Communication asynchrone : qu’est-ce que c’est ? Quand et comment l’utiliser

On vous pardonnera si le terme « communication asynchrone » vous laisse perplexe, mais il est presque certain que vous communiquiez d’ores et déjà de manière asynchrone en permanence.

Asynchrone est une façon élégante de décrire toute communication envoyée sans impliquer un retour immédiat. Typiquement, il peut s’agir d’un SMS, d’un mail ou d’autres plateformes de messagerie. Dans un contexte professionnel, la norme a généralement été de favoriser les interactions synchrones (directes et instantanées). Néanmoins, l’approche asynchrone a prouvé qu’elle pouvait stimuler la productivité de l’équipe, améliorer les processus de prise de décision et accroître la visibilité des projets importants dans les différentes fonctions de l’entreprise. L’utilisation efficace de la communication synchrone et asynchrone est essentielle au bon fonctionnement de toute équipe performante. Cet article explore le rôle de la communication asynchrone dans nos environnements de travail actuels, la place qu’elle occupe par rapport à la communication synchrone et la manière de trouver le bon équilibre entre ces deux méthodes de communication.

Communication asynchrone ou communication synchrone ?

Communication asynchrone

L’évolution vers des modèles de travail hybrides et à distance a donné naissance à un nouveau mode de travail où la communication asynchrone est devenue désormais la nouvelle norme. Recevoir des alertes au milieu de la nuit, autrefois considéré comme inapproprié, est maintenant devenu la norme car les équipes sont de plus en plus dispersées géographiquement. La distinction entre asynchrone et synchrone réside dans l’attente d’une réponse. Envoyer un mail à un collègue qui dort profondément dans un fuseau horaire aux antipodes du vôtre est acceptable, étant entendu que l’on ne s’attend pas à ce qu’il réponde immédiatement.

Communication synchrone

La communication synchrone exige une réponse immédiate et se caractérise par des interactions en temps réel, souvent menées en personne. Imaginez que vous entamiez une conversation avec une personne qui ne vous répond pas. L’absence de réponse serait généralement considérée comme inappropriée ou impolie.

La communication asynchrone favorise la qualité du travail

La communication asynchrone offre aux membres de l’organisation un environnement dans lequel ils peuvent se concentrer sur leurs tâches principales. Ce cadre permet d’atteindre des objectifs critiques et de franchir des étapes avec un minimum d’interruptions et des efforts plus ciblés. Bien que simple, l’importance de ce mode de communication est profonde, car il a un impact considérable sur l’efficacité du travail, en particulier dans les environnements éloignés où la concentration peut être optimisée. De nombreux collaborateurs exercent souvent un travail de meilleure qualité dans des environnements qui leur permettent de se concentrer, loin des exigences immédiates des réunions et discussions synchrones.

Synchrone ou asynchrone : des applications modernes pour marquer la différence

La communication asynchrone comble les lacunes temporelles et géographiques, lorsqu’une interaction immédiate entre les deux parties n’est pas toujours possible. Même dans des environnements de travail plus traditionnels, la communication asynchrone constitue l’épine dorsale des échanges professionnels quotidiens. Les outils et plateformes modernes favorisent les efforts de collaboration sans qu’une présence en simultané soit nécessaire. Des plateformes collaboratives telles que Monday.com, Trello et Wrike, ainsi que des applications de messagerie vidéo telles que Teams, Slack et Loom, sont accessibles à tout moment et fournissent des rapports d’état détaillés, s’adaptant ainsi à des horaires et des conditions de travail variés.

La plupart de ces applications peuvent également être utilisées pour la communication synchrone – ou en temps réel -, ce qui permet des échanges instantanés entre collègues, notamment par le biais de chat. Les sessions de collaboration peuvent se dérouler à distance ou en présentiel, ou encore les conversations sur des plateformes digitales telles que Zoom ou Slack. Ce mode permet de donner et de recevoir des réponses sur le champ.

Lorsque l’on compare la communication asynchrone à la communication synchrone, aucune des deux n’est substantiellement préférable à l’autre. Elles ont toutes deux leurs avantages et leurs inconvénients et conviennent à des scénarios différents. Examinons les forces et les faiblesses inhérentes aux deux méthodes de communication.

Les avantages de la communication asynchrone

• Accroît la concentration profonde et de la fluidité, car si elle est gérée efficacement, les collaborateurs passent moins de temps en réunion, ce qui leur donne plus d’occasions de se concentrer sur leurs tâches individuelles.
• Particulièrement avantageuse pour les équipes réparties sur différents fuseaux horaires, où la synchronisation peut s’avérer difficile. La communication asynchrone permet alors à chacun de recevoir les informations nécessaires en temps voulu et de manière pratique.
• Permet de conserver les échanges. Qu’il s’agisse de communication écrite ou d’utilisation d’outils de gestion de projet, le fait de garder une trace de tous les échanges simplifie le processus de révision des discussions ou des spécificités du projet à un stade ultérieur.
• Favorise une communication plus détaillée et plus affinée. Le temps de réflexion permet aux membres de l’équipe d’affiner leurs messages pour les rendre plus clairs et plus complets.
• Aide souvent à trouver de meilleures solutions. En permettant aux collaborateurs d’examiner les problèmes individuellement, on leur donne la possibilité d’élaborer des solutions plus réfléchies et plus efficaces.
• Permet aux membres des équipes de travailler pendant leurs heures les plus productives pour eux, que ce soit tôt le matin ou plus tard dans l’après-midi, maximisant ainsi la productivité et le rendement individuels.

Les défis de la communication asynchrone

Malgré ses nombreux avantages, la communication asynchrone n’est pas sans poser de problèmes, notamment le retard dans le retour d’information et le risque de diminution des interactions interpersonnelles, qui sont des éléments cruciaux à prendre en compte pour maintenir une dynamique d’équipe efficace.

• Les délais peuvent compliquer les choses en fonction de la nature du message ou du résultat escompté.
• Rédiger prend du temps ! L’élaboration de messages détaillés exige un investissement considérable en matière de temps.
• Les cloisonnements de l’information peuvent nuire à la clarté et à l’accessibilité. Lorsque les outils de communication sont fragmentés, il peut devenir difficile pour les membres d’une équipe de trouver les informations nécessaires ou de collaborer efficacement.
• Une diminution du sentiment d’appartenance entre les membres de l’équipe est un autre inconvénient. L’intégration d’exercices réguliers de renforcement de l’esprit d’équipe peut atténuer ce problème.
• Il est facile de passer à côté des subtilités véhiculées par les interactions en face à face, qui peut être déterminante dans les discussions nécessitant des nuances, telles que le retour d’information, les entretiens de performance ou la résolution de conflits. Opter pour des discussions en direct dans ces scénarios peut aider à combler le fossé de la compréhension.

Examinons maintenant les avantages et les inconvénients les plus courants de la communication synchrone (en temps réel, donc).

Les avantages de la communication en temps réel

• La résolution immédiate des problèmes est un atout indéniable de la communication synchrone, idéale pour traiter les questions urgentes ou trouver des solutions sur place.
• Elle améliore la communication directe, ce qui est particulièrement important pour aborder des sujets sensibles ou offrir un retour d’information constructif, minimisant ainsi les malentendus.
• Elle renforce les liens entre les différents collaborateurs grâce à des interactions régulières et personnelles, qui sont essentielles pour le moral de l’équipe et le développement de la carrière de chacun.
• En encourageant le brainstorming et la créativité, les discussions synchrones peuvent susciter des idées novatrices et favoriser un esprit de collaboration au sein de l’équipe.

Les défis de la communication en temps réel

• Les réunions fréquentes peuvent perturber le rythme de travail, briser la concentration et entraver la productivité individuelle.
• Les réunions manquent souvent d’un objectif défini, ce qui conduit à des rencontres potentiellement inutiles qui auraient pu être communiquées par messagerie instantanée ou par mail.
• Les idées et les tâches importantes discutées lors des réunions peuvent être négligées ou oubliées, surtout si elles ne sont pas correctement documentées et gravées dans le marbre.
• Une prise de décision hâtive peut se produire, certains membres de l’équipe pouvant prendre des décisions rapides sans avoir pleinement analysé les informations disponibles ou envisagé d’autres solutions.

Le seuil des 30 minutes

Des études récentes menées par le docteur Sahar Yousef, spécialiste des neurosciences à l’université de Berkeley, indiquent une baisse significative de la productivité des réunions après avoir atteint le seuil des 30 minutes. Le Dr. Yousef déclare :

« Nous avons découvert qu’après 30 minutes d’un appel vidéo, le cerveau subit une fatigue excessive, ce qui rend la concentration très difficile. Si vous devez prévoir des réunions plus longues ou des blocs de réunions, prenez le temps de faire une pause d’une minute ou deux au bout de cette première demi-heure. Cela aidera vraiment votre cerveau à se réinitialiser et à conserver de l’énergie pour les 30 minutes suivantes ».

8 conseils pour une communication asynchrone réussie dans votre environnement de travail

La communication asynchrone – lorsqu’elle est utilisée efficacement et combinée à la communication en temps réel – peut considérablement stimuler la productivité, permettre des périodes de travail plus ciblées et donner aux équipes la possibilité de hiérarchiser leurs tâches les plus urgentes. Chez Speexx, la valeur de la communication asynchrone pour augmenter la productivité et minimiser les tâches redondantes est bien reconnue. Pour les organisations qui découvrent cette méthode de travail, voici huit conseils fondamentaux à prendre en compte lors de la mise en place d’une approche structurée de la communication asynchrone.

1. Élaborez une stratégie de communication

Fournissez des directives claires sur les canaux à utiliser pour des types de messages spécifiques, quand préférer la communication asynchrone à la communication synchrone, comment et quand partager les mises à jour clés d’un projet, et les temps de réponse attendus pour les différents projets. Chez Speexx, cela inclut l’utilisation d’ode communication en personne et d’outils digitaux tels que Wrike pour les discussions asynchrones et Teams pour les requêtes immédiates.

2. Utilisez un espace de travail digital partagé

Optimisez la collaboration au sein de vos équipes en veillant à ce que toutes les informations relatives au projet soient centralisées. Cette approche permet de réduire les silos d’information et d’améliorer la visibilité sur qui fait quoi et quand. Chez Speexx, nous utilisons SharePoint, mais il existe de nombreuses autres plateformes qui remplissent la même fonction.

3. Utilisez les réunions de manière stratégique

Les réunions sont l’une des parties les plus délicates à mettre en place dans le cadre du travail à distance et méritent donc une attention particulière. Si les communications synchrones, comme les réunions, contribuent à maintenir la cohésion au sein d’équipes réparties dans le monde entier, elles doivent toujours avoir un ordre du jour et un objectif clairs afin d’éviter les pertes de temps. Définissez clairement ce qui justifie une réunion et ce qui peut être communiqué de manière asynchrone ; de simples mises à jour fonctionnent souvent aussi bien – voire mieux – qu’une réunion sans objectif précis. Il peut également être utile de mettre en place une journée sans réunion, comme le mercredi par exemple, pour permettre aux membres des équipes de travailler de manière ciblée et ininterrompue.

4. Partager les heures de travail

Invitez les membres de l’équipe à partager leur emploi du temps – en particulier dans le cas où ils seraient à distance – afin d’établir des attentes claires en matière de disponibilité et de temps de réponse.

5. Prévoyez des temps de concentration dédiés

Insistez sur l’importance de mettre temporairement en sourdine les notifications et de regrouper les réunions pour permettre des périodes de travail approfondies, sans être dérangé.

6. Aménagez des réunions volontaires

Créez des possibilités d’interaction en temps réel entre les membres de l’équipe à distance afin de favoriser un sentiment d’appartenance et de communauté, afin d’atténuer le sentiment d’isolement. Il peut s’agir de rencontres vidéo régulières ou de discussions d’équipe occasionnelles ouvertes à tous ceux qui le souhaitent.

7. Établissez des lignes directrices

Fournissez des exemples clairs des types de communication qu’il est préférable de traiter en temps réel ou de manière asynchrone, afin d’aider chacun à prendre des décisions éclairées sur la manière la plus efficace de communiquer en fonction des sujets.

8. Favorisez des réunions concises

Idéalement, les réunions en visio devraient durer moins de 30 minutes afin de maintenir l’engagement et la productivité. Prévoyez des pauses pour les réunions plus longues afin d’aider les participants à rester concentrés.

Principaux enseignements

Les modèles de travail à distance et hybrides influencent considérablement l’adoption de la communication asynchrone, les équipes à distance ayant tendance à privilégier les méthodes asynchrones. Toutefois, cette approche ne se limite pas aux environnements distants. Elle peut améliorer la productivité dans n’importe quel environnement de travail, y compris les bureaux traditionnels ou les réunions virtuelles via des plateformes telles que Zoom ou Teams.

Pour les managers d’équipes à distance, il est essentiel de trouver un équilibre entre les conversations principalement asynchrones et les possibilités d’interactions directes en face à face. Cet équilibre permet aux collaborateurs à distance de se sentir mieux intégrés et connectés à leur équipe.

L’adoption d’un modèle de communication asynchrone peut être très bénéfique pour votre équipe, en permettant des processus de travail efficaces, en favorisant une meilleure prise de décision et en améliorant la transparence globale ainsi que l’accessibilité des informations cruciales sur les projets. Cette méthode permet non seulement de rationaliser les flux de travail, mais aussi de faciliter le partage d’idées et d’informations entre les différentes fonctions de l’équipe.