L’apprendimento e lo sviluppo (L&D) sono gli elementi cruciali per l’intera organizzazione che diventa competitiva e innovativa, grazie proprio all’apprendimento di nuove skills da parte delle persone. Tuttavia, implementare un percorso di formazione sul posto di lavoro non è così semplice come può sembrare. Gli specialisti delle risorse umane devono comprendere appieno le necessità della propria organizzazione e dei dipendenti, prima di valutare le necessità di formazione e sviluppare un’iniziativa L&D completa.
Comprendere appieno le necessità dell’azienda e dei dipendenti vuol dire anche porsi le giuste domande, che possono aiutare ad identificare aree di miglioramento e migliorare l’efficacia dei programmi L&D.
Secondo Alison Wood Brooks e Leslie K. John, professori alla Harvard Business School, porsi delle domande è un prezioso primo passo che può portare a risultati positivi. Attraverso le giuste domande, un’organizzazione:
- Promuove l’apprendimento e la condivisione
- Migliora l’innovazione e le prestazioni dei team
- Costruisce empatia e fiducia tra i team
- Riduce i conflitti
Ogni unità dell’organizzazione trae beneficio quando i manager pongono domande sulle persone e sui processi, e tutto questo è particolarmente prezioso nel campo dell’L&D. Quando si tratta di apprendimento sul posto di lavoro, le aspirazioni e i bisogni dei dipendenti non sono sempre chiari, quindi è importante fare le domande che ti aiutano a capire come facilitare al meglio i progetti di apprendimento e sviluppo, per migliorare la gestione della formazione.
Valutazione delle necessità di formazione (TNA) per una migliore gestione dell’apprendimento in azienda
Le valutazioni delle esigenze formative, svolgono un ruolo cruciale nell’analisi delle prestazioni organizzative e nell’identificazione delle aree di miglioramento. Esistono tre tipi di valutazioni che possono essere utilizzate per raggiungere questo obiettivo: valutazione organizzativa, valutazione occupazionale e valutazione individuale.
- La valutazione organizzativa considera le competenze, le conoscenze e le abilità principali utili nell’organizzazione, identificando ciò che è necessario per affrontare i problemi e le debolezze mentre potenzia i punti di forza e le competenze, specialmente per le Occupazioni Critiche per la Missione (MCO). Considera anche fattori esterni come i cambiamenti demografici, le tendenze politiche, la tecnologia e l’economia.
- La valutazione occupazionale si concentra sull’identificazione delle lacune nelle competenze, conoscenze e abilità richieste per i gruppi occupazionali analizzati. Cerca nuovi modi di lavorare che possano eliminare queste discrepanze o lacune e supportare la nuova direzione dell’azienda.
- La valutazione individuale analizza quanto bene i singoli dipendenti stanno svolgendo i loro lavori e determina la loro capacità di fare un lavoro nuovo o diverso. Questo tipo di valutazione fornisce preziose indicazioni sulla formazione di cui hanno bisogno i dipendenti.
Utilizzando questi tre tipi di valutazioni, le organizzazioni possono ottenere una comprensione completa delle loro prestazioni e sviluppare soluzioni significative per migliorare la loro efficacia complessiva.
Identificare le lacune di competenze e conoscenze
Prima di poter iniziare a sviluppare un piano di apprendimento, è necessario prima identificare le esigenze di formazione delle persone, valutando sia le lacune che le competenze e le conoscenze. Questo include le competenze linguistiche e le necessità di coaching aziendale. Scava nei dettagli per capire quali sono le loro necessità. Più sono focalizzate le iniziative L&D, più saranno efficaci. Una volta che hai capito esattamente quali competenze sono più lacunose, allora sarai in gradi di progettare programmi migliori e più specifici per l’apprendimento e lo sviluppo.
Durante questa fase di valutazione delle esigenze di formazione, puoi chiedere:
- Quali competenze sono necessarie per avere successo sul lavoro?
- Quali competenze hanno già i dipendenti?
- Quali competenze non hanno?
- Cosa potrebbe impedire ai dipendenti di apprendere queste competenze?
- Quali ostacoli interni ed esterni potrebbero influenzare i tuoi programmi di formazione?
Ponendoti queste domande, puoi scoprire non solo quali competenze mancano nella tua organizzazione, ma anche perché esistono queste lacune. Questo è anche il momento ideale per acquisire informazioni su come le competenze variano tra i team e per esaminare più a fondo la distribuzione dei talenti all’interno dell’organizzazione.
Comprendere perché sono necessarie nuove competenze
È inoltre importante valutare le esigenze di formazione a livello organizzativo. In questo stadio, fai domande specifiche su come le nuove competenze, compresa la competenza linguistica e il coaching aziendale, potrebbero contribuire alla strategia e alla crescita complessiva dell’organizzazione:
- Come verranno utilizzate queste competenze quotidianamente?
- Perché queste competenze sono preziose per la tua organizzazione?
- Come si allineano queste competenze con la missione e la visione dell’azienda?
- Come queste competenze miglioreranno le funzioni attraverso i team e i dipartimenti?
- Se i dipendenti non apprendono queste competenze, quale sarà l’impatto sull’organizzazione?
Tenendo a mente queste domande, puoi valutare in modo più diretto i costi e i benefici dei tuoi programmi di formazione e determinare quanto impatto avranno sui KPI e sugli obiettivi della tua azienda.
Valuta i precedenti investimenti sulla formazione
Nel valutare le necessità di formazione, è essenziale che i professionisti delle risorse umane e L&D mirino a imparare dalle esperienze passate, attraverso l’azione del design thinking. Il processo di prototipazione e testing è un ciclo infinito che consente alle organizzazioni di migliorare continuamente, soprattutto perché pone al primo posto le esigenze dell’utente.
Quando analizzi le iniziative passate, chiediti:
- Quando è stata l’ultima volta (se mai) che i dipendenti sono stati formati per questa competenza?
- Qual è stato il tasso di successo dei precedenti programmi di formazione?
- Come è stata introdotta e distribuita la formazione?
- La formazione era accessibile a tutti i dipendenti?
- C’era qualcosa nel programma che potrebbe essere stato un ostacolo per alcuni dipendenti?
Capire chi ha bisogno di formazione in azienda
Una volta risposto alle domande è il momento di valutare i tuoi programmi di formazione in base alle esigenze degli individui che dovranno adottarli nella propria pratica quotidiana. Questo include la formazione linguistica e il coaching aziendale.
- Prova a fare queste domande per capire meglio le aspettative e le capacità dei dipendenti:
- Per chi è pensato il programma di formazione?
- Viene distribuito in tutta l’azienda o è specifico per un dipartimento, un ufficio regionale o un singolo dipendente?
- Quanto velocemente i dipendenti hanno bisogno di acquisire queste competenze?
- Qual è un lasso di tempo realistico per l’apprendimento, tenendo in considerazione l’attuale carico di lavoro dei dipendenti?
- Come puoi garantire che la formazione venga completata con successo, senza che i discenti si sentano annoiati o sopraffatti?
Conoscere ciò di cui i discenti hanno bisogno e desiderano da un programma di formazione – e tenendo conto del modo in cui apprendono – può aiutarti a garantire il successo di un’iniziativa. Conoscendo esattamente chi sarà coinvolto e cosa dovrà imparare, puoi creare un programma di formazione che rende l’apprendimento piacevole e i risultati raggiungibili.
Rendi la formazione accessibile a tutti
L’ultimo passo nella valutazione delle esigenze di formazione della tua organizzazione riguarda l’accesso. Questo include tutto, dalle applicazioni compatibili con i dispositivi mobili, alle aule virtuali compresi i moduli di apprendimento brevi che facilitano il microlearning.
Nel determinare quale tipo di accesso i tuoi dipendenti hanno bisogno per la formazione linguistica e il coaching aziendale, chiedi:
- Su quali piattaforme e dispositivi è possibile accedere al materiale di formazione?
- Quali formati di contenuto sono disponibili per i discenti?
- I dipendenti possono lavorare sul materiale formativo in base alle proprie disponibilità?
- La formazione è abbastanza flessibile da adattarsi ai programmi individuali?
- Il programma tiene conto del background dei discenti (cultura, competenza linguistica)?
- Quanto facilmente i dipendenti possono chiedere aiuto a HR/amministratori di formazione?
Più facile e accessibile sarà l’apprendimento, più successo avrà il tuo programma di formazione. I dipendenti sono molto più propensi a lavorare attraverso brevi video che possono guardare su un tablet o telefono, rispetto che utilizzare un LMS obsoleto che non offre una chiara roadmap di apprendimento.
Valutazione delle esigenze di formazione: le domande non sono mai troppe
Per sviluppare un programma di formazione efficace che produca risultati positivi, è essenziale porsi le giuste domande. Attraverso domande perspicaci, puoi ottenere una migliore comprensione delle esigenze e delle preferenze dei dipendenti, nonché degli obiettivi della tua azienda e della tempistica per raggiungere specifici obiettivi basati sulle competenze. Una valutazione completa delle esigenze di formazione è fondamentale, e fare le domande giuste può aumentare le tue probabilità di successo.
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