périodes d’incertitude ont leur fin ; comme le dit Lifan, en citant un dicton chinois bien connu, « L’hiver finira par passer, et le printemps arrivera certainement ».

Et quand ce sera le cas, quelles nouvelles compétences devrez-vous faire valoir ?