Intelligenza Artificiale e Pubblica Amministrazione: una trasformazione necessaria

Esperienze e strategie per l’IA nella PA: dal webinar organizzato da AIDP e Speexx ecco alcuni spunti pratici su governance, formazione continua e sul ruolo chiave delle persone nella trasformazione digitale.

Di Intelligenza Artificiale si parla ormai in maniera diffusa nel mondo del lavoro: per capire come utilizzarla al meglio, come comportarsi in termini di governance e quali strumenti usare per essere al passo con i tempi. Oltre ad affrontare tematiche relative all’etica e al ruolo che avranno oggi, e nel prossimo futuro, le persone di fronte a una tecnologia che, ammettiamolo, non ha precedenti.

Un dibattito che anima non solo il mondo delle imprese, ma anche la Pubblica Amministrazione che, a dispetto di quanto si pensi, si sta interrogando in maniera concreta in tal senso dando vita a una serie di azioni e iniziative.

Di IA nella Pubblica Amministrazione si è parlato nel webinar organizzato da AIDP (Associazione Italiana Direzione Personale) insieme a Speexx l’11 marzo dal titolo “L’IA al Servizio delle PA: efficienza, innovazione e persone”.
Webinar che ha avuto come protagonisti Loretta Chiusoli, Head of HR & Organization di Gruppo CRIF;  Luca Comper, Dirigente Generale, Dipartimento organizzazione, personale e innovazione della Provincia Autonoma di Trento e Amedeo Falcone, Senior Manager HR Intelligence EMEA-AP SAS Institute.

A moderare la tavola rotonda –  che aveva l’obiettivo in primis di fornire spunti di riflessione strumenti utili ai professionisti della PA che stanno per introdurre l’IA o hanno già iniziato a farlo – Mariagrazia Bonzagni, referente nazionale AIDP Pubblica Amministrazione e Pietro Girolami Speexx, Key Account Manager di Speexx.

Vediamo alcuni dei punti salienti.

L’adozione dell’IA: perché è importante focalizzarsi su aspetti strategici e umani

Che l’IA non sia un semplice software gestionale, ma un vero e proprio processo di gestione del cambiamento è quanto ha ricordato fin dall’inizio Mariagrazia Bonzaghi di AIDP. IA che è intrinsecamente legata al people development, argomento che sta a cuore a Speexx, tra le prime aziende di formazione a introdurre questa tecnologia nel settore dell’educazione. “Il nostro ruolo attivo nello sviluppo delle persone” ha detto Girolami, “ci permette di comprendere a pieno le potenzialità dell’IA.” Ecco perché è importante che l’IA “sia integrata nelle organizzazioni con una visione d’insieme, focalizzandosi sugli aspetti strategici e umani, anziché limitarsi all’introduzione di nuovi strumenti”.

Un punto che Amedeo Falcone di SAS Institute ha tenuto a precisare fin dalle battute iniziali. “Non si tratta, infatti, solo di automatizzare processi, ma di migliorare il lavoro delle persone, liberandole da compiti ripetitivi e permettendo loro di concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto. Prima di procedere con l’introduzione di strumenti legati all’IA, è fondamentale, pertanto, valutare la maturità digitale dell’organizzazione, identificare le carenze esistenti e rafforzare le capacità di gestione dei dati. L’IA”, ha proseguito, “necessita di dati di qualità per esprimere il suo pieno potenziale”.

Falcone ha inoltre sottolineato l’importanza di una governance forte, del supporto del top management e della capacità di affrontare le potenziali resistenze al cambiamento, promuovendo la fiducia nelle decisioni algoritmiche all’interno della cultura aziendale.

“Il tema della gestione del cambiamento uno degli aspetti più sottovalutati. La resistenza al cambiamento è naturale, poiché le persone tendono a fidarsi di ciò che conoscono e a temere ciò che non comprendono. È fondamentale accompagnare le persone in questo percorso attraverso un approccio strutturato, coinvolgendole attivamente. Per esempio, includendo i dipendenti nella fase di implementazione, accogliendo i loro feedback e lavorando insieme per identificare esempi pratici di come l’IA possa migliorare il loro lavoro. L’IA è un abilitatore, non una soluzione autonoma. Pertanto, l’elemento chiave è che la vera innovazione non deriva dalla tecnologia, ma dal cambiamento delle persone.”

Governance, gestione dei dati e formazione: pilastri fondamentali per un’IA nella PA responsabile

Loretta Chiusoli del Gruppo CRIF ha posto l’accento sull’importanza di un framework di governance per l’IA, che affronti la gestione dei dati e le questioni etiche con rigore e trasparenza. “È necessario un modello di trasformazione che diffonda la conoscenza tecnologica e dei dati a tutti i livelli dell’organizzazione, che possa, così, promuovere l’apprendimento continuo e la sperimentazione”.

La gestione dei dati, in particolare, ha sottolineato la manager, richiede un approccio olistico che consideri la qualità, la sicurezza e la conformità normativa. Per questo e per tanti altri motivi è fondamentale avere un approccio graduale all’introduzione dell’IA, il che significa che bisogna partire con progetti pilota e coinvolgere in maniera attiva le persone nel processo di cambiamento.

Quando si parla di IA nella PA, il tema della formazione continua delle persone non può non venire a galla. Com’è stato ricordato più volte durante il webinar,  è importante istituire dei percorsi di formazione per colmare il divario tra le aspettative e i risultati concreti dell’IA.
Formazione che, come ha sottolineato Chiusoli, “deve riguardare tutti i dipartimenti. Nel Gruppo effettuiamo valutazioni delle competenze IA per identificare lacune e pianificare la formazione. Abbiamo creato una community per condividere casi d’uso e siamo partiti con la formazione dei leader.”
La formazione non deve, inoltre, limitarsi agli aspetti tecnici, ma deve includere anche la sensibilizzazione sui temi etici e la promozione di una cultura data-driven.

E quali sono i punti di partenza fondamentali per avviare l’adozione dell’Intelligenza Artificiale all’interno di un’organizzazione, puntare cioè su produttività individuale, efficientamento dei processi o il miglioramento dei servizi agli stakeholder?

Chiusoli: “L’IA ha cambiato la nostra strategia di assunzione”

Nel caso del Gruppo CRIF, Loretta Chiusoli ha sottolineato che il loro percorso di adozione dell’IA è iniziato con la sperimentazione dell’IA tradizionale.

“Abbiamo sviluppato uno strumento proprietario che ci ha permesso di automatizzare diverse attività, come l’analisi dei curriculum e il matching con le posizioni aperte. Questo ha liberato i colleghi dalla lettura manuale dei CV e ha permesso oro di individuare in tempi più ridotti i profili più adatti alla posizione vacante”. Inoltre ha “ribaltato” la strategia di assunzione portando l’azienda a “guardarsi maggiormente dentro” per aumentare di gran lunga la mobilità interna e ridurre l’assunzione di personale esterno.

“Grazie all’introduzione dell’IA, siamo finalmente riusciti a individuare i colleghi con le competenze giuste per le posizioni aperte, un risultato che prima era difficile da raggiungere a causa del processo di candidatura spontanea e della resistenza delle persone a proporsi. Questo è un esempio di come l’IA possa valorizzare il fattore umano, supportando le decisioni anziché sostituirle. Lo stesso principio si applica alla formazione, dove l’IA ci permette di creare percorsi personalizzati.”

L’IA nella Pubblica Amministrazione: alcuni casi applicativi

Quando si parla di AI naturalmente non si può dimenticare il ruolo che hanno progetti e strumenti concreti come nel caso della Provincia di Trento per la quale Luca Comper, durante il webinar, ne ha illustrato tre di rilievo.

Uno di essi è il Novelty Project “che mira a promuovere l’innovazione dal basso, coinvolgendo direttamente i protagonisti dei processi amministrativi. L’obiettivo è standardizzare le procedure relative a sovvenzioni e contributi alle imprese. Attraverso un’attività di etichettatura, si sta creando un modello di processo unificato per la concessione dei contributi. L’IA verrà applicata a specifiche fasi del processo amministrativo, inclusa la fase decisionale, che richiede particolare attenzione. Si prevede di utilizzare meccanismi di IA ‘chiusi’, sviluppati internamente, anziché soluzioni di mercato.”

Il secondo è un progetto avviato nel 2024 che riguarda un chatbot basato su Intelligenza Artificiale Generativa per assistere i cittadini nelle procedure concorsuali. “L’obiettivo è fornire un’interfaccia intuitiva che risponda alle domande frequenti, come la compilazione delle domande di partecipazione ai concorsi pubblici. In futuro, questo sistema potrebbe essere esteso alle piattaforme per gli appalti pubblici, data la similarità dei meccanismi”.

Il terzo progetto è un sistema basato sull’IA per ottimizzare la gestione delle interrogazioni consiliari.
“Nelle pubbliche amministrazioni”, ha ricordato Comper, “le richieste di dati si ripetono frequentemente e spesso le diverse strutture non sono a conoscenza delle risposte fornite in precedenza. Abbiamo sviluppato un meccanismo di IA che riordina e condivide le risposte fornite a domande simili, attingendo a diverse banche dati delle strutture provinciali. Ciò consente di mettere in rete le informazioni e di evitare la duplicazione delle risposte. In un’organizzazione complessa come la nostra, con circa cento dirigenti e strutture, tale sistema facilita la comunicazione e la collaborazione.”

Collaborazione tra settore pubblico e privato: un valore aggiunto per l’innovazione

Durante il webinar è emerso un altro aspetto forse trascurato quando si parla dell’introduzione dell’IA: l’importanza della collaborazione tra settore pubblico e privato che può portare alla creazione di un ecosistema virtuoso in cui le competenze e le esperienze si integrano e si rafforzano reciprocamente.
Le aziende possono offrire la loro esperienza nell’implementazione di soluzioni IA, mentre il settore pubblico può fornire standard etici e normativi e garantire, così,  un approccio responsabile e sostenibile. Insieme, possono creare un ambiente favorevole all’innovazione, in cui l’IA è al servizio dei cittadini e delle organizzazioni, migliorando l’efficienza dei servizi e la qualità della vita.