As Melhores Ferramentas Para Ambiente de Trabalho Remoto

Você está procurando ferramentas para um ambiente de trabalho remoto? Mesmo antes do coronavírus elevar sua cabeça feia, dois terços da força de trabalho já trabalhavam em casa pelo menos uma vez por semana. A introdução do COVID-19, no entanto, acelerou esse movimento em direção a uma força de trabalho amplamente remota, e as organizações estão descobrindo que realmente dominar a colaboração digital e manter a produtividade da empresa pode ser complicado.

Na Speexx, a primeira plataforma inteligente de aprendizado de idiomas, estamos comprometidos em capacitar a comunicação comercial para empresas internacionais com uma força de trabalho global. Ambientes de trabalho digital e equipes virtuais são o que construímos e o que ajudamos a criar e dar suporte em outras organizações.

Agora, mais do que nunca, quando os funcionários não podem entrar no escritório e os alunos de idiomas são desencorajados a frequentar aulas físicas tradicionais, as organizações precisam se preparar para um aumento nos trabalhadores remotos. Para ajudar, pensamos em compartilhar nossas ferramentas e dicas recomendadas para configurar um ambiente de trabalho remoto:

A Microsoft e o Google estão entre as muitas empresas que oferecem muitas ferramentas de trabalho remotas gratuitas que permitem teleconferência e colaboração de documentos ao vivo. O Microsoft Office 365 oferece os programas conhecidos e insubstituíveis do Office, como Word e Excel. O G Suite do Google é uma assinatura comercial do Google Drive que inclui ferramentas de produtividade populares e semelhantes, como Google Docs e Google Sheets.

Além disso, várias empresas de tecnologia se uniram para formar um hub on-line chamado Open for Business, no qual cada empresa detalha como ajudará empresas menores em todo o mundo, habilitando ferramentas de trabalho remotas durante esse período. Eles incluem:

• Cloudflare. CO Cloudflare, que permite que os funcionários remotos se conectem com segurança a aplicativos corporativos, oferece 500 vagas de Cloudflare for Teams para pequenas empresas até 1º de setembro, além de uma sessão de integração gratuita.
• Box. Essa plataforma segura de compartilhamento e compartilhamento de arquivos oferece 3 meses gratuitos para o plano de negócios de sua empresa e inclui armazenamento ilimitado, acesso móvel e relatórios avançados de usuários e segurança.
• Webex. O serviço da plataforma de videoconferência da Cisco está estendendo serviços para clientes existentes da Webex. Isso inclui uso ilimitado sem restrição de tempo, suporte para menos de 100 participantes e discagem gratuita.
• Zoho. Uma suíte de escritório baseada na web, contendo processamento de texto, planilhas, bancos de dados, conferência na web e muito mais, a Zoho oferece sua linha de produtos Remotamente gratuitamente a todos os novos clientes até 1º de julho de 2020.

A Harvard Business Review também está disponibilizando muito conteúdo gratuito, incluindo guias sobre como se comunicar durante esse período. 

Veja mais aqui!

A SAP também reuniu uma lista abrangente de ferramentas e conselhos para lidar melhor com o aprendizado e o trabalho virtual e remoto, que você pode ver aqui. 

Ambas as empresas oferecem serviços de videoconferência – o Google com suas videoconferências on-line do Hangouts Meet, integradas ao G Suite para que pessoas de fora da empresa possam participar diretamente de eventos da Agenda ou convites por email; Microsoft with Teams, o novo nome para assinaturas comerciais do Skype, que fornece acesso a chamadas em grupo maiores e colaboração de documentos ao vivo.

Não muito atrás da popularidade do Google e da Microsoft, está o Zoom, um dos aplicativos de reuniões virtuais reverenciados de hoje. Inclui videoconferências de alta qualidade, recursos de compartilhamento de tela e bate-papo. Ele também possui a funcionalidade de tela dividida, permitindo que você veja todos na chamada de uma só vez – como ver todos os participantes sentados ao redor de uma mesa em uma reunião pessoal.

Para a funcionalidade básica de bate-papo, a Microsoft oferece o Teams, um substituto óbvio para todos os familiarizados com o Skype. O Google, por sua vez, fornece o chat do Hangout, , facilitando o trabalho das equipes em um só lugar.

Mas outra plataforma popular e amada de mensagens instantâneas a considerar é o Slack. É essencialmente uma sala de bate-papo para toda a organização, projetada para substituir o email como um método de comunicação e compartilhamento. Suas conversas são privadas, criptografadas e seguras.

Tanto o Teams quanto o Slack permitem que você organize as comunicações por diferentes grupos (“Equipes” no Teams e “Canais” no Slack), mas também permitem que você faça mensagens privadas e individuais. Cada software facilita o compartilhamento de arquivos em um só lugar.

A maior diferença entre os dois é que o Slack é uma configuração rápida e fácil; administração requer menos esforço. O Teams foi projetado para grandes empresas; embora seja sem dúvida mais complexo, oferece boas integrações com aplicativos do Office 365.

Anexos são um problema e lentidão nos e-mails. O armazenamento em nuvem, especialmente quando se trata de trabalho remoto, é a ferramenta de compartilhamento perfeita para documentos e arquivos multimídia.

O Google Drive mantém os arquivos em um local centralizado e seguro, permitindo que todos os que trabalham em casa compartilhem documentos, apresentações de slides e planilhas.

Dropbox e Box são plataformas alternativas de armazenamento em nuvem que vêm com vários recursos para gerenciar funcionários remotos. Eles são frequentemente descritos erroneamente como rivais, mas a Box é mais focada na empresa, enquanto o Dropbox atende a mais consumidores e pequenos empresários ou freelancers.

Todas essas ferramentas permitem sincronizar arquivos entre dispositivos, para que os funcionários possam visualizá-los e atualizá-los de qualquer lugar – smartphone, tablet e computador

As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam indivíduos ou equipes a organizar e controlar o trabalho de maneira eficaz e a gerenciar projetos e tarefas. Muito desse software pode ser comprado online ou mesmo usado gratuitamente..

Alguns exemplos incluem o Wrike, um software online que dá a você e a quem você quiser dar acesso na sua empresa, visibilidade e controle sobre as tarefas. Você pode centralizar a comunicação, visualizar relatórios em tempo real e atualizações de status para projetos, colaborar em planos e prazos e também personalizar todas as suas visualizações para refletir a marca da empresa e ver apenas as coisas mais importantes para você e sua equipe.

Trello não é muito diferente do Wrike; é um aplicativo de criação de listas baseado na web que permite organizar e priorizar projetos de uma forma flexível e personalizável. Assim como o Wrike, o Trello permite que você colabore em projetos, anexe arquivos a tarefas, defina datas de vencimento e comandos recorrentes e muito mais.

Finalmente, outra alternativa é o Asana – não tão simples quanto Trello e Wrike, mas fornece mais recursos. Para gerenciamento de dependências (mais simplesmente: se você deseja especificar quais tarefas podem ser feitas antes que outras possam começar), o Asana é o vencedor. Isso permite que você visualize possíveis gargalos e manipule relacionamentos em uma linha do tempo para ver como as tarefas se encaixam em diferentes ordens.

• Nem sempre presuma que todos têm Internet em casa e esteja preparado para investir em hot spots móveis e planos de dados correspondentes. Certifique-se de deixar seus funcionários saberem que se eles tiverem problemas de conectividade, eles podem abordar a TI e você pode equipá-los com um ponto de acesso.
• Certifique-se de que cada funcionário tenha o hardware de que precisa – seja um laptop pelo menos, bem como um dispositivo móvel (e carregadores correspondentes). E se o dispositivo de computação base do trabalhador não vier com uma webcam, talvez você precise comprar uma.
• Você vai querer que o trabalho permaneça seguro, mas garanta que os trabalhadores tenham acesso remoto aos ativos e serviços. Para isso, você pode usar uma rede privada virtual (VPN), e as soluções VPN vêm em diversos formatos e tamanhos.
• Em geral, é uma boa prática estabelecer e concordar com uma política de trabalho remoto, juntamente com um plano, programa de comunicação, orçamento, treinamento e suporte para garantir o acesso à Internet e dispositivos de trabalho. Treinamentos contínuos de habilidades suaves sobre trabalho remoto também podem ajudar a garantir uma transição suave e rápida para todos que fazem trabalho remoto em casos de crises de saúde como o COVID-19.

Muitos de vocês podem ter filhos em casa, e pode ser difícil administrar e conciliar as tarefas de pais e de funcionário. Especialmente se seus filhos estão usando o mesmo computador ou dispositivos que você está usando – você não quer arriscar nenhum arquivo excluído acidentalmente ou um e-mail pessoal enviado acidentalmente de uma conta comercial.

Sendo assim, achamos que seria útil compartilhar instruções sobre como configurar o controle dos pais em seus dispositivos:

• Windows
• Apple
• Android
• Chromebook
• Lenovo

Ainda não sabemos os efeitos de longa duração do coronavírus e esperamos que sua história chegue ao fim em breve, mas temos um palpite de que o trabalho remoto certamente não irá embora. Com essas ferramentas e estratégias, gerenciar uma força de trabalho remota não deve ser tão assustador e talvez apresente uma oportunidade para uma verdadeira mudança de cultura digital e nos permita preparar para tudo o que está além do COVID-19.

Vídeo conferência

• Microsoft Teams
• Skype
• Zoom
• Google Hangouts
• Webex
• Team Viewer
• GoToMeeting

Comunicação/chat em geral

• Outlook
• Microsoft Teams
• Slack
• Google Hangouts

Armazenamento

• Google Drive
• Dropbox
• Box

Gerenciamento de projetos/tarefas

• Wrike
• Trello
• Asana
• Microsoft Planner
• Any.do
• Wunderlist
• Google Keep
• Remember the Milk
• Google Task
• Team Viewer
• Microsoft To Do

Eventos e Pesquisas

• Mentimeter
• SurveyMonkey
• SurveyGizmo
• Google Forms

Aulas e tutoriais

• Speexx (for language learning)
• Loom
• Vyond
• GoToWebinar
• Adobe Connect