Comunicazione asincrona: cos’è, quando e come utilizzarla (sul lavoro e non solo)

Se le parole “comunicazione asincrona” che abbiamo messo nel titolo ti lasciano a bocca aperta, possiamo anche “perdonarti”, ma sappi che quasi sicuramente anche tu comunichi in modo asincrono per tutto il tempo.

Asincrono è un modo elegante per descrivere qualsiasi comunicazione inviata senza l’aspettativa di un riscontro immediato; in genere, ciò avviene tramite SMS, e-mail o altre piattaforme di messaggistica. In un contesto lavorativo, la norma è sempre stata quella di privilegiare le interazioni sincrone (dirette e istantanee); tuttavia, l’approccio asincrono ha dimostrato di incrementare la produttività del team, di migliorare i processi decisionali e di aumentare la visibilità di progetti significativi tra le varie funzioni.

L’uso efficace della comunicazione sincrona e asincrona è fondamentale per il buon funzionamento di qualsiasi team di successo.

In questo articolo esploriamo il ruolo della comunicazione asincrona nell’ambiente di lavoro odierno, la sua compatibilità con la comunicazione sincrona e come trovare il giusto equilibrio tra i due mezzi di comunicazione.

Comunicazione asincrona o comunicazione sincrona?

Comunicazione asincrona

Il passaggio a modelli di lavoro ibridi e remoti ha dato origine a un nuovo modo di lavorare in cui la comunicazione asincrona è ormai uno standard. Ricevere messaggi nel cuore della notte, un tempo considerati inopportuni, è ora diventato la norma, dato che i team sono più dispersi geograficamente. La distinzione tra l’aggettivo asincrono e sincrono sta nell’aspettativa nei confronti di una risposta: inviare un’e-mail a un collega che dorme profondamente in un altro fuso orario è accettabile con la consapevolezza che non ci si aspetta una risposta immediata.

Comunicazione sincrona

La comunicazione sincrona – come si può intuire dalla stessa parola che, dal greco, indica qualcosa che avviene nello stesso tempo – richiede una risposta immediata ed è caratterizzata da interazioni in tempo reale, spesso condotte di persona. Immagina di iniziare una conversazione con qualcuno che non risponde: la mancanza di risposta sarebbe generalmente considerata inappropriata o scortese.

La comunicazione asincrona favorisce la qualità del lavoro

La comunicazione asincrona offre ai membri del team un ambiente in cui concentrarsi sui propri compiti principali. Questa struttura consente di raggiungere gli obiettivi critici e le tappe fondamentali con interruzioni minime e sforzi più mirati.

Sebbene semplice, il significato di questo stile di comunicazione è profondo, in quanto offre un impatto sostanziale sull’efficacia del lavoro, in particolare in contesti remoti dove si può migliorare il livello di concentrazione. Molti lavoratori e lavoratrici spesso raggiungono la massima qualità di lavoro in ambienti che consentono loro di concentrarsi su quello che stanno facendo, lontano dalle richieste immediate delle riunioni sincrone.

Sincrona o asincrona: app moderne che colmano le lacune

La comunicazione asincrona consente di colmare i divari temporali e geografici, quando l’interazione immediata tra le due parti non è sempre possibile. Anche nei contesti lavorativi più tradizionali, la comunicazione asincrona costituisce la spina dorsale degli scambi professionali quotidiani. Gli strumenti e le piattaforme moderne supportano gli sforzi collaborativi senza la necessità di una presenza simultanea.

Piattaforme di collaborazione come Monday.com e Wrike, nonché applicazioni di messaggistica video come Teams e Loom, sono accessibili in qualsiasi momento e forniscono rapporti dettagliati sullo stato di avanzamento, adattandosi a orari e condizioni di lavoro diversi. La maggiorparte di queste app può essere utilizzata anche per la comunicazione sincrona (o in tempo reale), consentendo scambi istantanei tra colleghi. Le sessioni di collaborazione possono avvenire sia in remoto che in presenza fisica, oppure attraverso piattaforme digitali come Zoom o Slack. Questa modalità garantisce che le risposte siano date e ricevute nell’immediato.

Quando si confronta la comunicazione asincrona con quella sincrona, nessuna delle due è universalmente preferibile all’altra: entrambe hanno pro e contro e sono adatte a scenari diversi. Analizziamo i punti di forza e di debolezza di entrambi i modi di comunicare.

Vantaggi della comunicazione asincrona

Ma quali sono i vantaggi della comunicazione asincrona? Eccone alcuni:

• favorisce lo stato di profonda concentrazione e di flusso perché, se gestita in modo efficace, i membri del team trascorrono meno tempo nelle riunioni, il che dà loro più opportunità di concentrarsi sui loro compiti;
• è particolarmente vantaggiosa per i team che lavorano con fusi orari differenti, per i quali la sincronizzazione della comunicazione può essere difficile. La comunicazione asincrona garantisce che tutti ricevano le informazioni necessarie in modo tempestivo e conveniente;
• assicura che tutte le comunicazioni siano registrate. Che si tratti di comunicazioni scritte o di strumenti di gestione dei progetti, avere una registrazione di tutti gli scambi semplifica il processo di revisione delle discussioni o delle specifiche del progetto in un secondo momento;
• favorisce una comunicazione più dettagliata e chiara. Avere il tempo di riflettere permette ai membri del team di perfezionare i messaggi per renderli più chiari e completi;
• spesso porta a soluzioni migliori. Permettere ai membri del team di riflettere individualmente sui problemi dà loro la possibilità di sviluppare soluzioni più ponderate ed efficaci;
• permette ai membri del team di lavorare durante le ore (per loro) più produttive, che siano la mattina presto o il pomeriggio, massimizzando così la produttività e i risultati individuali.

Nonostante i suoi numerosi vantaggi, la comunicazione asincrona non è priva di sfide, tra cui il feedback ritardato e la potenziale diminuzione dell’interazione interpersonale, elementi cruciali da considerare per mantenere efficaci le dinamiche di gruppo.

Sfide della comunicazione asincrona

Quali sono queste sfide? Vediamone alcune:

• i ritardi possono complicare le cose, a seconda della natura del messaggio o del risultato che si intende raggiungere;
• scrivere richiede tempo! La stesura di messaggi dettagliati richiede un notevole investimento di tempo;
• I silos informativi possono oscurare la chiarezza e l’accessibilità. Quando gli strumenti di comunicazione sono frammentati, può diventare difficile per i membri del team individuare le informazioni necessarie o collaborare in modo efficace;
• un altro svantaggio è che diminuisce tra i membri del team il senso di essere connessi tra di loro. L’inserimento di esercizi regolari di team-building può attenuare questo problema;
• è facile perdere le sfumature che hanno a che fare con l’interazione dal vivo, che possono essere fondamentali nelle discussioni che le richiedono. come il feedback o la risoluzione di conflitti. In questi casi, optare per discussioni dal vivo può aiutare a colmare il divario di comprensione.

Ora diamo un’occhiata ai pro e ai contro più comuni della comunicazione sincrona (ossia in tempo reale).

I vantaggi della comunicazione in tempo reale

Quali sono i vantaggi della comunicazione sincrona? Eccone alcuni:

• la risoluzione immediata dei problemi è un chiaro punto di forza della comunicazione in tempo reale, ideale per affrontare questioni urgenti o per trovare soluzioni sul momento;
• migliora la comunicazione diretta, particolarmente importante per discutere di argomenti delicati o per offrire feedback costruttivi, riducendo al minimo i malintesi;
• rafforza i legami tra i membri del team attraverso interazioni regolari e personali, essenziali per il morale del team e lo sviluppo della carriera individuale;
• incoraggiando il brainstorming e la creatività, le discussioni in tempo reale possono stimolare idee innovative e promuovere uno spirito collaborativo all’interno del team.

Svantaggi della comunicazione sincrona

Quali sono invece i contro della comunicazione in tempo reale?

• le riunioni frequenti possono interrompere il ritmo di lavoro, spezzando la concentrazione e ostacolando la produttività individuale;
• le riunioni spesso non hanno un obiettivo definito, il che porta a incontri potenzialmente inutili su argomenti che avrebbero potuto essere comunicati tramite messaggistica o e-mail;
• le idee e i compiti importanti discussi durante le riunioni possono essere trascurati o dimenticati, soprattutto se non vengono documentati correttamente;
• si può incorrere in decisioni affrettate, con alcuni membri del team che potrebbero prendere decisioni rapide senza elaborare completamente le informazioni disponibili o considerare le alternative.

La comunicazione asincrona, se utilizzata in modo efficace e combinata con la comunicazione in tempo reale, può aumentare significativamente la produttività, consentire periodi di lavoro con maggiore concentrazione e permettere ai team di dare priorità alle attività più urgenti.

In Speexx, il valore della comunicazione asincrona per aumentare la produttività e ridurre al minimo le attività ridondanti è ben riconosciuto.

Per le organizzazioni che si avvicinano per la prima volta a questo modo di lavorare, ecco 8 consigli fondamentali da prendere in considerazione per impostare un approccio strutturato alla comunicazione asincrona.

Prima di vederli nel dettaglio, un ulteriore spunto che viene dalla neuroscienza.

La soglia dei 30 minuti

Studi recenti, condotti dalla dottoressa Sahar Yousef, neuroscienziata cognitiva dell’UC Berkeley, indicano un calo significativo della produttività delle riunioni dopo il raggiungimento della soglia dei 30 minuti. La dottoressa Yousef lo conferma:

“Abbiamo scoperto che dopo i 30 minuti di una videochiamata, il cervello si affatica eccessivamente, rendendo molto difficile la concentrazione. Se dovete programmare riunioni più lunghe o blocchi di riunioni, fate una pausa di un minuto allo scadere dei 30 minuti. Aiuterà davvero il cervello a resettarsi e a mantenere l’energia per i 30 minuti successivi”.

8 consigli per una comunicazione asincrona di successo sul luogo di lavoro

1. Elabora una strategia di comunicazione

Fornisci linee guida chiare su quali canali utilizzare per un determinato tipi di messaggi, quando preferire la comunicazione asincrona a quella sincrona, come e quando condividere gli aggiornamenti chiave del progetto e i tempi di risposta previsti per i vari progetti.

In Speexx, questo include l’uso di strumenti digitali e di persona come Wrike per le discussioni di lavoro asincrone e Teams per le domande immediate.

2. Utilizza uno spazio di lavoro digitale condiviso

Ottimizza la collaborazione del team assicurando che tutte le informazioni sul progetto siano centralizzate. Questo approccio aiuta a ridurre i silos informativi e a migliorare la visibilità su chi sta facendo cosa e quando.

Noi di Speexx usiamo SharePoint, ma ci sono molte altre piattaforme che servono allo stesso scopo.

3. Usa le riunioni in modo strategico

Le riunioni sono una delle parti più difficili da gestire nelle configurazioni di lavoro a distanza e meritano quindi un’attenzione particolare.

Sebbene le riunioni sincrone aiutino a mantenere la coesione all’interno dei team sparsi in tutto il mondo, devono sempre avere un ordine del giorno e uno scopo chiari per evitare perdite di tempo. Stabilisci chiaramente cosa richiede una riunione e cosa può essere comunicato in modo asincrono; i semplici aggiornamenti spesso funzionano altrettanto bene, o addirittura meglio, di una riunione senza uno scopo chiaro.

Può anche essere utile prevedere una giornata senza riunioni, come il mercoledì senza riunioni, per dare ai membri del team il tempo di lavorare in modo concentrato e senza interruzioni.

4. Condividi gli orari di lavoro

Invita i membri del team a condividere i loro orari, soprattutto in caso di lavoro da remoto, per stabilire aspettative chiare sulla disponibilità e sui tempi di risposta.

5. Programma tempi di concentrazione dedicati

Sottolinea l’importanza di disattivare le notifiche e di accorpare le riunioni per consentire periodi di lavoro profondi e indisturbati.

6. Incontri volontari

Crea opportunità di interazione in tempo reale tra i membri dei team da remoto per promuovere un senso di comunità e attenuare le sensazioni di isolamento. Ciò può avvenire attraverso incontri in video regolari o chat di team informali aperte a tutti coloro che vogliono partecipare.

7. Stabilisci le linee guida

Fornisci esempi chiari di quali tipi di comunicazione è meglio gestire in tempo reale o in modo asincrono, per aiutare i membri del team a prendere decisioni consapevoli su come comunicare in modo più efficace.

8. Mantieni le riunioni concise

Idealmente, le riunioni video dovrebbero durare meno di 30 minuti per mantenere il coinvolgimento e la produttività. Introduci delle pause per le riunioni più lunghe per aiutare i partecipanti a rimanere concentrati.

Take away

I modelli di lavoro da remoto e ibridi influenzano in modo significativo l’adozione della comunicazione asincrona, con i team remoti che tendono a privilegiare tale modalità.

Tuttavia, questo approccio non è limitato ai contesti da remoto; può migliorare la produttività in qualsiasi ambiente di lavoro, compresi gli uffici tradizionali o le riunioni virtuali tramite piattaforme come Zoom.

Per chi gestisce e guida dei team da remoto è fondamentale trovare un equilibrio tra le conversazioni prevalentemente asincrone e le opportunità di interazioni dirette, faccia a faccia. Questo equilibrio aiuta i dipendenti da remoto a sentirsi più integrati e connessi con il proprio team.

L’adozione di un modello di comunicazione asincrona può apportare notevoli benefici al tuo team perché consente processi di lavoro efficienti, favorisce un migliore processo decisionale e migliora la trasparenza generale e l’accessibilità delle informazioni cruciali per il progetto. Questo metodo non solo snellisce i flussi di lavoro, ma facilita anche la condivisione di idee e informazioni tra le diverse funzioni del team.