Smart working e progettazione di un ufficio sono due facce della stessa medaglia. Soprattutto oggi che le aziende si trovano, dopo la migrazione “forzata” al lavoro da remoto dovuta alla pandemia, a dover conciliare diverse modalità, comunemente raccolte sotto l’etichetta di “modello ibrido”, prediletto dalla maggior parte dei lavoratori.

Le persone infatti, soprattutto giovani, non sono disposte a rinunciare ai vantaggi dello smart working ma neanche a privarsi degli incontri in ufficio, per un aiuto prezioso durante un compito difficile o solo per un caffé tra colleghi. Di questi temi abbiamo parlato con Luca Brusamolino, esperto di smartworking e co-founder di Workitect, società di consulenza smart working e progettazione uffici nata nel 2017.

Dal punto di vista dello smart working in questo momento le aziende sono un po’ smarrite, perché non sanno bene come trovare un punto di equilibrio in questa nuova modalità ibrida. È chiaro che la pandemia ha fatto cadere molti preconcetti e ha mostrato anche a chi non era convinto che davvero si può lavorare bene a distanza. Quindi da un lato lo smart working ha creato efficienza nell’organizzazione, dall’altro ha anche spinto le persone, quando non regolato, a credere di poter lavorare sempre dove, quando e come vogliono. In realtà non è proprio così. Lo smart working, se si tratta di contratti di subordinazione, non è un lavoro da freelance, quindi è compito e prerogativa del datore di lavoro organizzare modi e tempi delle attività da svolgere.

Dal punto di vista degli spazi, nelle diverse fasi della pandemia le aziende si sono trovate ad avere gli uffici vuoti, così come le scrivanie, e doverle distanziare e sanificare. Tutte cose che prima non erano previste ma che ora sono rimaste: se non vado sempre in ufficio non ho sempre bisogno di uno spazio privato e avere uno spazio vuoto non serve a nessuno. Le aziende stanno trasformando i loro spazi, magari riducendo il numero di scrivanie e allestendo sale per videocall, meeting, brainstorming, pause caffé. Partendo dal presupposto che le persone non vanno ogni giorno in ufficio, potranno scegliere tra diversi spazi all’interno del luogo di lavoro, a seconda delle cose che devono fare durante la giornata.

Giovani donne e giovani uomini, che non sono dei bambini, hanno avuto due anni di “follia collettiva” e si sono quindi ritarati su nuovi parametri. Diplomarsi e laurearsi online non è la stessa cosa, anche la socialità ne ha risentito. Quindi soprattutto in questo momento non si può pensare di accogliere persone che si trovano a lavorare per la prima volta con le stesse modalità del passato. I giovani vogliono flessibilità, prediligono lavorare online, è una delle prime domande che fanno alle aziende, alle quali conviene assecondarli. È difficile ma è fondamentale: possono portare un grande beneficio, soprattutto perché hanno uno sguardo senza pregiudizi, per loro quello che sta succedendo è come si fanno le cose.

Anche le nuove generazioni desiderano vivere il luogo di lavoro ma in nome della flessibilità preferiscono scegliere i temi e le modalità. Ai giovani importa di più poter scegliere quando venire in ufficio organizzandosi con i team e i superiori piuttosto che l’ufficio bello. Non è il luogo che conta, potendo fare il lavoro online. Basta pensare anche a quante volte gli studenti si riuniscono per studiare in luoghi che non sono l’università.

È grande. Se c’è una persona che ha delle call durante la giornata – ricordiamo che se abbiamo una giornata piena di call c’è un problema di organizzazione, ma una o due al giorno è la norma – che lavora accanto a una che non ce le ha, entrambe si troveranno a disagio. La prima non si sentirà di parlare liberamente, la seconda non riuscirà a concentrarsi. Nei nuovi uffici di solito si costruiscono spazi appositi dove la persona può andare a fare le sue call. Prima il concetto era: l’ufficio è una serie di scrivanie e di sale riunioni. Adesso è: l’ufficio è uno strumento e come tale va usato a seconda delle esigenze. Lo spazio di lavoro va modellato a seconda delle cose che dobbiamo fare.

Organizzare bene il proprio luogo di lavoro è un investimento, non solo un costo. Le persone devono essere messe nelle condizioni migliori per lavorare e questo riguarda anche lo spazio. Dei consigli valgono sempre: organizzare dei turni affinché non ci siano tutti in ufficio lo stesso giorno, fare in modo che le call siano limitate al necessario, se c’è uno spazio piccolo migliorare l’acustica con dei pannelli fonoassorbenti. Sembrano cose banali ma quando non ci sono ci si rende conto di quanto siano importanti.