Quando le persone nell’organizzazione diminuiscono, non è lo stesso per il carico di lavoro. Questo rimane uguale, ma dovrà essere distribuito tra meno persone. E infatti ci sono molte risorse per aiutare i manager a suddividere in modo equo il carico di lavoro e per aiutare i dipendenti a gestirlo. Tuttavia, quando i reparti da 50 persone diventano reparti da 35 e i team da 10 diventano team da 7, la ridistribuzione del carico di lavoro è una soluzione insostenibile a lungo termine.

Quindi, in attesa di attrarre nuove risorse, oltre alla ridistribuzione del carico di lavoro, esistono delle strategie da mettere in atto ogni giorno quando il team è sotto-staffato e che possono essere utili sempre. Ecco tre strategie operative e un consiglio “soft”.

Uno dei modi più veloci per ottimizzare i livelli di rendimento è quello di assegnare il tempo giusto a così tanti progetti diversi. È fondamentale stabilire le priorità dei progetti e rinviare ciò che si può. Ad esempio, è davvero necessario un aggiornamento del sistema ogni anno o va bene ogni due anni? Quello che non si può rimandare invece deve essere gestito in modo più strategico e programmato con maggiore attenzione, preferibilmente in sequenza.

Tradotto: meglio non limitarsi a ottenere qualsiasi cosa, ma aiutare i dipendenti a dare il meglio di sé.

Avere un portafoglio diversificato di clienti e prodotti per ridurre al minimo i rischi e rendere l’azienda più forte, si sa, è un insegnamento tradizionale. Ma quando ci si trova in una situazione in cui non si riesce a gestire bene l’intera base di clienti, quelli più importanti, se insoddisfatti, potrebbero essere spinti a spostarsi. Ad esempio, tutti i clienti hanno davvero bisogno di una telefonata personale ogni settimana, o alcuni potrebbero essere soddisfatti da una telefonata ogni trimestre accompagnata da e-mail settimanali o newsletter mensili automatizzate e personalizzate?

Tradotto: meglio che i maggiori clienti ricevano un servizio eccellente piuttosto che tutti i clienti ricevano un servizio mediocre.

Esistono metodi che possono migliorare in modo sostanziale il lavoro quotidiano dei dipendenti e che possono essere appresi in meno di una settimana. Ad esempio, ci sono modi per automatizzare l’inserimento dei dati, come la conversione di moduli cartacei in moduli elettronici, che i clienti inseriscono da soli nel sistema dell’organizzazione. Si può inoltre pensare di affidare a consulenti esterni la gestione alcune attività, anche meno frequenti, per evitare di sovraccaricare ulteriormente una forza lavoro già sovraccarica.

Tradotto: anche se investire nel miglioramento dei processi può essere costoso, lo sarà di più lavorare con tutti i dipendenti frustrati da processi poco fluidi.

Questo servirà soprattutto affinché i dipendenti si “coprano” a vicenda, oltre a creare un ambiente di lavoro sano per il benessere psicologico. Non si tratta di organizzare feste o far diventare le persone migliori amici, ma di promuovere la cooperazione.

Tutti gestiamo il più possibile in modo autonomo il nostro lavoro. Questo significa che nessun altro lo farà al nostro posto. Ma gli imprevisti possono capitare, e pesano di più in un periodo in cui il team è sotto-staffato. Il sistema delle amicizie può funzionare bene: siamo tutti disposti a lavorare un po’ più duramente di tanto in tanto quando i nostri colleghi hanno bisogno di ricaricarsi, in cambio della possibilità di fare lo stesso.