L’arte del Change Management: come imparare a padroneggiare i cambiamenti!

In un’era caratterizzata dalla digitalizzazione, progresso tecnologico e il cambiamenti sociali, le aziende si trovano di fronte a profondi stravolgimenti, che possono metterne in difficoltà la crescita e la competitività. 

Quali sono le aziende che sono state in grado di adattarsi alle tendenze emergenti, alle nuove opportunità e alle sfide? Ed in che modo queste aziende sono riuscite a sviluppare strategie innovative per affermarsi in un mercato altamente competitivo o addirittura a posizionarsi come leader di mercato? Il segreto è nell’aver inglobato al loro interno la cultura del Change Management. 

In questo modo le organizzazioni riescono a stare al passo con le esigenze del presente, pur sapendo reagire produttivamente, ai cambiamenti futuri. 

Ma come funziona il Change Management, anche detta “gestione del cambiamento”, e perché è così importante per il successo (a lungo termine) delle aziende? 

Questo articolo esplora i principi fondamentali e i fattori di successo del Change Management e illustra come le aziende possono gestire con successo i cambiamenti. 

Il Change Management: cosa c’è da sapere 

Ma cosa si intende per Change Management? In parole semplici, si tratta della gestione coordinata dei cambiamenti all’interno di un’azienda ed include tutte le misure e le attività che le aziende intraprendono per modellare i processi di cambiamento. 

La gestione del cambiamento è un approccio strategico messo in atto dalle aziende, per gestire le novità repentine in modo efficiente, fluido ed efficace, per comprendere come trarne il massimo dei benefici. 

La differenza tra cambiamento e trasformazione 

Cambiamento e trasformazione sono due termini spesso usati nelle aziende per descrivere qualcosa di nuovo e disruptive (interno o esterno alle aziende stesse), che in qualche modo ne influisce i processi, la cultura, i prodotti, l’andamento di mercato, e altri aspetti. Sebbene talvolta vengano usati come sinonimi, ci sono differenze sostanziali che possono essere individuate su 2 livelli: 

L’ampiezza e la profondità 

Il cambiamento si riferisce a modifiche mirate, spesso piccole, che avvengono all’interno di un’azienda. Può trattarsi di cambiamenti nei sistemi, nelle strutture o nei processi, per risolvere problemi specifici, raggiungere obiettivi o apportare dei miglioramenti. Tali processi di cambiamento hanno un chiaro punto di inizio e di fine e si limitano di solito a una specifica area dell’azienda. 

Esempio: Un’azienda decide di cambiare un fornitore per risparmiare sui costi. 

La trasformazione è un processo complesso, globale e profondo. Si tratta di una ristrutturazione fondamentale o di un riposizionamento dell’azienda che può influenzare la cultura, l’identità, i valori o la strategia – praticamente una riforma delle fondamenta – che interessa di conseguenza l’intera azienda. 

Esempio: Un produttore di automobili decide di dedicarsi completamente alla produzione di veicoli elettrici. 

Durata e orizzonte temporale 

Cambiamento: i processi di cambiamento sono generalmente previsti nel breve termine e orientati agli obiettivi. Possono durare settimane, mesi o anche un anno, a seconda della complessità del processo. 

Trasformazione: le trasformazioni sono processi che si sviluppano lungo termine e che si estendono spesso nell’arco di diversi anni – spesso senza una fine ben definita. Richiedono un approccio di lungo periodo e possono passare attraverso diverse fasi. 

A quale tipo di cambiamento si riferisce il Change Management? 

Non ci sono definizioni rigide che dicono “Questo è Change Management e questo no” – in generale, ogni cambiamento, anche il più piccolo, all’interno di un’azienda richiede un processo per gestirlo di tipo strutturato. Tuttavia, la maggior parte delle persone associa il Change Management a cambiamenti profondi all’interno dell’azienda. 

In un articolo di Personio, il Change Management è definito come segue: “Il Change Management consiste nell’attuazione di misure ben definite per trasformare profondamente alcuni reparti o l’intera organizzazione e rivoluzionare una situazione iniziare per raggiungere degli obiettivi”. 

Perché le aziende hanno bisogno del Change Management? 

Alcuni cambiamenti disruptive costringono le aziende ad evolvere per adattarsi alle novità che comportano: sia per sopravvivere in mercati altamente competitivi sia per distinguersi dalla concorrenza e intraprendere nuovi business. Alcuni di questi cambiamenti possono riguardare: 

• Digitalizzazione e progresso tecnologico: La trasformazione digitale (e qui parliamo realmente di trasformazione!) è diventata parte integrante dell’economia. Le aziende per rimanere competitive devono adattare i loro modelli di business, processi e strategie ed investire nelle competenze digitali. 
• Globalizzazione dei mercati: La globalizzazione ha coinvolto aziende di tutto il mondo per introdurle in una “catena di valore globale”. Ciò significa che le aziende in questo contesto, devono essere in grado di rispondere alle richieste dei mercati internazionali attraverso filiere di approvvigionamento complesse. 
• Cambiamenti nel mondo del lavoro: Le aspettative dei lavoratori sono cambiate. Secondo il “Special Report: Trust In the Workplace” dell’Edelman Trust Barometer risalente al 2022, per il 63% dei lavoratori coinvolti nell’analisi, il fatto che un’azienda si impegni per questioni sociali è un fattore decisivo nella scelta del posto di lavoro. Le aziende devono adattare di conseguenza la cultura che le caratterizza e i propri valori, se desiderano attrarre e trattenere i talenti. 
• Cambiamenti ecologici: Il cambiamento climatico e la scarsità di risorse sono sfide indiscusse e impattano tutti. Il Global Risks Report 2022 mostra come la crisi climatica sia considerata come la più grande minaccia di lungo periodo per le aziende di tutto il mondo. Quest’ultime per crescere e prosperare devono adottare politiche di CSR, introducendo pratiche sostenibili e adattando di conseguenza le catene di approvvigionamento. 

Manager ed esperti di risorse umane come esponenti del “cambiamento”. 

Nelle realtà aziendali attuali, i leader e gli specialisti delle risorse umane svolgono un ruolo centrale come esperti del cambiamento. Il loro compito è quello di modellare i processi di change management e garantire che i dipendenti sviluppino le competenze e il know-how necessari per affrontare qualunque tipo di cambiamento in azienda. Questo richiede non solo una conoscenza tecnica, ma anche competenze sociali e comunicative – le cosiddette soft skills. Spetta alla funzione delle risorse umane e ai manager di fornire le risorse e il supporto necessari per realizzare con successo il processo di cambiamento necessario. In alcune aziende, esistono anche posizioni specifiche per gli esperti di change management. 

A tal proposit, i cambiamenti in un’azienda possono essere iniziati sia dalla dirigenza (top-down) sia dai dipendenti (bottom-up). 

I rischi di insuccesso nel Change Management 

I cambiamenti vanno di pari passo con le sfide e i rischi. È importante riconoscere e comprendere questi ultimi per poterli affrontare tempestivamente. Alcune delle sfide più comuni nel Change Management che possono complicare e rallentare i processi di cambiamento riguardano:

• Priorità e obiettivi poco chiari 
• Pianificazione delle risorse inadeguata 
• Comunicazione e trasparenza insufficienti 
• Scarso coinvolgimento e partecipazione dei dipendenti ai processi decisionali 
• Resistenza dovuta a paure e incertezze dei dipendenti, nonché a una mancanza di comprensione o convinzione 
• Limitata capacità di adattamento e flessibilità nel gestire i cambiamenti 
• Difficoltà nell’integrare nuove tecnologie o sistemi 

I fattori di successo del Change Management 

Per evitare questi rischi, una gestione del cambiamento  efficace richiede una preparazione e una implementazione mirata, in cui alcuni fattori sono cruciali per garantire che i cambiamenti avvengano in modo efficace e senza intoppi. Tra questi ci sono: 

• La definizione degli obiettivi: i processi di cambiamento di successo si basano su obiettivi chiari o sulle visioni. Questi obiettivi servono da guida e fungono da metro di misura per il successo del progetto di cambiamento. Obiettivi chiari forniscono un orientamento ben definito a tutti i partecipanti e rendono i progressi comprensibili. 
• L’empowerment delle persone in azienda: si tratta di un fattore decisivo per il successo dei processi di cambiamento. Se coinvolte sin dall’inizio, è più probabile che li accettino e ne supportino il corretto svolgimento. Workshop, discussioni e opportunità di feedback promuovono la collaborazione e il dialogo tra dipendenti e dirigenti. 
• Lo sviluppo del team working: il Change Management richiede l’impegno di tutti i partecipanti. Per migliorare il clima di squadra e promuovere la collaborazione e l’impegno, si adattano misure di team building. 
• Il coaching per i dirigenti: i dirigenti giocano un ruolo centrale nel Change Management. Devono non solo essere esemplari del cambiamento auspicato, ma devono anche essere in grado di guidare il proprio team attraverso il processo. Il coaching aziendale è un metodo efficace per preparare manager e dirigenti alla gestione in todo del processo di cambiamento.  
• Le giuste soft skills: la gestione dei conflitti, l’abilità di comunicare, l’approccio agile e l’intelligenza sociale, sono capacità cruciali in un processo di cambiamento di successo. 

• La scelta del metodo più consono: un Change Management di successo richiede un approccio sistematico: l’uso di processi chiaramente definiti e delle milestone contribuisce a rendere il cambiamento efficiente ed efficace e a minimizzare rischi e ostacoli nel processo di cambiamento. 

Top 5 soft skills essenziali nel Change Management 

Le soft skills importanti per chi assume il ruolo di Change manager sono:  

• Capacità di gestione dei conflitti: durante un processo di cambiamento aziendale, possono emergere delle situazioni conflittuali, diventa perciò cruciale in questi casi assumere un approccio costruttivo, attivando una corretta comunicazione e atteggiamento empatico.  
• Comunicazione: un dialogo basato su messaggi chiari, aiuta a ridurre le incertezze e a costruire rapporto di fiducia. 
• Approccio Agile: i cambiamenti possono arrivare in maniera inaspettata e un approccio Agile può aiutare ad adattarsi alle nuove condizioni e a reagire con un atteggiamento flessibile.  
• Intelligenza sociale: questa abilità permette di comprendere le relazioni sociali complesse e di considerare le necessità e i sentimenti delle persone, per supportarle nell’accettazione dei cambiamenti.  
• Competenza di leadership: i dirigenti sono spesso la forza trainante dietro i cambiamenti. Obiettivi chiari e motivazione sono essenziali per raggiungere i cambiamenti desiderati.

I metodi da adottare 

Per attuare un cambiamento aziendale di successo, è importante chiarire i processi e strutturarne i vari aspetti: molti metodi seguono i passaggi generali di pianificazione, gestione e controllo. Il primo passo cruciale in un processo di cambiamento è quindi la pianificazione. Perché un cambiamento di successo non richiede solo una visione, ma anche una strategia dettagliata su come realizzare questa visione. Ma qual è la differenza tra strategia e tattica? 

Una strategia è il piano complessivo per raggiungere un obiettivo. Stabilisce la direzione che l’azienda deve seguire per ottenere i cambiamenti desiderati. Include la capacità di ragione nel lungo periodo e linee guida per la definizione dell’intero processo di cambiamento – il Change Management nel suo complesso è un approccio strategico! Le tattiche, invece, sono azioni dettagliate per l’implementazione graduale di una strategia. 

Marcus Köhnlein descrive esemplificativamente su LinkedIn le fasi di una strategia di cambiamento di successo – dalla strategia alla tattica: 

• Annuale: È consigliabile dedicare tempo una volta all’anno per lavorare sugli elementi chiave del piano strategico e della roadmap di esecuzione. Questo è il momento giusto per stabilire (nuovi) obiettivi di lungo periodo e per controllare se si è sulla giusta strada. 
• Trimestrale: Verificare i progressi ogni tre mesi e misurare il proprio successo. Controllare l’efficacia delle iniziative e degli indicatori di performance annuali. Definire chiare priorità e obiettivi per il trimestre successivo. 
• Mensile: Stabilire responsabilità e risultati in riunioni mensili., dove discutere anche il dettaglio di ogni priorità. Utilizzare questo tempo per coinvolgere tutte le persone, nelle varie attività. 
• Settimanale/giornaliero: Le riunioni settimanali con il team sono utili per discutere le priorità. Analizzare gli indicatori di prestazione, lavorare sulle priorità per Q e affrontare questioni urgenti. Prendersi qualche minuto ogni giorno per scambiare idee con il team e identificare gli ostacoli. 

L’approccio graduale consente alle aziende di passare da una strategia di lungo termine a misure tattiche. Garantisce che gli obiettivi non restino solo sulla carta, ma vengano trasformati in realtà. La combinazione di pensiero strategico e realizzazione tattica è cruciale per un Change Management di successo. 

Prepararsi al cambiamento 

In un mondo degli affari in costante mutamento, un Change Management efficace è fondamentale per il successo sostenibile delle aziende– la capacità di gestire la complessità del cambiamento e plasmare efficacemente e di conseguenza la realtà aziendale, può fare la differenza tra stagnazione e crescita. Ricordate di sfruttare i cambiamenti come la vostra opportunità!