Conduite du changement – devenir un expert !

À l’ère de la digitalisation, avec ses innovations et ses changements sociaux, les organisations font face à de profonds bouleversements et leur modèle est mis à rude épreuve.

Quelles sont les structures capables de s’adapter aux tendances, aux opportunités et aux défis émergents ? Quelles sont les entreprises qui ont réussi à développer des stratégies innovantes pour s’imposer sur un marché très concurrentiel, voire se positionner comme leaders de son secteur ? Et comment y parvenir ? La clé ici est la conduite du changement.

L’objectif ? Être prêt à répondre aux aspirations de tout en étant capable de suivre le rythme des exigences d’aujourd’hui. Mais comment fonctionne la conduite du changement et pourquoi est-elle si importante pour la pérennité du succès des entreprises ?

Cet article met en lumière les bases et les facteurs de succès de la conduite du changement en montrant comment les entreprises peuvent s’adapter avec succès.

Conduite du changement : les faits à connaitre

Qu’est-ce que la conduite du changement ? En termes simples, il s’agit de la gestion coordonnée du changement dans une entreprise. Elle englobe toutes les mesures et activités que les entreprises prennent pour établir des processus de changement.

La conduite du changement est une approche stratégique visant à gérer les évolutions dans une entreprise de manière efficiente, de manière aussi fluide que possible, en en tirant idéalement un maximum de bénéfices.

La différence entre le « changement » et la « transformation »

Le changement et la transformation sont deux termes fréquemment utilisés dans les entreprises pour décrire les processus d’évolution. Ils sont souvent comme interchangeables, mais il existe des différences importantes. On peut les distinguer à deux niveaux :

• Largeur et profondeur

Le changement fait référence à des ajustements ciblés, souvent mineurs, dans une entreprise. Il peut s’agir de modifications de systèmes, de structures ou de processus afin de résoudre des problèmes spécifiques, d’atteindre des objectifs précis ou d’apporter des améliorations. De tels processus de changement ont un point de départ et un point d’arrivée clairs. Ils sont généralement limités à un domaine spécifique de l’entreprise.

Exemple : Une entreprise change de fournisseur afin de réduire ses coûts.

La transformation est un processus complexe et complet. Il s’agit d’une réorganisation ou d’un repositionnement fondamental de l’entreprise, qui peut affecter la culture, l’identité, les valeurs ou la stratégie – une réorganisation de la « Structure génétique de base », pour ainsi dire – et affecte donc l’ensemble de l’organisation.

Exemple : Un constructeur automobile convertit entièrement sa production à l’électrique.

• Durée et horizon temporel

Le changement : est généralement à court terme et axé sur des objectifs déterminés. Il peut prendre des semaines, des mois ou un an, selon la complexité du processus.

La transformation : est un processus à long terme qui s’étend souvent sur plusieurs années, régulièrement sans fin clairement prédéfinie en matière de calendrier. Elle nécessite une approche stratégique à long terme et peut passer par différentes phases.

À quel type d’évolution la conduite du changement fait-elle référence ?

Il n’y a pas de définition rigide. En principe, chaque changement dans l’entreprise, aussi petit soit-il, nécessite un processus structuré et une gestion des changements. Néanmoins, lorsque la plupart des personnes pensent à la conduite du changement, elles ont tendance à penser à des évolutions profondes dans l’entreprise.

Dans un article de Personio, la conduite du changement est définie comme « la mise en œuvre de mesures sélectionnées pour modifier en profondeur les services ou l’ensemble de l’organisation et pour passer d’un état initial à un état cible défini. »

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de la conduite du changement ?

Certaines évolutions mondiales obligent les organisations à s’adapter, que ce soit pour survivre sur des marchés hautement concurrentiels ou pour se démarquer de la concurrence et innover. Il s’agit notamment de :

• Digitalisation et progrès technologique : la transformation digitale (et on parle bien de transformation ici !) fait désormais partie intégrante des organisations. Les entreprises doivent adapter leurs modèles économiques, leurs processus et leurs stratégies. Elles doivent investir dans les compétences digitales pour rester compétitives.
• Mondialisation des marchés : La mondialisation a permis d’intégrer les entreprises du monde entier dans les chaînes de valeur mondiales. Cela signifie que les entreprises doivent être en mesure de s’intégrer aux marchés internationaux et gérer des chaînes d’approvisionnement complexes.
• Mutations dans le monde du travail : Les attentes des collaborateurs ont changé. Selon le Baromètre de confiance Edelman «Rapport spécial : La confiance en milieu de travail « en 2022, pour 63% des salariés allemands, l’engagement d’une entreprise en faveur des questions sociales est un facteur décisif dans le choix d’un lieu de travail. Les entreprises doivent adapter leur culture d’entreprise et leurs valeurs pour attirer et retenir les talents.
• Changements écologiques : Le changement climatique et la raréfaction des ressources sont des défis incontestés à l’échelle mondiale. Le Rapport sur les risques mondiaux 2022 montre que la crise climatique est considérée comme la plus grande menace à long terme pour le monde – les entreprises doivent adopter des pratiques durables et adapter leurs chaînes d’approvisionnement pour rester compétitives et contribuer à la responsabilité sociale des entreprises.

Les managers et les RH en tant qu’experts du changement

Les managers et les RH jouent un rôle central en tant qu’experts du changement dans les organisations modernes. Leur tâche consiste à façonner les processus de changement et à s’assurer que les collaborateurs développent les compétences et la compréhension adéquates. Cela nécessite non seulement des connaissances techniques, mais aussi des compétences comportementales, du savoir-être. Il est de la responsabilité du département des ressources humaines et des managers de fournir les ressources et le soutien nécessaires pour que le processus de changement soit couronné de succès. Dans certaines organisations, il existe également des postes dédiés à la conduite du changement.

Incidemment, les changements dans une entreprise peuvent être initiés à la fois au niveau de la direction (top-down) et du terrain (bottom-up).

Les risques dans la conduite du changement

Le changement implique naturellement sa part de défis et de risques. Il est important de reconnaître et de comprendre ces risques afin d’y faire face efficacement. Certains des défis les plus courants dans la conduite du changement pouvant compliquer et ralentir les processus sont :

• Des priorités et des objectifs peu clairs
• Une planification insuffisante des ressources
• Un manque de communication et de transparence
• Un manque d’implication et de participation des équipes dans les processus décisionnels
• Une résistance due aux peurs et aux insécurités des collaborateurs, ainsi qu’à un manque de compréhension ou de conviction
• Un manque d’adaptabilité et de flexibilité pour faire face au changement.
• Des difficultés d’intégration de nouvelles technologies ou de nouveaux systèmes.

Les facteurs de succès dans la conduite du changement

Afin de se prémunir contre ces risques, une conduite du changement réussie nécessite une préparation et une mise en œuvre ciblées, certains facteurs étant cruciaux pour garantir que les évolutions se déroulent efficacement et sans heurts. Il s’agit notamment de :

1. Fixer des objectifs : les processus réussis de changement sont fondés sur des objectifs ou des visions clairs. Ces objectifs servent de ligne directrice et de référence pour la réussite d’un processus de changement. Des objectifs clairs permettent à toutes les personnes concernées de s’orienter et de rendre les progrès compréhensibles.
2. Responsabiliser les collaborateurs : la participation de chacun est un facteur décisif pour la réussite des processus de changement. En les impliquant à un stade précoce, vous augmentez la probabilité qu’ils acceptent et soutiennent les changements. Des ateliers, des discussions et des possibilités de retour d’information favorisent la coopération et le dialogue entre les collaborateurs et les managers.
3. Développer les équipes : la conduite du changement nécessite l’engagement de toutes les personnes impliquées. Des activités de team building sont adaptées pour améliorer l’esprit d’équipe et promouvoir la coopération et l’engagement.
4. Coacher les managers : les managers jouent un rôle central dans la conduite du changement. Ils doivent non seulement montrer l’exemple en matière d’évolution, mais aussi guider leurs équipes tout au long du processus. Le coaching d’entreprise est une méthode efficace pour préparer les managers à leur rôle dans ces processus de changement et leur fournir les compétences et les outils nécessaires.
5. Avoir les bonnes compétences comportementales : la gestion de conflit, la communication, l’agilité et l’intelligence émotionnelle sont cruciales pour la réussite de la conduite du changement. Nous y reviendrons.
6. Adopter les bonnes méthodes : un changement réussi nécessite une approche systématique. Celle-ci s’appuie sur des méthodes et des outils éprouvés pour structurer le processus de changement. L’utilisation de processus et d’étapes clairement définis permet de façonner le changement de manière efficace et efficiente tout en minimisant les risques et les obstacles.

Top 5 des soft skills pour la conduite du changement

Les bons savoir-être sont cruciaux pour un changement réussi :

• Gestion de conflit : les conflits sont monnaie courante dans les processus de changement. Il est essentiel de les traiter de manière constructive pour faire avancer le processus sans heurts. Une gestion efficace des conflits nécessite notamment de la communication et de l’empathie.
• Communication : des mises à jour régulières et des messages clairs contribuent à réduire l’incertitude et à instaurer la confiance.
• Agilité : les changements peuvent survenir de manière inattendue et nécessitent un haut degré d’agilité de la part de toutes les personnes impliquées. L’agilité, c’est être capable de s’adapter et de réagir de manière flexible aux nouveaux éléments.
• Intelligence sociale : cette compétence permet de comprendre des relations sociales complexes et de prendre en compte les besoins et les sentiments des collaborateurs. L’intelligence sociale permet aux managers d’entrer en contact avec les personnes touchées par le changement et de les aider à accepter et à soutenir les changements.
• Leadership : Les managers sont généralement la force motrice du changement. Des objectifs clairs et une forte motivation sont essentiels pour réaliser les changements souhaités.

Bien sûr, il ne s’agit pas ici d’une liste complète, et d’autres compétences comportementales peuvent être judicieuses en fonction du contexte.

Les bonnes méthodes

Des processus clairement définis et structurés sont essentiels à la réussite de la mise en œuvre du changement. Différentes approches ont été développées pour structurer et optimiser ces processus.

Planification des processus de changement : de la stratégie à la tactique

De nombreux modèles suivent les grandes étapes de la planification, de la gestion, du contrôle et de la stabilisation. La première étape décisive de la conduite du changement est donc la planification. Après tout, un changement réussi nécessite non seulement une vision, mais aussi une stratégie détaillée sur la façon dont elle doit être mise en œuvre. Mais quelle est la différence entre la stratégie et la tactique ?

Une stratégie est le plan global pour atteindre un objectif. Il définit la direction que l’entreprise doit prendre pour réaliser les changements souhaités. Il s’agit d’une réflexion à long terme et de lignes directrices claires pour l’ensemble du processus de changement – la conduite du changement dans son ensemble est une approche stratégique ! Les tactiques, quant à elles, sont des mesures à petite échelle pour la mise en œuvre progressive d’une stratégie.

Dans une publication LinkedIn, l’expert en digitalisation Marcus Köhnlein décrit les différentes phases d’une stratégie de changement réussie à tous les niveaux :

• Annuel : il est recommandé de prendre le temps une fois par an de travailler sur les éléments clés du plan stratégique, la feuille de route d’exécution. C’est le bon moment pour se fixer de (nouveaux) objectifs à long terme et vérifier si vous êtes sur la bonne voie.
• Trimestriellement : passez en revue votre progression tous les trois mois et mesurez votre réussite. Vérifiez si les initiatives annuelles et les indicateurs de performance sont efficaces. Établissez des priorités et des objectifs clairs pour le prochain trimestre.
• Mensuel : définissez les responsabilités et analysez les résultats lors des réunions mensuelles. Discutez en détail de chaque priorité trimestrielle établies. Profitez de ce temps pour impliquer en détail toutes les parties-prenantes.
• Hebdomadaire/quotidien : les réunions hebdomadaires avec votre équipe sont utiles pour discuter des priorités. Analysez les chiffres clés, travaillez sur les priorités trimestrielles et traitez les problèmes urgents. Prenez quelques minutes chaque jour pour échanger avec l’équipe, pour ainsi identifier les obstacles et entendre la « voix » de vos collaborateurs.

L’approche étape par étape permet aux organisations de passer d’une stratégie à long terme à des mesures tactiques. Cela garantit que vos objectifs ne sont pas seulement sur le papier, mais qu’ils se traduisent bien dans la réalité des faits. La combinaison de la réflexion stratégique et de la mise en œuvre tactique est cruciale pour une conduite du changement réussie.

Êtes-vous prêt pour le changement ?

Dans un environnement économique en constante évolution, une conduite efficace du changement est essentielle à la réussite durable de l’entreprise – la capacité à gérer et à façonner efficacement le changement peut faire la différence entre la stagnation et la croissance. Le monde n’attendra pas : utilisez le changement comme une opportunité !