L’efficienza delle riunioni aziendali ha un effetto diretto sulla produttività e sul successo di un’azienda. Eppure, non è sempre facile riuscire a essere efficienti e a non perdere tempo durante le riunioni. Ma un “galateo” dei comportamenti da adottare in riunione esiste e si chiama proprio “meeting etiquette”. Seguire una serie di regole innanzitutto aiuta a dimostrare professionalità e qualità di leadership ma soprattutto i partecipanti a non distrarsi.

Essere puntuali, ascoltare senza interrompere, non avere il telefono in mano ed essere preparati sono tutti comportamenti che ottimizzano il tempo. Ma miglioreranno anche le relazioni comunicative all’interno del gruppo di lavoro. In questo articolo abbiamo raccolto dieci consigli per gestire al meglio le riunioni, e di conseguenza la giornata lavorativa.

Essere puntuali alle riunioni dimostra professionalità e rispetto nei confronti degli altri partecipanti. E se le riunioni devono svolgersi in modo efficiente, le prime distrazioni da eliminare sono quelle legate al ritardo di qualcuno.

Anzi, in alcune realtà aziendali, arrivare con qualche minuto di anticipo è considerato ancora meglio, in modo da potersi sedere e sistemare prima dell’inizio della riunione.

Molti organizzatori di riunioni inviano e-mail con una sintesi dell’ordine del giorno, soprattutto se si tratta di una riunione con molte persone e diversi argomenti. Un ordine del giorno assicurerà che la riunione si svolga senza intoppi.

Meglio far sapere in anticipo ai partecipanti se ci si aspetta da loro idee e suggerimenti o se qualche lavoro già assegnato va finito prima della riunione.

Quando si prende la parola durante la riunione occorre assicurarsi di parlare forte e chiaro in modo che tutti possano sentire. Il primo effetto è apparire più professionali e sicuri di sé. Il tono alto poi abolirà le incomprensioni.

Parlare a bassa voce può influire sull’efficienza della riunione perché può far scaturire domande sui concetti espressi da parte di chi non è riuscito a sentire e potrebbe allungare i tempi a causa di doverli ripetere.

La produttività della riunione dipende dal fatto che i partecipanti ascoltino bene gli altri e partecipino in modo attivo. Esempi di ascolto attivo includono azioni come annuire o parafrasare ciò che l’altra persona sta dicendo per mostrare comprensione.

Anche rivolgere delle domande specifiche e di approfondimento, invece che generiche, è simbolo di un ascolto attivo.

Le riunioni di lavoro a volte creano conversazioni appassionate in cui tutti vogliono intervenire. La cosa migliore da fare è aspettare il proprio “turno di parola”, seguendo le indicazioni del moderatore o alzando la mano.

Inoltre, può rivelarsi utile scrivere i concetti principali da dire quando sarà il proprio turno, se si teme il rischio di dimenticarli ascoltando gli spunti degli altri e aspettando.

Rimanere sull’argomento riduce il tempo sprecato in discussioni non pertinenti. Spesso gli argomenti correlati possono essere rimandati a un momento futuro.

Se si rimane sul focus per cui ci si è incontrati le riunioni di lavoro saranno più produttive. Anche perché spesso quando si devia non tutti i partecipanti della riunione sono interessati.

Il momento migliore per fare domande è quando qualcuno chiede se ci sono domande. Spesso alcuni dubbi vengono chiariti con il solo procedere della discussione.

Se invece la domanda è particolarmente importante e “preventiva”, basterà aspettare una pausa nel discorso di chi parla e alzare la mano.

Occorre infine evitare di fare tutte le domande alla fine, quando la riunione deve concludersi, per evitare di andare fuori tempo.

È facile diventare irrequieti durante le lunghe riunioni e questo decalogo serve proprio a farle durare il meno possibile. Ci sono però dei comportamenti da evitare.

Per esempio, giocherellare con le penne facendo rumore, ruotare la sedia da un lato all’altro, far strusciare le carte, fare troppi clic con il mouse, anche se innocui, questi comportamenti possono distrarre i presentatori e gli ascoltatori o dare loro l’impressione che non siate interessati.

Molte persone tendono a tenere i loro telefoni sul tavolo durante le riunioni, ma questo può trasformarsi in una distrazione.

Meglio tenerlo spento o in modalità aereo per il tempo della riunione, a meno che non si abbiano esigenze particolari.

Un incontro produttivo deve finire bene. Non c’è spazio per dubbi non chiariti o per l’insoddisfazione e la frustrazione di aver partecipato a una riunione non efficiente.

Fondamentale che qualcuno sia incaricato all’inizio della riunione di annotare tutto e inviare un’e-mail di follow up a tutti i partecipanti.