Tra le parole che sicuramente abbiamo imparato in questo ultimo anno c’è lavoro ibrido o per dirla all’inglese hybrid work. Cosa significa lavoro ibrido e come questa modalità di lavoro può influire sul business? E ancora: come chi si occupa di HR dovrebbe gestire il tutto al meglio? Di questo e tanto altro riflettiamo insieme in questo articolo, partendo prima di tutto con il significato di modello ibrido.

Che lo si dica all’inglese, hybrid work o all’italiana, lavoro ibrido, l’aggettivo fa presupporre come, rispetto alla concezione tradizionale dello stare in ufficio o altrimenti lavorare da remoto, questa modalità abbia un po’ di entrambe. Con lavoro ibrido infatti si intende la possibilità di avere delle persone in ufficio e contemporaneamente dalla propria abitazione, nella casa dei parenti, in un bar e così via. Persone che possono anche appartenere agli stessi gruppi di lavoro, ma che di fatto, anche se lavorano insieme a un progetto, non sono nello stesso luogo fisico.

Prima della pandemia e delle restrizioni che ne sono conseguite, era raro pensare a un modello di lavoro che fosse davvero ibrido. Alcune aziende adottavano già lo smart working e magari, per motivi vari, avevano anche persone che lavorano da remoto, ma questo riguardava davvero pochi dipendenti e solo in casi eccezionali. Con i vari lockdown che si sono succeduti, tale modalità è diventata un’esigenza che, da un lato ha salvato le aziende permettendo a chi proprio non poteva farne a meno di andare in ufficio mentre gli altri lavoravano da casa, dall’altro le ha portate a dover rivedere strumenti, modalità comunicativo e altro ancora.

Dal settembre 2021 in poi, i dipendenti hanno iniziato a tornare in ufficio e le aziende si sono gestite in maniera diversa e a seconda delle necessità nonché delle “convinzioni”. Alcune hanno infatti predisposto una piattaforma per far sì che le persone, in base alle esigenze di team e di lavoro, potessero prenotare il loro posto in ufficio dando quindi libertà di scelta e indicando quanti giorni alla settimana ci si aspettava che andassero. Altre hanno lasciato totale libertà, altre ancora, invece, hanno imposto dei giorni fissi che dovevano per forza di cose essere rispettati.

Se ovviamente per l’azienda è importante ricostruire lo spirito di gruppo e lottare contro il calo del senso di appartenenza – come dimostrato da una ricerca dall’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano che dice che un quarto delle persone si sente meno legato all’azienda – di contro, questo è stato visto come un’imposizione.

Per alcuni lavoratori non è stato facile riorganizzare la propria vita in virtù di quelle giornate fisse in ufficio e per altri è stato ed è stancante stare 8 o più ore fuori, prendere i mezzi o guidare nel traffico.

In questo contesto si inserisce l’hybrid work. E come lavorare con una forza lavoro ibrida?

Ecco alcune indicazioni per realizzare un ufficio ibrido.

1) Stabilire delle regole chiare

Il primo passo da fare è definire il modello di lavoro ibrido, con le sue caratteristiche e le persone che saranno coinvolte, sia manager che dipendenti e collaboratori. Questo vuol dire che, avendo ormai consapevolezza del momento in cui ci troviamo, niente deve essere improvvisato o lasciato alla casualità. Va tutto progettato anche se il modello ibrido è stato di fatto attuato a partire dal settembre scorso con il rientro in ufficio.

Progettare vuol dire individuare delle regole base che dovranno guidare le persone che lavorano in modalità ibrida per non creare discrepanze tra chi è in ufficio e chi non lo è. Focalizzarsi sugli obiettivi anziché sugli orari è sicuramente un ottimo modo per coinvolgere tutti e per non far sentire chi è in ufficio pressato così come fare in modo che chi lavora in smart working “non sia sempre in call”.

Bisognerà dunque ridefinire la policy, prevedere degli strumenti e capire come usare tutte le attrezzature necessarie.

2) Individuare le personas

Sarà poi importante fare una cosa che è tipica del mondo del marketing: costruire delle personas. Si tratta di personaggi fittizi con caratteristiche realistiche che incarnino le varie tipologie di dipendenti. In questo modo si riuscirà ad analizzare i bisogni, le aspettative ma anche le paure e ci si focalizzerà non sul dare un modello che sia valido per tutti, ma che possa essere aggiustato man mano. In questo caso l’ideale sarebbe avere un approccio Agile ossia sperimentare sul campo ed essere pronti a cambiare a seconda di come va.

3) Costruire l’infrastruttura per supportare il lavoro ibrido

Altrettanto importante sarà costruire l’infrastruttura, il che vuol dire individuare gli strumenti più adatti per far sì che la collaborazione tra chi lavora da remoto e chi in ufficio sia non solo continua, ma agevole e piacevole. Gli strumenti non devono per forza essere uguali per tutta l’azienda, ma anche in base alle personas, bisognerà capire quali sono i più adatti. La proposta potrebbe anche arrivare dal team stesso ed essere avallata dai manager. Strumenti come Slack o Trello per esempio sono l’ideale, ma magari non lo sono per chi si trova meglio con altri. Devono essere utili… per chi li utilizza.

Oltre a questo, è importante stabilire quali devono essere le modalità di comunicazione a livello aziendale e lo stile di comunicazione. Bisogna sempre considerare che ci possono essere dipendenti che lavorano in altre parti del mondo e hanno fuso orari diversi. Così come bisogna adottare le modalità di comunicazione alle persone in entrata che dovranno essere trattate con particolare attenzione.

4) Investire nella cultura aziendale

Il lavoro ibrido può “funzionare” se si lavora anche sul rafforzare la cultura aziendale che diventa, in una modalità simile, davvero fondamentale. C’è infatti da considerare che mancando l’interazione continua, lo scambio “informale”, ciò può minare una cultura basata su valori dell’azienda che non vengono quotidianamente diffusi e condivisi. Ecco perché è importante creare delle esperienze, anche in modalità ibrida, che abbiano a che fare con i valori dell’azienda. Per fare qualche esempio: creare dei momenti di team building, dei contest divertenti e con un premio particolarmente attrattivo, cacce al tesoro virtuali e tanto altro ancora.

Un altro modo meno coinvolgente, ma non per questo meno valido, potrebbe essere realizzare una newsletter settimanale o mensile in cui si racconta cosa sta succedendo in azienda, si raccontano i vari team e progetti che si portano avanti con tanto di foto e grafiche. All’interno della newsletter si può inserire magari una call to action in cui si invita le persone, su un canale Slack creato apposta o altrove, a dire la propria o in modalità one to one a dare un feedback su come sta andando il lavoro ibrido.

Coinvolgere i dipendenti anche in tal senso può essere il modo migliore per gestire una forza lavoro ibrida.