Perché è importante imparare l’arte della negoziazione

Al giorno d’oggi si parla sempre più di negoziazione. La parola, che deriva dal latino “negotium” ossia “lavoro, incarico” (contrapposta a “otium”, ozio, riposo) indica quelle abilità necessarie per raggiungere un obiettivo comune quando c’è un confronto tra due o più parti.
Si negozia, per esempio, quando si vuole chiedere un aumento di stipendio, quando si deve comprare una casa e si vuole raggiungere un prezzo equo, si negozia anche sulle scadenze di consegna di un lavoro.

Qualsiasi motivo sia alla base di una negoziazione, padroneggiare delle tecniche per raggiungere obiettivi condivisi è importante e dà diversi vantaggi a tutte le parti coinvolte.

In questo articolo esploreremo tre aspetti fondamentali per migliorare le competenze negoziali: l’importanza della fiducia, alcune competenze necessarie per negoziare con successo in diverse situazioni, comprese quelle degli aumenti salariali e alcune strategie generali per affinare questa abilità.

L’importanza della fiducia

Un vecchio detto, ancora valido, diceva “Fidarsi è bene, non fidarsi è meglio”. Se il proverbio nasconde, dietro la saggezza popolare, la paura di non affidarsi a chi si ha di fronte, dobbiamo dire che ciò non può valere durante una negoziazione.

La fiducia è infatti la pietra angolare di qualsiasi negoziazione che possa andare a buon fine. Se non c’è fiducia, tutto è destinato a finire con una situazione di scontento.

Ma cosa significa creare fiducia in un contesto di negoziazione? Scopriamo in dettaglio come farlo.

Come instaurare un clima di fiducia

La fiducia può essere una leva strategica ed è per questo che nessuna trattativa può andare avanti se le persone non si fidano l’una dell’altra e sono pronte a pestarsi i piedi in ogni momento.

Lo scenario che stiamo descrivendo potrebbe sembrare troppo fosco e invece è molto più realistico di quanto si pensi. Basti pensare alla classica situazione in cui una persona sta chiedendo un aumento di stipendio. Se questa parte con l’idea che non le verrà mai concesso, che non si sente apprezzata o che chi ha davanti nella trattativa non conosce le sue doti, non ci può essere nessuna negoziazione. Stessa cosa se lato HR non c’è nessuna voglia di ascoltare le motivazioni di chi si ha davanti, per stanchezza, bias cognitivi ecc…, oppure se si distrae facendo altro o si riduce la negoziazione a un momento sbrigativo, messo tra una riunione e un’altra.

Creare un clima di fiducia prima di una negoziazione vuol dire avere un approccio leale e trasparente e far sì che ogni parte coinvolta creda nell’altra. Se, invece, si porta avanti una negoziazione bluffando, manipolando le persone, sfruttando i loro punti deboli, questa non è affatto una trattativa che può portare a un obiettivo condiviso..

La fiducia, quindi, va costruita.

Ma come creare un ambiente basato sulla fiducia in una negoziazione?

Ecco qualche suggerimento:

• chi ben comincia è a metà dell’opera pertanto bisogna prestare molta attenzione ai primi minuti della trattativa, sia nella comunicazione verbale che non verbale. Massima attenzione a come stringete la mano e a dove volgete lo sguardo così come altrettanto importante è sorridere;
• essere trasparenti: è importante non nascondere le informazioni, ma condividerle. Questo denota apertura e, a differenza, di quanto comunemente si crede, non vuol dire svelare tutte le proprie mosse, ma mettere sul piatto quello che si è;
• mantenere la parola data: se prima della trattativa si è promesso qualcosa è importante non contravvenire a quanto si è detto. Per fare un esempio: se avete detto che avreste dedicato al colloquio 30 minuti, non esordite con il dire che potete restare solo 15: questo indispone le persone che avete davanti che si sentiranno già messe in secondo piano;
• essere empatici e mantenere un ascolto attivo: più facile a dire che a farsi. Se una persona sta parlando, cercate di concentrarvi sulle sue parole, su quello che dice e non sul come lo dice o su come sta gesticolando. Prendere degli appunti o scrivere qualche parola chiave può aiutare.
• essere coerenti: un comportamento coerente rafforza la percezione che siate affidabili e trasparenti, che in una negoziazione è molto importante.
• trovare elementi in comune: in una trattativa “riconoscersi” può aiutare molto a distendere gli animi e a creare un clima di fiducia. Iniziare con un momento che si è condiviso, con un passione comune, un’esperienza fatta anni prima o altro può aiutare non poco.

Le skill per portare avanti negoziazioni salariali di successo

Una trattazione a parte, poi, merita la negoziazione salariale che, come sappiamo è un momento chiave nella carriera di ogni persona, ma lo è anche lato HR che deve conciliare le aspettative dei dipendenti con le esigenze e gli obiettivi aziendali.

Ecco quali skill possono servire in una negoziazione del genere.

Conoscenza del mercato e preparazione

Se chi chiede un aumento dello stipendio deve sicuramente conoscere il valore di mercato del proprio ruolo e le retribuzioni offerte in settori simili, altrettanto vale per l’HR che deve essere sempre aggiornato sui trend salariali del settore.

Dovrebbe conoscere non solo le medie retributive del mercato per ogni ruolo, ma anche le specificità del settore e della regione geografica in cui opera l’azienda.

Tale benchmark serve a entrambe le parti coinvolte: ai dipendenti per capire cosa possono chiedere e cosa possono aspettarsi, all’HR per affrontare una negoziazione con dati concreti e giustificare offerte o dinieghi alle richieste.

Conoscere i propri obiettivi e i propri limiti

La negoziazione è un momento importante per ogni parte coinvolta e, in un certo senso, è un’occasione che va al di là del motivo per cui si sta negoziando. Permette, infatti, a ogni protagonista di definire non solo il compenso ideale o quello che l’azienda può offrire, ma anche di capire quali sono i propri obiettivi e i propri limiti. Cosa di cui devono essere consapevoli entrambe le parti coinvolte pertanto la negoziazione giunge sempre alla fine di un processo che è iniziato prima con attività di ricerca, confronto con gli altri e riflessioni su sé stessi.

Capacità di comunicare in modo trasparente

La capacità di comunicazione è importante per tutte le parti coinvolte. Come dicevamo,  è fondamentale essere trasparenti e saper usare le parole giuste per far capire qual è il proprio punto di partenza. Per la persona che chiede l’aumento è basilare condividere il proprio valore, non limitandosi solo a dire da quanti anni lavora in quell’azienda o che un altro collega ha avuto l’aumento. Tutt’altro: è importante sottolineare le proprie competenze, l’impatto che le attività che porta avanti ha sull’azienda, i risultati ottenuti, le responsabilità che si è pronti ad assumere. Mostrare un chiaro collegamento tra le competenze e il valore che si porta all’organizzazione rende le richieste più legittime e accettabili.

L’HR non dovrebbe, d’altro canto, essere da meno: è importante che spieghi chiaramente quali sono le politiche aziendali in termini di retribuzione e bonus e le eventuali limitazioni del budget. Oltre a far capire eventuali tempistiche in modo chiaro. Altrettante importante è cercare di gestire le conversazioni difficili, facendo leva sull’ascolto, sull’empatia ed evitando di farsi influenzare da bias di qualsiasi tipo, anche inconsci.

Capacità di mediare

La negoziazione salariale può facilmente degenerare in una situazione conflittuale, causata dalle discrepanze tra le aspettative delle varie parti coinvolte. Lato HR bisogna mantenere un atteggiamento professionale e risolutivo. Lo stesso vale per la persona che sta chiedendo l’aumento che dovrebbe saper mantenere la calma e rimanere aperta  al dialogo ricordando che in quell’azienda probabilmente continuerà a lavorare.

Per questo è importante prima di una negoziazione preparare il discorso che si vuole fare e immaginare delle obiezioni possibili, in modo che, quando una situazione simile si presenta dal vivo, si abbia la sensazione di averla vissuta e si sappia come gestirla.

Strategie generali per migliorare le capacità di negoziazione

Al di là del caso specifico, esistono delle strategie generali che possono migliorare le capacità di negoziazione in qualsiasi contesto. Ecco alcuni suggerimenti chiave..

Sviluppare una mentalità collaborativa

Come dicevamo, la negoziazione non è una partita in cui una parte vince e l’altra perde, è, invece, un momento in cui si giunge a un accordo win-win che soddisfa entrambe le parti. E questo può essere possibile se non si arrocca sulle proprie posizioni, sui propri ruoli, sulle proprie convinzioni e si cerca di confrontarsi. Il dialogo è fondamentale non solo nella trattativa tout court, ma anche prima: con sé stessi per capire bene cosa ci si aspetti e cosa si è disposti a cedere, ma anche con altri cui chiedere eventuali consigli.

Allenarsi a negoziare

A differenza di quello che si pensa, la nostra vita è una negoziazione continua, non solo sul lavoro. Basti richiamare alla mente tutte le volte in cui ci si accorda per un’uscita a cena in famiglia e bisogna tenere in considerazioni i gusti e le esigenze di tutti o quando si pianifica una vacanza di coppia.

Sono tutte occasioni che possono essere viste come degli allenamenti: ogni volta che ci si ritrova a discutere per una decisione, non è male prendere “appunti mentali” su com’è andata, su come ci si è sentiti, affinando di volta in volta le proprie skill.

Controllare le proprie emozioni

Farlo non è affatto facile, eppure se una negoziazione va a buon fine dipende da quanto si è riusciti a controllare le proprie emozioni. Chi vuole portare avanti una trattativa in modo efficace dovrebbe imparare a gestire la rabbia, la delusione, l’eccessiva fiducia in sé stessi, l’emotività e così via.

Il ruolo del coaching per migliorare le capacità di negoziazione

Quelle dette finora sono strategie che si possono apprendere o affinare grazie al business coaching, strumento potente per migliorare le competenze negoziali delle persone.

Concentrandosi infatti sullo sviluppo personale e professionale, il coaching aiuta ad aumentare la consapevolezza di sé – determinante, come abbiamo visto, nella negoziazione e a migliorare le competenze trasversali e legate alla relazione.