5 consigli per lavorare da remoto: l’esperienza di Speexx Cina e Speexx Italia

Il lavoro da remoto offre innumerevoli vantaggi nonostante le notevoli sfide da affrontare. In questo articolo condividiamo 5 consigli utili per lavorare in smart working, grazie alla testimonianza dei colleghi di Speexx Cina e Speexx Italia rispetto a quanto i team abbiano imparato dalla collaborazione a distanza.

I vantaggi dello Smart Working

Lavorare da remoto può rivelarsi una grande opportunità. Maggior flessibilità, tempo per la famiglia, per se stessi e qualche mezz’oretta un più di sonno.

Per la stragrande maggioranza delle persone, l’obbligo di confinamento a casa e l’adozione dello smart working ha avuto inizio a marzo 2020. Nello stesso periodo in alcune zone della Cina, coinvolta in una delle quarantene più importanti della storia moderna (più di 760 milioni di persone nelle proprie case per almeno 45 giorni), i governi hanno iniziato ad abolire le restrizioni sul lockdown.

Lavorare da remoto in Cina

Con mesi di esperienza alle spalle, possiamo indubbiamente affermare che i nostri colleghi cinesi possono dirsi esperti di telelavoro. Di seguito trovate alcuni suggerimenti utili per mantenere alta la produttività, la connessione intra-team e (aspetto di cruciale importanza) la positività durante il normale svolgimento delle attività da casa.

La nostra speranza è che questi consigli forniscano una guida valida per chi oggi sta affrontando una situazione lavorativamente delicata.

1. Scegli una comunicazione efficace

Anche Speexx Italia è rimasta in lockdown per qualche tempo. Il confinamento è durato quasi tre mesi e la maggior parte delle attività, tutt’oggi, vengono svolte da casa.

Il morale dei nostri colleghi in Italia è rimasto comunque alto. Giulia Mendoliera, Head of Digital and Content in Speexx, ha sottolineato che per avere successo nel lavoro e nell’apprendimento a distanza non bisogna dimenticare l’importanza di una comunicazione efficace.

“Tutte le ragioni del mondo hanno torto se le spieghi male. Speexx è da sempre ben equipaggiata in termini di lavoro agile. Una delle prime impressioni avute fin da subito è che il vero cambiamento non riguarda tanto l’adattarsi a nuove modalità di lavoro, ma ad un diverso modo di interagire. Ancora una volta, it’s all about communication. È risultata necessaria una rivoluzione copernicana della comunicazione, dai piani editoriali alla linea comunicativa interna. Il messaggio dev’essere il più rassicurante possibile per garantire ai destinatari di mantenere positività e orientamento. Ricordiamoci che il confronto è sempre “F2F”, a cambiare è solo la modalità della presenza” – ha dichiarato Giulia in una recente intervista.

2. Assicurati che la comunicazione sia flessibile e versatile

Speexx, azienda internazionale, si affida da tempo alla comunicazione online. In particolare, si serve di strumenti quali Microsoft Teams, Outlook e Yammer per rimanere in contatto e software come Wrike e Jira per la collaborazione e la gestione dei progetti su scala globale.

Quando il lavoro da casa diventa la norma in ogni parte del mondo, è fondamentale volgere uno sguardo più attento e critico alla tecnologia e agli strumenti da utilizzare per la comunicazione a distanza. Chiediti spesso se quello che stai utilizzando è davvero il modo più efficace per comunicare oltre confine.

La Cina si trova in una situazione unica con il ‘Great Firewall’, una serie rigorosa di protocolli di censura che ha vietato l’accesso a molti fornitori media. Quando si lavora con aziende e colleghi cinesi è possibile riscontrare problemi legati alla rete. Per questo motivo, anche nei nostri uffici Speexx non localizzati in Cina utilizziamo social network e tool cinesi (es. WeChat) per la comunicazione interna con i colleghi di Shanghai. La mail, ovviamente, è ancora un mezzo valido di comunicare ma WeChat consente interazioni più istantanee e dirette.

In breve: preparati ad adottare nuovi strumenti per garantire una comunicazione efficace e assicurati che i tuoi colleghi e collaboratori facciano altrettanto. Potresti persino scoprire di preferire le app di messaggistica istantanea.

3. Non tralasciare l’aspetto umano

Se da un certo punto di vista lavorare da remoto ci è sembrato un lusso nelle prime settimane di lockdown, nei giorni a seguire molti colleghi hanno condiviso comprensibili sentimenti negativi e la sensazione di aver perso qualcosa sia dal punto di vista professionale sia personale. Tenendo conto dell’incertezza e della necessità di adattarsi rapidamente a un nuovo stile di vita, è affiorato un inevitabile senso di perdita generale.

È per questa ragione che, in un momento di ansia e isolamento fisico, i nostri colleghi cinesi ci ricordano quanto sia importante mantenere il massimo livello di comunicazione in modo tale da emulare le interazioni della vita reale. Il modo più semplice per farlo è accendere la videocamera durante le riunioni e incoraggiare i colleghi a fare altrettanto. Questo non consente soltanto di far funzionare meglio le riunioni (i segnali visivi aiutano ad impedire interruzioni e silenzi imbarazzanti) ma anche di stabilire una connessione “più umana”. Inoltre, è stato dimostrato che interagire con volti familiari, anche tramite schermo, può avere un effetto calmante.

In questi tempi incerti, Giulia ci ha chiesto di tenere a mente che “ogni giorno dobbiamo aspirare a essere la migliore versione di noi stessi. Per noi e per gli altri.”

È risultato importante raccogliere best practices sia interne sia esterne all’organizzazione. L’estroversione è fondamentale, i feedback, la condivisione. Il lato positivo è che oggi abbiamo meno paura del confronto, siamo “obbligati” a partecipare a molte più riunioni, a potenziare le nostre skill comunicative oltre confine, specie perché noi lavoratori moderni tendiamo ad essere autonomi, ma non solitari.

In questo periodo specialmente, il lavoro per noi privilegiati smart worker, impone lucidità e responsabilità. È un concetto che passa anche banalmente dal modo di porsi in termini estetici, per non permettere alla trascuratezza di vincere la battaglia al rispetto per noi stessi.“

4. Sii inclusivo

È importante essere trasparenti e tenere i dipendenti informati, suggerimento valido soprattutto per i manager. I dipendenti potrebbero sentirsi spaesati e avere il timore di chiedere un congedo per malattia o un giorno di ferie. Perché i dipendenti ripongano fiducia nell’organizzazione è fondamentale comunicare sin da subito quali siano gli obiettivi, le nuove politiche aziendali, le aspettative e le scadenze.

“Gli appuntamenti e i progetti originali sono stati posticipati” ha dichiarato Lifan Xu, uno dei nostri responsabili marketing in Cina, quando ha parlato degli effetti del lockdown sulle attività. “In un ambiente in cui si percepisce uno stato del lavoro e dello sviluppo, i dipendenti potrebbero soffrire d’ansia e provare una sensazione di perdita.” Durante tutto il periodo in cui veniva svolto il lavoro da remoto, Lifan ha consigliato ai dirigenti di rivolgersi alle persone con espressioni incoraggianti e di adottare uno stile comunicativo positivo così mantenere le persone motivate.

Anche se, a prima vista, più riunioni inserite in una giornata lavorativa potrebbero non sembrare la soluzione ideale, Giulia Mendoliera ha riferito che il team ha mantenuto alta la motivazione anche grazie alle riunioni. L’incremento dell’interazione di gruppo e la scelta di attivare sempre la webcam, hanno consentito a tutti i membri dell’organizzazione di sentirsi più vicini nonostante la distanza.

“Internamente abbiamo potenziato il numero di incontri coi team, assicurandoci che tutti i membri fossero quotidianamente coinvolti nelle attività senza perdere la motivazione” ha aggiunto Giulia. “La connessione umana è l’ingrediente indispensabile per qualsiasi ricetta di crescita. Solo attraverso i contatti si genera conoscenza. L’unica cosa che ci completa è il sapere.“

5. Non smettere di imparare

Un altro tipo di approccio che ha funzionato si basa sulla certezza che, nonostante i numerosi progetti da gestire e le tante priorità da rispettare, ci sia stato un miglioramento simultaneo delle competenze.

Lifan ha riportato un aumento dell’utilizzo della “Speexx Academy” interna in cui offriamo consigli e tutorial su centinaia di argomenti: apprendimento linguistico, ovviamente, ma anche suggerimenti e trucchetti per parlare in pubblico, per usare vari tool, consigli per i nuovi colleghi in onboarding e così via.
A febbraio e marzo 2020, in Cina le attività di formazione sull’Academy Speexx sono aumentate del 1340%!

Lifan ha sostenuto che, sebbene il lavoro in certi casi stia rallentando considerevolmente, per le imprese è giunto il momento di intensificare e scegliere l’apprendimento a distanza con il fine di migliorare le competenze individuali ed aziendali. Dopotutto, anche i periodi di incertezza hanno una fine e, come ha dichiarato Lifan citando un noto detto cinese: “Alla fine, l’inverno passerà e lascerà sicuramente il passo alla primavera.”

Quando succederà, saranno necessarie nuove competenze.

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