La pandemia ha influenzato così tante cose, compreso il nostro modo di lavorare. Prima del Covid, il lavoro a distanza era possibile in pochissime aziende, oggi è diventato temporaneamente la norma ed è tuttora presente – anche se non in modo così marcato come gli esperti si aspettavano qualche anno fa. Ma, dopo la pandemia, stiamo assistendo anche a un’altra tendenza: i confini tra lavoro e vita privata sono tuttora labili, gli orari di lavoro non esistono più, i dipendenti sono sempre disponibili e rispondono alle e-mail poco prima di andare a letto.
In questo articolo esaminiamo la questione degli straordinari nel mondo del lavoro di oggi e come le aziende possono evitarli.
L’impatto del lavoro fuori orario
Ciò che era normale durante la pandemia si sta protraendo, si tende a lavorare più di prima e a fare più straordinari. Molti dipendenti sono diventati dei cosiddetti “stacanovisti” e non riescono ad abbandonare il lavoro. Questo rapporto malsano con il lavoro è spesso incoraggiato anche dall’ambiente di lavoro.
C’è da considerare inoltre che un eccesso di straordinari può essere controproducente, aumentando i costi sanitari.
Nel suo libro “Never not working: Why the always-on culture is bad for business – and how to fix it” (che possiamo tradurre con “”Perché la cultura dell’always-on è negativa per le aziende e come la possiamo aggiustare”) Malissa Clark, professoressa dell’Università della Georgia e una delle principali studiose di ricerca sullo stacanovismo, descrive gli effetti fatali degli straordinari sui dipendenti e sull’intera azienda.
Gli orari di lavoro prolungati possono avere conseguenze per la salute, come stress, burnout e salute mentale.
Anche i disturbi del sonno e i sintomi di esaurimento non sono rari: in generale, gli straordinari sono associati a un peggioramento della salute generale. Questi effetti si traducono anche in turnover delle persone e perdita di produttività. Già nel 2014, uno studio dell’Università di Stanford è giunto alla conclusione che la produttività diminuisce se la settimana lavorativa supera le 50 ore .
Sebbene il management, in particolare, spesso parta dal presupposto che un maggior numero di ore lavorative si traduca in una maggior quantità di lavoro completato e quindi più fatturato, gli straordinari sono associati a molti costi diretti e indiretti per l’azienda.
Vi mostriamo quindi 8 strategie per evitare gli straordinari e le loro conseguenze di ampia portata nella vostra azienda.
1. Adattare le strutture
Il primo passo consiste nell‘individuare le ragioni che portano a un eccesso di lavoro. A tal fine, è necessario effettuare un’analisi dei bisogni a 3 livelli: a livello organizzativo, lavorativo e personale. Questo permette di filtrare quali sono le strutture o i fattori chiave che portano al lavoro straordinario, per esempio il livello di gestione o certe tecnologie che ci raggiungono ovunque e in ogni momento.
Dopo l’analisi, le strutture devono essere adattate in modo da far sì che si possano portare i compiti a termine anche durante il normale orario di lavoro. I compiti vengono ridistribuiti e l’(eventuale) crescita viene assorbita da nuovi dipendenti o freelance.
Si tratta anche di riconoscere le regolarità e pianificarle in anticipo. Per esempio, se si sa che ci sarà molto lavoro in più prima della pausa estiva, si possono pianificare in anticipo i rinforzi per per alleggerire la pressione sul team.
2. Strategie efficaci di gestione del tempo
Una gestione efficace del tempo è essenziale per evitare gli straordinari. Esistono strumenti e tecniche speciali che rendono più efficiente l’organizzazione del lavoro. I dipendenti devono imparare a stabilire le priorità per i compiti importanti e a delegare le responsabilità quando è opportuno. Modelli di orario di lavoro flessibili e gestione delle pause possono contribuire a promuovere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
Vale anche la pena di considerare la possibilità di istituire il cosiddetto “flow-time” (che possiamo tradurre con “tempo di flusso”) durante il quale non si risponde ai messaggi o alle e-mail e si può lavorare in modo concentrato.
3. Ottimizzazione dei processi di lavoro
Un altro approccio per risparmiare tempo e quindi ridurre gli straordinari è l’ottimizzazione dei processi di lavoro.
Ciò può essere fatto, per esempio, identificando i processi inefficienti e altre perdite di tempo. I compiti e i processi ricorrenti possono essere automatizzati o controllati più rapidamente con l’aiuto di modelli predisposti in anticipoi. Anche la duplicazione del lavoro può essere evitata grazie a un feedback tempestivo e al lavoro di squadra.
Dalle relazioni con i dipendenti all’adozione e all’uso etico dell’intelligenza artificiale, analizziamo le competenze di cui necessitano i responsabili delle risorse umane.
4. Promuovere una cultura del lavoro sana
La creazione di un ambiente di lavoro positivo aiuta a motivare e trattenere i dipendenti, che così lavorano meglio e devono fare meno straordinari.
Una cultura del lavoro sana comprende anche il fatto di sostenere i dipendenti nel loro sviluppo personale, aumentando così l’efficienza. I dipendenti devono sentirsi apprezzati anche attraverso il riconoscimento e il feedback.
5. Comunicazione chiara e gestione delle aspettative
Per evitare che gli straordinari si verifichino, i manager devono fissare obiettivi e scadenze realistici per il loro team. Stabilendo obiettivi e aspettative trasparenti, i dipendenti sanno cosa aspettarsi e possono gestire il loro tempo. Inoltre, dovrebbe esserci una comunicazione aperta su quanto sarà intenso il carico di lavoro e dove sono necessarie le risorse.
I manager devono imparare a valutare l’umore del team, ma anche dei singoli dipendenti, per poter intervenire se necessario. Tra i segnali d’allarme di un sovraccarico di lavoro vi sono i dipendenti sempre più malati o irritabili, nonché il fatto che evitino le attività sociali tra colleghi.
6. Flessibilità e metodi di lavoro agili
Gli straordinari possono essere evitati lavorando in modo più efficiente. A sua volta, l’efficienza può essere aumentata dai dipendenti che imparano ad adattarsi alle mutevoli esigenze e priorità. I metodi e le modalità di lavoro agili possono aiutarli a essere in grado di reagire rapidamente alle nuove sfide. È importante che i manager incoraggino i propri dipendenti a organizzarsi e ad assumersi le proprie responsabilità.
7. Supporto tecnologico per l’organizzazione del lavoro
L’efficienza del lavoro può essere supportata anche da strumenti tecnologici come app per la produttività o software di pianificazione. Le app di collaborazione possono anche aiutare i dipendenti a creare una rete di contatti migliore e a lavorare insieme in modo più produttivo. Le aziende possono anche adattare le loro linee guida per gestire il traffico di e-mail al di fuori dell’orario di lavoro per evitare gli straordinari.
Un’altra soluzione è rappresentata dalle firme delle e-mail che indicano che il destinatario non deve rispondere al di fuori dell’orario di lavoro, oppure automatizzare la casella di posta in modo che le e-mail vengano consegnate solo durante l’orario di lavoro.
8. Affrontare eventi imprevisti e crisi
Gli straordinari sono spesso causati da eventi non pianificati o da momenti critici. Queste situazioni impreviste possono essere contrastate sviluppando piani e strategie di emergenza. Flessibilità e una comprovata gestione delle crisi sono la chiave per evitare o almeno ridurre le ore di straordinario, soprattutto in caso di aumento del carico di lavoro o di carenza di personale. Se necessario, si può ricorrere alle risorse e al supporto di fornitori di servizi esterni.
