“Hello?”

“Can you hear me?”

Se anche tu non ne puoi più di sentire queste parole, sei nel posto giusto. Perché? Beh, perché ti insegneremo delle frasi utili e non scontate per non fare mai più brutta figura online. Zoom, Skype, Microsoft Teams e Google Meet, non vi temiamo!

Proprio così, non c’è niente di più vero. Arrivare preparati è la chiave del proprio successo. Se hai una riunione online in inglese, prepara qualche frase di benvenuto che ti possa aiutare a sciogliere il ghiaccio. Anticipa eventuali necessità e difficoltà tecniche dei tuoi partecipanti mandando un promemoria con alcune istruzioni utili prima dell’inizio dell’incontro.

Prova a usare:

1) If you’ve never used this platform before, we will open the meeting room 15 minutes early so you can test your audio and video settings before the meeting starts.

2) We will start right on time. Please make sure to test your microphone and video before our meeting starts. And, in case you’ll be late, make sure you’re on mute when you join. Thank you!

Un po’ come ad un appuntamento, o a un colloquio di lavoro, le prime impressioni contano, e molto dipende da come ci presentiamo. Cerca di essere breve e diretto ma soprattutto ricordati di sorridere! A nessuno piace spendere ore del proprio tempo davanti a una webcam, perciò, cerca di rendere l’atmosfera piacevole e coinvolgente.

Inizia dicendo il tuo nome, che lavoro fai, e soprattutto spiega brevemente il tema della riunione o del webinar. Molte volte chi si collega ha solo aperto un link e non sa nemmeno di che cosa si parlerà. Ricordaglielo in maniera semplice e concisa.

Ad esempio:

3) Hi everyone, my name’s Alessandro and I’m an English trainer here at Speexx. 

4) Hello, my name’s Johnathan and I’m a Junior Analyst at KPMG.

Ricorda di concludere la tua introduzione con una nota positiva:

5) It’s a pleasure to meet you all today.

E non dimenticare le introduzioni. È un modo semplice ed efficace per interagire con i tuoi ospiti e soprattutto per verificare eventuali problemi tecnici:

6) If there are new members, let’s do a round of introductions before you discuss your topic.

7) There are some new faces in today’s meeting, so let’s do a quick round of introductions.

Le regole sono sempre un ottimo strumento per andare tutti d’accordo… o quanto meno per provarci. Nelle riunioni online è fondamentale che tutti i partecipanti sappiano come utilizzare la piattaforma a disposizione e soprattutto che rispettino le regole dettate dall’organizzatore. I microfoni dovranno essere tenuti aperti o chiusi? E la webcam? Come fare a prenotarsi per una domanda? È consentito l’utilizzo della chat? Questi sono tutti aspetti fondamentali per non perdere tempo e soprattutto per non arrecare disturbo agli altri partecipanti.

Prova ad usare frasi come:

8) Please mute your microphone when you’re not speaking, and if you have any questions during our discussion today, the easiest way to let me know is with the ‘raised hand’ button.

9) Don’t hesitate to let me know if you agree or understand my point of view with the thumbs-up reaction.

10) If you have any issue, you need to leave early or have a question, you can also share that in the chat.

Il time management nelle riunioni virtuali è importantissimo e non è secondo al contenuto. Rispettare i tempi è di fondamentale importanza per evitare “sbadigli” degni del leone della Metro-Goldwyn-Mayer, telecamere spente e un abbandono di massa da parte dei partecipanti. Cerca di usare il dono della sintesi e se la riunione dovesse durare per parecchie ore, ricorda di fare delle pause.

Fai attenzione anche a gestire le domande, e soprattutto dai un’indicazione del tempo che manca alla fine della tua presentazione e della riunione per tenere viva l’attenzione:

11) If you have any questions, please save those until the end.

12) We’re almost at the end of our meeting.

E soprattutto, non fare mai dominare la conversazione a qualcun altro. Questo ti impedirà di stare nei tempi che avevi prestabilito e potrebbe creare disappunto tra i partecipanti. In quel caso prova a dire:

13) That’s a great question. Hold that thought because I’d like to get back to it in just a moment.

Concludere degnamente è importante perché ciò che ricordiamo di più di un incontro di lavoro sono solitamente l’inizio e la fine. Una buona introduzione deve essere accompagnata da un’altrettanta valida conclusione. Puoi ad esempio organizzare una slide per un recap di ciò che è stato discusso durante la riunione facendo intervenire gli invitati. Chiedi che cosa hanno imparato, o se hanno domande e commenti da fare. Il tutto non deve durare più di 5 o 10 minuti.

14) To summarize, we will…

15) To quickly recap /Just to recap…

Ah, ricordati di ringraziare, l’educazione è importante…

16) Let’s call it a day! Thank you for your time and patience. I wish you all a great week/weekend. Have a great day! Goodbye.